Iako je definitivno osetljiva tema, upravljanje finansijama je najvažniji deo vašeg projekta omladinske razmene koji mora da se obavlja precizno, pažljivo i detaljno. Ako diskutujemo o voj temi, to znači da ste se prijavili i dobili grant za podršku vašem projektu! Pre svega… čestitamo! A sada, pitanje je… kako ćete sa svim izaći na kraj?
Voditi računa o tome kada, koliko i kako ćete potrošiti sredstva iz budžeta projekta veoma je odgovoran posao, naročito ako se uzme u obzir činjenica da se to tiče svih zainteresovanih strana u projektu omladinske razmene.
Da biste napravili uspešan plan za upravljanje finansijama, treba da proverite da li su ispunjene sve dogovorene i ugovorene obaveze prema svim uključenim stranama. Proces može da se podeli u četiri osnovne faze:
- FAZA 1 – Precizna identifikacija troškova
Važno je da sakupite sve račune i fakture kojima dokazujete troškove nastale tokom implementacije projekta. Svaki validan račun (faktura) mora da sadrži sledeće stavke:
| datum usluge | adresa pružaoca usluge | ukupna cena | pečat* sa nekim izuzecima kao što su karte za javni prevoz |
| ime pružaoca usluga | opis usluga | potpis osobe koja je izdala fakturu |
TAJNA PREGRADA
Ne zaboravite da priložite prateći dokument za svaki račun kada ih budete arhivirali koji sadrži informacije o svrsi plaćanja i stavki u budžetu na koju se odnosi. Olakšaćete sebi život kada budete pripremali izveštaj i sprovodili monitoring balansa budžeta!
Koristite jednostavnu tabelu kao što je ova u nastavku da biste pratili svoje finansije!
- FAZA 2 – Plaćanja
Imate dve opcije za plaćanje: možete plaćati u kešu ili preko bankovnog računa. Ovo poslednje će vam definitivno olakšati život, kako u smislu monitoringa realizacije budžeta, tako i u smislu izveštavanja donora i poreske uprave o troškovima u skladu sa zakonom.
Međutim, najizazovniji zadatak kada je u pitanju naknada troškova odnosi se na putne troškove – posebno u internacionalnim projektima kao što je vaša omladinska razmena. Zadatak je komplikovan jer neki učesnici moraju da pređu nekoliko granica koristeći različite vrste prevoza (autobus, voz, taksi), podnose račune u različitim valutama i imaju povratne karte, jer je to obično isplativije. Rešenje ovog problema je da imate plan! Upravljanje finansijama zahteva precizno i transparentno balansiranje troškova tako da se oni uklope u granice odobrenog budžeta i da njihova struktura odgovara budžetu i zahtevima projekta.
Evo nekih saveta koji će vam pomoći da prevaziđete sve teškoće u vezi sa naknadom putnih troškova:
| PRIPREMA |
| KORAK 1: Konsultujte se sa knjigovođom ili nekim ko ima više iskustva u finansijskom menadžmentu u vezi sa procedurama za podizanje gotovine ili plaćanja preko bankovnog računa. |
| KORAK 2: Pošaljite precizne instrukcije učesnicima koje sadrže vaše uslove za naknadu putnih troškova. Obavezno to uradite dok još planiraju svoje putovanje! |
| KORAK 3: Pripremite formulare za potraživanje naknade troškova koji će sadržati opšte informacije o osobi koja traži naknadu (ime, grad, organizacija) i datume odlaska i dolaska. Biće takođe praktično da imate prazne koverte u koje ćete sakupiti račune i formulare. |
| NAKNADA |
| KORAK 4: Na samom početku omladinske razmene, objasnite učesnicima proceduru sa formularima i kovertama koju bi trebalo da poštuju (treba da popune tabelu, potpišu je i stave u kovertu sa svim svojim kartama i računima). |
| KORAK 5: Sakupite sve koverte, uporedite račune sa stavkama u tabelama, skenirajte karte, izračunajte ukupnu sumu, ako je potrebno, konvertujte novac u valutu u kojoj ćete plaćati. Pripremite priznanice koje će učesnici potpisati kao dokaz da su primili novac i pokušajte da obezbedite tačan iznos za svaku naknadu. |
| KORAK 6: Isplatite sve učesnike i sakupite potpisane priznanice. Ne zaboravite da vratite originalne karte učesnicima! |
| KORAK 7: Spojite svaku skeniranu kartu sa odgovarajućim formularom o naknadi i potpisanom priznanicom i arhivirajte ih. |
- FAZA 3 – Kontrola budžeta
Pobrinite se da kroz pripremu i implementaciju vašeg projekta pažljivo pratite balans između nastalih troškova i dostupnih sredstava da biste izbegli neprijatna iznenađenja koja se ne uklapaju u budžet.
- FAZA 4 – Finansijski izveštaji
Napravite izveštaje o svom upravljanju finansijama kako biste ih dostavili donoru jer je to jedan od zahteva koje treba da ispunite da biste dobili njihovu podršku. Važno je da se držite forme i specifičnih zahteva koje je definisao vaš donor i da dostavite sve informacije u vezi sa finansijskim menadžmentom i predate svu potrebnu dokumentaciju vezanu za budžet (izvode iz banke, račune, priznanice, ugovore itd). Slični izveštaji će vam možda trebati i za internu upotrebu, kako za vašu organizaciju tako i za vaše patnere na projektu. To vam može pomoći da isplanirate i implementirate fazu praćenja projekta ili vas može inspirisati na nove ideje ili biti izvor informacija za strateško planiranje. Pre svega, to je savršena prilika da se izbegnu greške u budućnosti ili da se olakša sakupljanje sredstava za buduće akcije.
TAJNA PREGRADA
Objasnite sve razlike između troškova koji su planirani i uključeni u budžet i onih koji su zapravo realizovani!