B. Portar el pa a la taula!

Encara que definitivament es sensible, la gestió financera es la part més important del teu projecte d’intercanvi, que s’ha de tractar amb delicadesa, precaució i detall. Parlar d’aquest tema complex significa que has sol·licitat i obtingut la donació per donar suport el teu projecte! Primer de res… felicitats! Ara la pregunta es… Com ho fem servir?

Source: Internal

Cuidar quan, quant i de quina manera gastar els actius del pressupost del projecte es un treball molt responsable, sobre tot si tens en conte que això considera a tots els actors incloent en l’intercanvi juvenil.

Font: Interna

Para desenvolupar un pla de gestió financera exitós, deuràs assegurar de que es compleixin totes les obligacions acordades amb les parts involucrades. Per tant, el procés es pot dividir en quatre fases bàsiques:

  • FASE 1Identificació precisa de les despeses

Es important recopilar tots els rebuts i factures per acreditar les despeses que s’han realitzat durant l’execució del projecte. Cada rebut vàlid (Factura) deu incloure els següents elements:

Data de serveiDirecció del proveïdor de serveisQuantitat totalSegell* Amb algunes excepcions, com tiquets de transport públic
Nombre del proveïdor de serveiDescripció del serveiFirma de la persona que l’emet

CAIXA SECRETA

Recorda fer una nota adjunta per cada rebut quan arxivis, incloent la informació sobre el propòsit del pagament i a què element del pressupost es refereix. Et facilitarà la vida al preparar el teu informe i controlar el saldo del teu pressupost!

Intenta utilitzar una taula simple com la següent per realitzar un seguiment de les teves fiances!

  • FASE 2 – Pagaments

Tens dos opcions diferents per realitzar els teus pagaments: pots pagar en efectiu o mitjançant un compte bancari. Això últim definitivament et farà la vida més fàcil, tant en terminis de monitoratge de la realització de pressuposts com en terminis de report de costos al donant i a les oficines d’impostos segons amb la llei.

Però, la tasca més desafiant quan es tracta de reembors de despesa està relacionada amb els costos de viatge, especialment en projectes internacionals, com el d’intercanvi de joves. La tasca es complica ja que alguns participants ponen travessar caries fronteres, per diferents medis de transport (autobús, tren, taxi), presentar rebuts en varies monedes i també tenir tiquets d’anada i tornada, ja que això sol ser més rentable. La solució a aquesta inquietant tasca es… Tenir un pla! La gestió financera requereix una forma meticulosa i transparent d’equilibrar els costos per que s’ajustin als límits de les línies pressupostàries aprovades i que la seva estructura es correspongui amb el pressupost i els requisits del projecte.

A continuació, s’inclouen alguns consells que t’ajudarà a superar totes les dificultats a l’hora de reemborsar les despeses de viatges:

PREPARACIÓ
PAS 1: Consulta al teu comptable o algú amb més experiència en administració financera sobre els procediments per treure efectiu o els pagaments a través de la conta del banc.
PAS 2: Envia instruccions precises als participants, incloent les condicions per el reemborsament de les seves despeses del viatge. Assegurat de fer això mentre encara estan planificant els arrengaments del viatge!
PAS 3: Preparar formularis de reclam de reemborsament per completar la informació general de la persona que reclama el reembors (Nom, ciutat, organització) i les dates d’arribada i sortida. També serà bastant pràctic tindre sobres vuits per recollir rebuts i factures.
REEMBORS
PAS 4: Al començament del intercanvi de joves, explica’ls als participants el procediment que deuen seguir amb els formularis i els sobres (Completa la taula, firma-la i col·loca en el sobre amb totes les teves factures i rebuts).
PAS 5: Recull tots els sobres, compara els rebuts amb els articles de la taula, escaneja els tiquets, conta el total i, si es necessari, converteix-lo a la moneda en la que pagaràs. Prepara un rebut de pagament que el participant firmarà com prova de rebut de diners i tracta de proporcionar la quantitat exacte de cada reemborsament.
PAS 6: Paga a tots els participants i recull el rebut de pagament firmat. No t’oblidis de retornar les factures originals als participants!
PAS 7: Aparella cada tiquet escanejat amb la comanda de reemborsament corresponent i el rebut de pagament firmat amb el teu arxiu.
  • FASE 3 – Control del pressupost

Assegurat de que, durant la preparació i implementació del teu projecte, segueixi de prop l’equilibri entre els costos afectats i els actius proporcionats, per evitar la desagradable sorpresa de no ajustar-se al pressupost.

  • FASE 4 – Informes financers

Crea informes de la teva gestió financera per donar-ho als teus donants, ja que aquest sol ser un dels requisits del seu suport. Es important que compleixis amb el formulari i els requisits específics que ha establert el teu donant i proporcionis tots els detalls per explicar la teva gestió financera i presentis tots els documents rellevants per espatllar el teu informe (Resums bancaris, rebuts, cessions, contractes…). També es possible que es requereixin informes similars per us intern, tant per la teva organització com per als socis del projecte. Això pot ajudar-te a planificar i implementar el seguiment o pot ser una inspiració per noves idees o una font d’informació per la planificació estratègica. En primer lloc, es l’oportunitat perfecta per evitar errors en el futur o per facilitar la recaptació de fons per accions futures.

CAIXA SECRETA

Assegurat d’explicar totes les diferencies entre gestos que van ser planificats e inclosos en el pressupost i els que realment van realitzar!

57%