2. poglavlje: IMPLEMENTACIJA – OŽIVITE SVOJ PROJEKAT!

A. Kako doći – Gdje odsjesti

Planiranje logistike vezane za transport učesnika može biti veoma zahtjevan zadatak. Neki od njih mogu dolaziti avionom, neki vozom ili autobusom, neki mogu stići ranije, a neki samo pola sata prije početka događaj! Ovako ćete sve držati pod kontrolom:

  1. Pitajte učesnike o njihovim putnim aranžmanima unaprijed da biste mogli da izbjegnete bilo kakva neprijatna iznenađenja u posljednjem trenutku.
  2. Organizujte prijem učesnika na stanici ili aerodromu. Odredite člana tima ili volontera koji će ih čekati sa znakom na kome piše ime vaše organizacije ili projekta. Imajte u vidu da većina njih dolazi u stranu zemlju i da im nepoznato okruženje može prouzrokovati određeni stres ili neprijatnost.
  3. Organizujte transport učesnika do lokacije događaja.

OVO SMO MI!

Obratite pažnju na moguće specifične uslove za organizovanje omladinske razmjene između određenih društava (npr. između Srbije i Kosova): da li su učesnicima potrebne vize ili druga dokumentacija, da li postoje neke komplikovane procedure koje se tiču tokova novca itd.  

Sa druge strane, organizacija smještaja takođe može predstavljati izazov. Trideset ili više učesnika, niko se međusobno ne poznaje i – u većini slučajeva – ograničen budžet čine ovu slagalicu vrlo komplikovanom. Međutim, ovaj proces bi trebalo da se podijeli na dva glavna zadatka:

  1. Gdje ćete smjestiti učesnike? Konferencijski centar ili prostorije vaše organizacije mogu biti prikladne za obavljanje aktivnosti iz vaše agende ali to znači da treba da nađete hotel, hostel ili drugu vrstu smještaja za vaše učesnike. U tom slučaju, pobrinite se da postoji jednostavan i redovan način transporta od i do mjesta održavanja događaja koji je u blizini i da unaprijed obavijestite učesnike o detaljima tako da mogu da dođu pripremljeni da tu provedu cijeli dan. Sa druge strane, ako je vaš događaj smješten u samom hotelu, život je mnogo lakši!
  2. Kako ćete podijeliti učesnike po sobama? Podjela učesnika u ograničen broj dostupnih soba može takođe da predstavlja izazov. Osim ako ste pozvali više učesnika iz iste organizacije, oni se vjerovatno ne poznaju međusobno i rizično je da spavaju zajedno! Vodite računa o tome da poštujete pol učesnika – ne savjetujemo vam da miješate i spajate suprotne polove – a i starost takođe može biti indikativni kriterijum. Međutim, zapamtite da je uvijek mudro da imate plan B – kao što je dodatna soba za jednu osobu – kako biste mogli da popravite nepredviđene situacije i moguće žalbe na cimere! Inače… hrkanje je glavni neprijatelj zajedničkog života!

Vrijeme je da poželite dobrodošlicu svojim učesnicima i pripremite se za prvi dan vašeg projekta omladinske razmjene!

79%