Capítol 2: IMPLEMENTACIÓ – ¡PORTAL A LA VIDA!

A. Com arribar – On allotjar-se

Planificar la logística relacionada amb el transport dels participants a vegades pot ser una tasca molt exigent. Alguns d’ells poden viatger en avió, altres en tren o en autobús, alguns poden arribar un dia avanç i altres poden arribar només mitja hora avanç de l’obertura del esdeveniment. Així es com pots mantenir tot sosté control:

  1. Pregunta als participants sobre els seus viatges amb anticipació per evitar sorpreses desagradables d’última hora.
  2. Organitza una recepció per als participants en l’estació o a l’aeroport. Deuràs assignar a un membre del equip o un voluntari per que els esperi amb un cartell amb el nom de l’organització o el títol del projecte. Tinguis en compte que la majoria d’ells arribarà a un país estranger, on l’entorn desconegut podria causar-li estres o molèsties.
  3. Organitza el transport fins al lloc de l’esdeveniment.

¡AIXÒ ÉS EL QUE SOM!

Presta atenció a les possibles condicions en específic per organitzar l’intercanvi de joves entre societats particulars (per exemple, entre Servia i Kosovo): Els participants necessiten una visa o un altre documentació? Existeixen procediments específic amb respecte a la circulació de diners?

Per un altre part, els arrengaments del allotjament també poden ser desafiants. Trenta o més participants, tots desconeguts entre si i el pressupost limitat, en la majoria dels casos, fa que sigui una tasca difícil de completar. Però, aquest procés s’ha de dividir en dos tasques principals:

  1. On els allotjaràs? Un centre de convencions o les instal·lacions de la teva organització pot ser adequat per acollir l’intercanvi juvenil, encara que això signifiqui que deuràs buscar un hotel, alberg o un altre lloc per cobrir l’allotjament dels participants. Si es així, assegurat de que hi hagi transport fàcil i freqüent cap i des de el lloc, que estigui a prop i d’informar als participants amb antelació sobre els detalls per que vinguin preparats. A part, si el teu esdeveniment te lloc dins del hotel, tot serà molt més fàcil!
  2. Com els dividiràs en les habitacions? Dividir als participants en un número limitat de sales també pot ser un desafiament. A menys que hagis convidat a més d’un participant de la mateixa organització, probablement siguin desconeguts entre ells i, dormir junts sempre es un risc! Assegurat de respectar el gènere, no t’aconsellem barrejar i emparellar generes! Mentre que l’edat també pot ser un criteri indicatiu. Però, has de tindre en compte un pla B, com una habitació lliure o un lloc extra per a un, això sempre es prudent per solucionar situacions imprevistes o queixes dels companys d’habitació. Per cert, el ronc es l’enemic número u de la convivència!

Es hora de donar la benvinguda als participants i de preparar-se per el primer dia en el projecte d’intercanvi de joves!

55%