B. Φασούλι το φασούλι…!

Αν και είναι ένα αρκετά ευαίσθητο θέμα, η οικονομική διαχείριση είναι ίσως το σημαντικότερο κομμάτι της ανταλλαγής νέων και πρέπει να αντιμετωπιστεί με λεπτότητα, προσοχή και λεπτομέρεια. Για να βρίσκεστε σε αυτό το σημείο, σημαίνει ότι έχετε αιτηθεί και έχετε κερδίσει πλέον τη χρηματοδότηση για την υλοποίηση του προγράμματός σας! Κατ’ αρχάς…συγχαρητήρια! Τώρα το θέμα είναι…πώς χειριζόμαστε την κατάσταση;

Πηγή: Internal

Οι αποφάσεις για το πόσα, πότε και πώς θα ξοδέψετε τα χρήματα του προϋπολογισμού σας είναι πολύ υπεύθυνη δουλειά, ιδίως αν λάβετε υπόψη σας ότι αφορά όλους τους φορείς που εμπλέκονται σε μια ανταλλαγή νέων.

Πηγή: Internal

Για να αναπτύξετε ένα αποτελεσματικό σχέδιο οικονομικής διαχείρισης, πρέπει να διασφαλίσετε ότι θα τηρήσετε όλες τις συμφωνίες και τις συμβατικές υποχρεώσεις σας προς τρίτα μέρη.  Συνεπώς, η διαδικασία μπορεί να χωριστεί σε τέσσερις βασικές φάσεις:

  • ΦΑΣΗ 1η – Ακριβής υπολογισμός των δαπανών

Είναι σημαντικό να συγκεντρώσετε όλες τις αποδείξεις και τα τιμολόγια που αποδεικνύουν τις δαπάνες που έχουν πραγματοποιηθεί κατά την υλοποίηση του προγράμματος. Κάθε έγκυρη απόδειξη πρέπει να περιλαμβάνει τα παρακάτω στοιχεία:

ημερομηνίαδιεύθυνση του παρόχου της υπηρεσίαςσυνολικό ποσόσφραγίδα*με κάποιες εξαιρέσεις, όπως στα εισιτήρια των ΜΜΜ
όνομα του παρόχου της υπηρεσίαςπεριγραφή της υπηρεσίαςυπογραφή του εκδότη

ΜΑΓΙΚΟ ΚΟΥΤΙ!

Θυμηθείτε να κρατήσετε μια σημείωση για κάθε απόδειξη που αρχειοθετείτε, με πληροφορίες για τον σκοπό της δαπάνης και σε ποιο τμήμα του προϋπολογισμού εμπίπτει. Αυτό θα σας διευκολύνει τρομερά κατά την προετοιμασία της αναφοράς σας, αλλά  και την παρακολούθηση του υπολοίπου του προϋπολογισμού σας.

Προσπαθήστε να χρησιμοποιήσετε έναν απλό πίνακα για να παρακολουθείτε τα οικονομικά σας, όπως ο εξής:

  • ΦΑΣΗ 2ηΠληρωμές

Έχετε δύο επιλογές για τις πληρωμές σας: μπορείτε να πληρώσετε τοις μετρητοίς ή μέσω τραπέζης. Το τελευταίο σίγουρα θα κάνει τη ζωή σας πιο εύκολη, τόσο για την παρακολούθηση των οικονομικών σας όσο και για τη σύνταξη της οικονομικής αναφοράς στον χρηματοδότη σας ή τις φορολογικές αρχές σύμφωνα με τον νόμο.

Ωστόσο, η μεγαλύτερη πρόκληση όταν πρόκειται για αποζημίωση εξόδων σχετίζεται με τα οδοιπορικά έξοδα – ιδίως σε διεθνή προγράμματα, όπως είναι και μια ανταλλαγή νέων. Τα πράγματα περιπλέκονται περισσότερο ιδίως αν ορισμένοι συμμετέχοντες διέρχονται από διάφορες χώρες, με διαφορετικά μέσα μεταφοράς (λεωφορείο, τρένο, ταξί), σας δίνουν αποδείξεις σε διάφορα νομίσματα ή έχουν εισιτήρια μετ’ επιστροφής που συνήθως είναι πιο οικονομικά. Η λύση γι’ αυτήν τη σπαζοκεφαλιά είναι να…έχετε σχέδιο! Η οικονομική διαχείριση απαιτεί επισταμένο και διαυγή τρόπο διαχείρισης των εξόδων, ώστε να μην ξεπερνούν τα όρια του εγκεκριμένου προϋπολογισμού και η δομή τους να ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις του προγράμματος.

