B. ¡Traer el pan a la mesa!

Aunque definitivamente es sensible, la gestión financiera es la parte más importante de tu proyecto de intercambio, que debe tratarse con delicadeza, precaución y detalle. ¡Hablar de este tema complejo significa que has solicitado y obtenido la donación para apoyar tu proyecto! Primero que nada… ¡felicitaciones! Ahora la pregunta es… ¿cómo lo manejamos?

Fuente: Interna

Cuidar cuándo, cuánto y de qué manera gastas los activos del presupuesto del proyecto es un trabajo muy responsable, sobre todo si tienes en cuenta que esto considera a todos los actores incluidos en el intercambio juvenil.

Fuente: Interna

Para desarrollar un plan de gestión financiera exitoso, debes asegurarte de que se cumplan todas las obligaciones acordadas y contraídas con las partes involucradas. Por tanto, el proceso se puede dividir en cuatro fases básicas:

  • FASE 1Identificación precisa de los gastos

Es importante recopilar todos los recibos y facturas para acreditar los gastos que se han realizado durante la ejecución del proyecto. Cada recibo válido (factura) debe incluir los siguientes elementos:

Fecha de servicioDirección del proveedor de serviciosCantidad totalSello *Con algunas excepciones, como boletos de transporte público
Nombre del proveedor de serviciosDescripción del servicioFirma de la persona que emite

CAJA SECRETA

Recuerda hacer una nota adjunta para cada recibo cuando los archives, incluyendo la información sobre el propósito del pago y a qué elemento del presupuesto se refiere. ¡Te facilitará la vida al preparar tu informe y controlar el saldo de tu presupuesto!

¡Intenta utilizar una tabla simple como la siguiente para realizar un seguimiento de tus finanzas!

  • FASE 2 – Pagos

Tienes dos opciones diferentes para realizar tus pagos: puedes pagar en efectivo o mediante una cuenta bancaria. Esto último definitivamente te hará la vida más fácil, tanto en términos de monitoreo de la realización del presupuesto como en términos de reporte de costos al donante y a las oficinas de impuestos de acuerdo con la ley.

Sin embargo, la tarea más desafiante cuando se trata de reembolso de gastos está relacionada con los costos de viaje, especialmente en proyectos internacionales, como el intercambio de jóvenes. La tarea se complica ya que algunos participantes pueden atravesar varias fronteras, por diferentes medios de transporte (autobús, tren, taxi), presentar recibos en varias monedas y también tener boletos de ida y vuelta, ya que esto suele ser más rentable. La solución a esta inquietante tarea es… ¡tener un plan! La gestión financiera requiere una forma meticulosa y transparente de equilibrar los costos para que se ajusten a los límites de las líneas presupuestarias aprobadas y que su estructura se corresponda con el presupuesto y los requisitos del proyecto.

A continuación, se incluyen algunos consejos que te ayudarán a superar todas las dificultades a la hora de reembolsar los gastos de viaje:

PREPARACIÓN
PASO 1: Consulta a tu contador o alguien con más experiencia en administración financiera sobre los procedimientos para el retiro de efectivo o los pagos a través de la cuenta bancaria.
PASO 2: Envía instrucciones precisas a los participantes, incluyendo las condiciones para el reembolso de sus gastos de viaje. ¡Asegúrate de hacer esto mientras todavía están planificando sus arreglos de viaje!
PASO 3: Preparar formularios de reclamo de reembolso para completar la información general de la persona que reclama el reembolso (nombre, ciudad, organización) y las fechas de llegada y salida. También será bastante práctico tener sobres vacíos para recoger recibos y facturas.
REEMBOLSO
PASO 4: Al comienzo del intercambio de jóvenes, explícales a los participantes el procedimiento que deben seguir con los formularios y los sobres (completa la tabla, fírmala y colócala en el sobre con todas tus facturas y recibos).
PASO 5: Recoge todos los sobres, compara los recibos con los artículos de la tabla, escanea los boletos, cuenta el total y, si es necesario, conviértelo a la moneda en la que pagarás. Prepara un recibo de pago que el participante firmará como prueba de recibir el dinero y trata de proporcionar la cantidad exacta de cada reembolso.
PASO 6: Paga a todos los participantes y recoge el recibo de pago firmado. ¡No te olvides de devolver las facturas originales a los participantes!
PASO 7: Empareja cada boleto escaneado con el pedido de reembolso correspondiente y el recibo de pago firmado en tu archivo.
  • FASE 3 – Control de presupuesto

Asegúrate de que, durante la preparación e implementación de tu proyecto, monitorees de cerca el equilibrio entre los costos afectados y los activos proporcionados, para evitar la desagradable sorpresa de no ajustarse al presupuesto.

  • FASE 4 – Reportes financieros

Crea informes de tu gestión financiera para dárselos a tu donante, ya que este suele ser uno de los requisitos de su apoyo. Es importante que cumplas con el formulario y los requisitos específicos que ha establecido tu donante y proporciones todos los detalles para explicar tu gestión financiera y presentes todos los documentos relevantes para respaldar tu informe (resúmenes bancarios, recibos, cesiones, contratos, entre otros…). También es posible que se requieran informes similares para uso interno, tanto para tu organización como para los socios del proyecto. Esto puede ayudarte a planificar e implementar el seguimiento o puede ser una inspiración para nuevas ideas o una fuente de información para la planificación estratégica. En primer lugar, es la oportunidad perfecta para evitar errores en el futuro o para facilitar la recaudación de fondos para acciones futuras.

CAJA SECRETA

¡Asegúrate de explicar todas las diferencias entre los gastos que fueron planificados e incluidos en el presupuesto y los que realmente se realizaron!

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