Б. Освоивте Џек Пот?

Иако многу чувствителна тема, финансискиот менаџмент е и најважниот дел од вашиот проект за младинска размена, кој треба да се прави со многу претпазливост, да се внимава на многу финеси и детали. Да разговарате на оваа тема значи дека сте аплицирале и сте го заработиле грантот за поддршка на вашиот проект! Најпрво … честитки! Сега прашањето е … како да се “справиме” со него?

Source: Internal

Грижата за тоа кога, колку и на кој начин ги трошите средствата од буџетот на проектот е многу одговорна работа, особено ако го земете предвид фактот дека ги опфаќа сите засегнати страни вклучени во младинската размена.

Source: Internal

Со цел да развиете успешен план за финансиско управување, треба да бидете сигурни дека се исполнети сите договорни обврски кон вклучените страни. Затоа, процесот може да се подели во четири основни фази:

  • ФАЗА 1 -Прецизна идентификација на трошоците

Важно е да се соберат сите сметки и фактури за да се докажат трошоците што биле направени за време на спроведувањето на проектот. Секоја важечка потврда (фактура) мора да ги содржи следниве ставки:

датум на услугатаадреса на испорачателот на услугивкупна сумапечат *со некои исклучоци како што се карти затранспорт
име на испорачателот на услугиопис на услугатапотпис на испорачателотателот

ТАЈНА КУТИЈА

Запомнете да направите прилог за секоја потврда кога ги архивирате, вклучувајќи информации за целта на плаќањето и за која ставка во буџетот станува збор. Самите ќе си ги олесните работите многу повеќе кога подготвувате извештај и го следите буџетскиот биланс!

Обидете се да користите едноставна табела како следната за да имате увид во Вашите финансии!

  • ФАЗА 2 – Плаќања

Имате две различни опции за извршување на вашите плаќања: можете или да платите во готово, или преку банкарска сметка. Вториот дефинитивно ќе ви го олесни животот, како во однос на следењето на реализацијата на буџетот, така и во однос на пријавувањето на трошоците до донаторот и до даночните канцеларии според закон.

Сепак, најпредизвикувачката задача кога станува збор за надомест на трошоците е поврзана со патни трошоци – особено во меѓународни проекти, како што е вашата младинска размена. Задачата станува комплицирана бидејќи некои учесници можат да патуваат преку неколку граници, со различни превозни средства (автобус, воз, такси), да доставуваат потврди во различни валути и исто така да имаат повратни билети, бидејќи тоа обично е поекономично. Решението за оваа вознемирувачка задача е … да имате план! Финансиското управување бара прецизен и транспарентен начин на балансирање на трошоците така што тие да се вклопат во границите на одобрените рамки на буџетот и нивната структура да одговара на буџетот и на проектните барања.

Еве неколку совети кои ќе ви помогнат да ги надминете сите потешкотии кога станува збор за надомест на патните трошоци:

ПОДГОТОВКА
ЧЕКОР 1: Консултирајте се со вашиот сметководител или некој поискусен во управувањето со финансиите за постапките за повлекување кеш или плаќања преку банкарска сметка.
ЧЕКОР 2: Испратете прецизни упатства на учесниците, вклучително и вашите услови за надоместување на нивните патни трошоци. Направете го тоа додека тие сè уште ги планираат своите аранжмани за патување!
ЧЕКОР 3: Подгответе обрасци за барање надомест за да пополните општи информации за лицето кое го бара надоместокот (име, град, организација) и датумите на пристигнување и поаѓање. Исто така, ќе биде навистина практично да имате празни коверти за да собирате сметки и фактури.
НАДОМЕСТОК
ЧЕКОР 4: На самиот почеток на младинската размена, објаснете им на учесниците за постапката што треба да ја следат со формуларите и пликовите (пополнете ја табелата, потпишете ја и ставете ја во пликот со сите свои билети и потврди).
ЧЕКОР 5: Соберете ги сите пликови, споредете ги потврдите со предметите од табелата, скенирајте ги билетите, пребројте ја вкупната сума и, доколку е потребно, претворете ја во валута во која ќе платите. Подгответе пратка што учесникот ќе ја потпише како доказ за примање на парите и обидете се да ја дадете точната сума за секое враќање на средствата.
ЧЕКОР 6: Исплатете ги сите учесници и соберете ја потпишаната сума. Не заборавајте да им вратите оригиналните билети на учесниците!
ЧЕКОР 7: Спојте го секој скениран билет со соодветното побарување за надомест и потпишаната сума во вашата архива.
  • ФАЗА 3 – Контроланабуџетот

Уверете се дека во текот на подготовката и спроведувањето на вашиот проект, внимателно го следите балансот помеѓу трошоците и обезбедените средства, со цел да избегнете непријатно изненадување во ситуација да се појави некое несовпаѓање во финансиите.

  • ФАЗА 4 – Финансискиизвештаи

Подгответе извештаи за вашето финансиско управување за вашиот донатор, бидејќи ова е секако дел од условите како би ја добиле нивната поддршка. Важно е да се придржувате до формата и специфичните барања на вашиот донатор и да ги обезбедите сите детали за да го објасните вашиот финансиски менаџмент и да ги доставите сите релевантни документи за поддршка на вашиот извештај (банкарски извештаи, сметки, потврди, договори и сл.). Слични извештаи може да бидат потребни и за внатрешна употреба, како за вашата организација, така и за вашите партнери во проектот. Ова може да ви помогне да го испланирате и реализирате постпроектниот период или пак, ова може да биде инспирација за нови идеи или извор на информации за стратешко планирање. Прво и најважно, тоа е совршена можност да се избегнат грешките во иднина или да се олесни собирањето средства за идните активности.

ТАЈНА КУТИЈА

Внимавајте при објаснувањето на разликите помеѓу планираните и реално настанатите трошоци!

31%