οδοιπορικών

ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ
ΒΗΜΑ 1ο: Συμβουλευτείτε τον λογιστή σας ή κάποιον έμπειρο στην οικονομική διαχείριση, σχετικά με τις διαδικασίες ανάληψης χρημάτων ή τις πληρωμές μέσω τραπέζης.
ΒΗΜΑ 2ο: Στείλτε στους συμμετέχοντες ακριβείς οδηγίες για τον τρόπο αποζημίωσης των οδοιπορικών τους εξόδων. Βεβαιωθείτε ότι θα το κάνετε όσο ακόμα σχεδιάζουν το ταξίδι τους!
ΒΗΜΑ 3ο: Ετοιμάστε φόρμες αποζημίωσης για να καταγράψετε τις γενικές πληροφορίες κάθε ατόμου που ζητά αποζημίωση (όνομα, πόλη, οργάνωση) και τις ημερομηνίες άφιξης και αναχώρησης. Είναι πολύ πρακτικό να έχετε και άδειους φακέλους για να συγκεντρώσετε αποδείξεις και παραστατικά.
ΑΠΟΖΗΜΙΩΣΗ
ΒΗΜΑ 4ο: Κατά την έναρξη της ανταλλαγής νέων, εξηγήστε στους συμμετέχοντες τη διαδικασία που πρέπει να ακολουθήσουν με τις φόρμες και του φακέλους (να συμπληρώσουν τον πίνακα, να τον υπογράψουν και να τον βάλουν στον φάκελο μαζί με όλα τα εισιτήρια και τις αποδείξεις).
ΒΗΜΑ 5ο: Συγκεντρώστε όλους τους φακέλους, συγκρίνετε τις αποδείξεις με τα στοιχεία του πίνακα, σκανάρετε τα εισιτήρια, υπολογίστε το συνολικό ποσό και, αν είναι απαραίτητο, μετατρέψτε το στο νόμισμα που θα πληρώσετε. Ετοιμάστε μια απόδειξη είσπραξης για να υπογραφεί από τον συμμετέχοντα, ως αποδεικτικό ότι έλαβε τα χρήματα και προσπαθήστε να καταβάλετε το ακριβές ποσό για κάθε αποζημίωση.
ΒΗΜΑ 6ο: Πληρώστε τους συμμετέχοντες και μαζέψτε τις υπογεγραμμένες αποδείξεις. Μην ξεχάσετε να επιστρέψετε τα πρωτότυπα εισιτήρια στους συμμετέχοντες!
ΒΗΜΑ 7ο: Ταιριάξτε κάθε σκαναρισμένο εισιτήριο με την αντίστοιχη φόρμα αποζημίωσης και το υπογεγραμμένο αποδεικτικό, για το αρχείο σας.
  • ΦΑΣΗ 3ηΈλεγχος προϋπολογισμού

Βεβαιωθείτε ότι κατά τη διαδικασία προετοιμασίας και υλοποίησης του προγράμματός σας, ελέγχετε συστηματικά την αντιστοιχία ανάμεσα στα έξοδα και τα διαθέσιμα κεφάλαια, για να αποφύγετε τη δυσάρεστη έκπληξη να βγείτε εκτός προϋπολογισμού.

  • ΦΑΣΗ 4ηΟικονομικές αναφορές

Ετοιμάστε αναφορές για την οικονομική σας διαχείριση, για να τις παραδώσετε στον χρηματοδότη σας, γεγονός που είναι συνήθως προϋπόθεση της χρηματοδότησής του. Είναι σημαντικό να τηρήσετε τον τύπο και τις συγκεκριμένες προϋποθέσεις που έχει θέσει, να παρέχετε όλες τις απαιτούμενες λεπτομέρειες για να εξηγήστε την οικονομική σας διαχείριση και να υποβάλετε όλα τα σχετικά έγγραφα για την υποστήριξη της αναφοράς σας (αποδεικτικά τραπέζης, αποδείξεις, τιμολόγια, αποδεικτικά είσπραξης, συμβόλαια κλπ.). Αντίστοιχες αναφορές μπορεί να απαιτούνται και για εσωτερική χρήση, τόσο για την οργάνωσή σας όσο και για τους συνεργάτες σας. Αυτό θα σας βοηθήσει να σχεδιάσετε και να υλοποιήσετε την επόμενη φάση ή μπορεί να αποτελέσει έμπνευση για νέες ιδέες ή πηγή πληροφοριών για τον στρατηγικό σχεδιασμό σας. Πάνω απ’ όλα όμως, είναι ο τέλειος τρόπος να αποφύγετε λάθη στο μέλλον και να συγκεντρώσετε ευκολότερα χρήματα στο μέλλον.

ΜΑΓΙΚΟ ΚΟΥΤΙ!

Φροντίστε να εξηγήσετε τις διαφοροποιήσεις ανάμεσα σε έξοδα που είχαν σχεδιαστεί και συμπεριληφθεί στον προϋπολογισμό και σε αυτά που πράγματι έγιναν!

56%