B. Sjellja e proshutës në shtëpi!

Megjithësë është definitivisht e ndjeshme, menaxhimi financiar është pjesa më e rëndësishme e projektit tuaj për shkëmbimin e të rinjve, e cila duhet të trajtohet me delikatesë, kujdes dhe detaje. Të diskutosh për këtë temë të nxehtë do të thotë që ju keni aplikuar dhe fituar grante për të mbështetur projektin tuaj! Së pari … urime! Tani pyetja është … si ta trajtojmë atë?

Burimi: Internal

Të kujdesuni se ku, sa dhe në cilën mënyrë i shpenzoni pasuritë nga buxheti i projektit është një punë shumë e përgjegjshme, veçanërisht nëse merrni parasysh faktin që ai konsideron të gjithë aktorët e përfshirë në shkëmbimin e të rinjve.

Burimi: Internal

Në mënyrë që të zhvilloni një plan të suksesshëm të menaxhimit financiar, duhet të siguroheni që të gjitha detyrimet e rëna dakord dhe të kontraktuara ndaj palëve të përfshira janë përmbushur. Prandaj, procesi mund të ndahet në katër faza themelore:

  • Faza 1 – Identifikimi i saktë i shpenzimeve      

Është e rëndësishme të grumbullohen të gjitha faturat për të vërtetuar shpenzimet që janë kryer gjatë zbatimit të projektit. Çdo faturë e vlefshme (faturë) duhet të përmbajë artikujt vijues:

data e shërbimitadresa e ofruesit të shërbimitshuma totaleVulë* me disa përjashtime, të tilla si biletat e transportit publik
emrin e ofruesit të shërbimitpërshkrimi i shërbimitnënshkrimi i personit që lëshon

KUTI SEKRETE

Mos harroni të bëni një shënim për çdo faturë kur i arkivoni ato, duke përfshirë informacionin mbi qëllimin e pagesës dhe cilit artikull në buxhet i referohet. Ju do ta bëni jetën tuaj shumë më të lehtë kur përgatitni raportin tuaj dhe monitoroni bilancin tuaj të buxhetit!

Mundohuni të përdorni një tabelë të thjeshtë si më poshtë për të mbajtur gjurmët e financave tuaja!

  •  FAZA 2 – Pagesat      

Keni dy mundësi të ndryshme për të kryer pagesat tuaja: ose mund të paguani me para në dorë, ose përmes një llogarie bankare. Kjo e fundit padyshim që do ta bëjë jetën tuaj më të lehtë, si nga pikëpamja e monitorimit të realizimit të buxhetit, ashtu edhe nga raportimi i kostove tek donatori dhe tek zyrat e taksave sipas ligjit.

Sidoqoftë, detyra më sfiduese kur bëhet fjalë për rimbursimin e shpenzimeve lidhet me kostot e udhëtimit – veçanërisht në projektet ndërkombëtare, siç është shkëmbimi juaj i të rinjve. Detyra bëhet e komplikuar pasi që disa pjesëmarrës mund të udhëtojnë përtej disa kufijve, me mjete të ndryshme transporti (autobus, tren, taksi), të paraqesin fatura në monedha të ndryshme dhe gjithashtu të kenë bileta vajtje-ardhje, pasi kjo zakonisht është më me kosto efektive. Zgjidhja për këtë detyrë shqetësuese të mendjes është … të kesh një plan! Menaxhimi financiar kërkon një mënyrë të përpiktë dhe transparente të balancimit të kostove në mënyrë që ato të përshtaten brenda kufijve të linjave të miratuara të buxhetit dhe që struktura e tyre të korrespondojë me buxhetin dhe kërkesat e projektit.

Këtu janë disa këshilla për t’ju ndihmuar të kapërceni të gjitha vështirësitë kur bëhet fjalë për rimbursimin e shpenzimeve të udhëtimit:

PËPRGATITJA
HAPI 1: Konsultohuni me kontabilistin tuaj ose dikë më me përvojë në menaxhimin financiar në lidhje me procedurat për pagesat përmes llogarisë bankare.
HAPI 2: Dërgoni udhëzime të sakta tek pjesëmarrësit, përfshini kushtet tuaja të rimbursimit të shpenzimeve të tyre të udhëtimit. Sigurohuni që ta bëni këtë ndërsa ata janë ende duke planifikuar aranzhimet e tyre të udhëtimit!
HAPI 3: Përgatitni formularët e kërkesës për rimbursim për të plotësuar informacionin e përgjithshëm mbi personin që pretendon rimbursimin ( emrin, qytetin, organizatën ) dhe datat e mbërritjes dhe nisjes. Do të jetë gjithashtu me të vërtetë praktike që të keni zarfe bosh për të mbledhur faturat dhe biletat.
Rimbursimi
HAPI 4: Në fillim të shkëmbimit të të rinjve, shpjegojuni pjesëmarrësve procedurën që ata duhet të ndjekin me formularët dhe zarfat (plotësoni tabelën, nënshkruani atë dhe futeni në zarf me të gjitha biletat dhe faturat e tyre) .
HAPI 5: Mblidhni të gjitha zarfat, krahasoni faturat me artikujt në tabelë, skanoni biletat, llogaritni shumën totale dhe, nëse është e nevojshme, konvertojeni atë në monedhën që do të paguani. Përgatitni një kërkesë për pjesëmarrje që pjesëmarrësi do të nënshkruajë si provë e marrjes së parave dhe përpiquni të siguroni shumën e saktë për çdo rimbursim.
HAPI 6: Shlyeni të gjithë pjesëmarrësit dhe mblidhni kërkesën e nënshkruar. Mos harroni t’ia ktheni pjesëmarrësve bileta origjinale!
HAPI 7: Çiftoni çdo biletë të skanuar me kërkesën korresponduese të rimbursimit dhe dërgesën e nënshkruar në arkivin tuaj.
  • Faza 3 – Kontrolli i buxhetit      

Sigurohuni që gjatë gjithë përgatitjes dhe zbatimit të projektit tuaj, ju të monitoroni nga afër ekuilibrin midis kostove të prekura dhe pasurive të siguruara, në mënyrë që të shmangni befasitë e pakëndshme që nuk përshtatet me buxhetin.

  • FAZA 4 – Raportet financiare      

Krijoni raporte të menaxhimit tuaj financiar në mënyrë që t’ia siguroni ato donatorit tuaj, pasi kjo zakonisht është një nga kërkesat e mbështetjes së tyre. Është e rëndësishme që të përmbaheni në formën dhe kërkesat specifike që donatori juaj ka vendosur dhe të siguroni të gjitha detajet për të shpjeguar menaxhimin tuaj financiar si dhe të paraqisni të gjitha dokumentet përkatëse për të mbështetur raportin tuaj (deklaratat bankare, faturat, dhurimet, kontratat etj.). Raporte të ngjashme mund të kërkohen edhe për përdorim të brendshëm, si për organizatën tuaj ashtu edhe për partnerët tuaj të projektit. Kjo mund t’ju ndihmojë të planifikoni dhe zbatoni pasimet ose mund të jetë një frymëzim për ide të reja ose një burim informacioni për planifikimin strategjik. E para dhe më e rëndësishmja, është mundësia perfekte për të shmangur gabimet në të ardhmen ose për ta bërë më të lehtë mbledhjen e fondeve për veprimet e ardhshme.

KUTI SEKRETE

Sigurohuni që të shpjegoni të gjitha ndryshimet midis shpenzimeve që ishin planifikuar dhe përfshirë në buxhet dhe atyre që u realizuan në të vërtetë!

54%