B. Donošenje plena!

Iako je definitivno osjetljiva tema, upravljanje financijama je najvažniji dio vašeg projekta omladinske razmjene koji mora da se obavlja precizno, pažljivo i detaljno. Ako diskutujemo o ovoj temi, to znači da ste se prijavili i dobili grant za podršku vašem projektu! Prije svega… čestitamo! A sada, pitanje je… kako ćete sa svim izaći na kraj?

Izvor: Interni

Voditi računa o tome kada, koliko i kako ćete potrošiti sredstva iz budžeta projekta veoma je odgovoran posao, naročito ako se uzme u obzir činjenica da se to tiče svih zainteresovanih strana u projektu omladinske razmjene.

Izvor: Interni

Da biste napravili uspješan plan za upravljanje financijama, treba da provjerite da li su ispunjene sve dogovorene i ugovorene obaveze prema svim uključenim stranama. Proces može da se podijeli u četiri osnovne faze:

  • FAZA 1Precizna identifikacija troškova

Važno je da sakupite sve račune i fakture kojima dokazujete troškove nastale tokom implementacije projekta. Svaki validan račun (faktura) mora da sadrži sledeće stavke:

datum uslugeadresa pružaoca uslugeukupna cijenapečat *sa nekim izuzecima kao što su karte za javni prevoz
ime pružaoca uslugaopis uslugapotpis osobe koja je izdala fakturu

TAJNA PREGRADA

Ne zaboravite da priložite prateći dokument za svaki račun kada ih budete arhivirali koji sadrži informacije o svrsi plaćanja i stavki u budžetu na koju se odnosi. Olakšaćete sebi život kada budete pripremali izvještaj i sprovodili monitoring balansa budžeta!

Koristite jednostavnu tabelu kao što je ova u nastavku da biste pratili svoje financije!

  • FAZA 2Plaćanja

Imate dvije opcije za plaćanje: možete plaćati u kešu ili preko bankovnog računa. Ovo posljednje će vam definitivno olakšati život, kako u smislu monitoringa realizacije budžeta, tako i u smislu izvještavanja donatora i poreske uprave o troškovima u skladu sa zakonom.

Međutim, najizazovniji zadatak kada je u pitanju naknada troškova odnosi se na putne troškove – posebno u internacionalnim projektima kao što je vaša omladinska razmjena. Zadatak je komplikovan jer neki učesnici moraju da pređu nekoliko granica koristeći različite vrste prevoza (autobus, voz, taksi), podnose račune u različitim valutama i imaju povratne karte, jer je to obično isplativije. Rješenje ovog problema je da imate plan! Upravljanje financijama zahtjeva precizno i transparentno balansiranje troškova tako da se oni uklope u granice odobrenog budžeta i da njihova struktura odgovara budžetu i zahtjevima projekta.

Evo nekih savjeta koji će vam pomoći da prevaziđete sve teškoće u vezi sa naknadom putnih troškova:

PRIPREMA
KORAK 1: Konsultujte se sa knjigovođom ili nekim ko ima više iskustva u finansijskom menadžmentu u vezi sa procedurama za podizanje gotovine ili plaćanja preko bankovnog računa.
KORAK 2: Pošaljite precizne instrukcije učesnicima koje sadrže vaše uslove za naknadu putnih troškova. Obavezno to uradite dok još planiraju svoje putovanje!
KORAK 3: Pripremite formulare za potraživanje naknade troškova koji će sadržati opšte informacije o osobi koja traži naknadu (ime, grad, organizacija) i datume odlaska i dolaska. Biće takođe praktično da imate prazne koverte u koje ćete sakupiti račune i formulare.
NAKNADA
KORAK 4: Na samom početku omladinske razmjene, objasnite učesnicima proceduru sa formularima i kovertama koju bi trebalo da poštuju (treba da popune tabelu, potpišu je i stave u kovertu sa svim svojim kartama i računima).
KORAK 5: Sakupite sve koverte, uporedite račune sa stavkama u tabelama, skenirajte karte, izračunajte ukupnu sumu, ako je potrebno, konvertujte novac u valutu u kojoj ćete plaćati. Pripremite priznanice koje će učesnici potpisati kao dokaz da su primili novac i pokušajte da obezbijedite tačan iznos za svaku naknadu.
KORAK 6: Isplatite sve učesnike i sakupite potpisane priznanice. Ne zaboravite da vratite originalne karte učesnicima!
KORAK 7: Spojite svaku skeniranu kartu sa odgovarajućim formularom o naknadi i potpisanom priznanicom i arhivirajte ih.
  • FAZA 3Kontrola budžeta

Pobrinite se da kroz pripremu i implementaciju vašeg projekta pažljivo pratite balans između nastalih troškova i dostupnih sredstava da biste izbjegli neprijatna iznenađenja koja se ne uklapaju u budžet.

  • FAZA 4Finansijski izvještaji

Napravite izvještaje o svom upravljanju finansijina kako biste ih dostavili donori jer je to jedan od zahtjeva koje treba da ispunite da biste dobili njihovu podršku. Važno je da se držite forme i specifičnih zahtjeva koje je definisao vaš donator i da dostavite sve informacije u vezi sa finansijskim menadžmentom i predate svu potrebnu dokumentaciju vezanu za budžet (izvode iz banke, račune, priznanice, ugovore itd). Slični izvještaji će vam možda trebati i za internu upotrebu, kako za vašu organizaciju tako i za vaše partnere na projektu. To vam može pomoći da isplanirate i implementirate fazu praćenja projekta ili vas može inspirisati na nove ideje ili biti izvor informacija za strateško planiranje. Prije svega, to je savršena prilika da se izbjegnu greške u budućnosti ili da se olakša sakupljanje sredstava za buduće akcije.

TAJNA PREGRADA

Objasnite sve razlike između troškova koji su planirani i uključeni u budžet i onih koji su zapravo realizovani!

31%