Κεφάλαιο 2: ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ – ΑΣ ΤΟΥ ΔΩΣΟΥΜΕ ΠΝΟΗ!

Α. Πώς να έρθω – Πού να μείνω

Ο προγραμματισμός των πρακτικών ζητημάτων που αφορούν τις μετακινήσεις των συμμετεχόντων μπορεί μερικές φορές να είναι αρκετά απαιτητικός. Κάποιοι μπορεί να ταξιδεύουν με αεροπλάνο, άλλοι με τρένο ή λεωφορείο, κάποιοι ίσως φτάσουν μια μέρα νωρίτερα ή μισή ώρα πριν την έναρξη της διοργάνωσης! Με τον παρακάτω τρόπο μπορείτε να τα έχετε όλα υπό έλεγχο:

  1. ενημερωθείτε προκαταβολικά για τις ταξιδιωτικές λεπτομέρειες των συμμετεχόντων, ώστε να αποφύγετε τις δυσάρεστες εκπλήξεις της τελευταίας στιγμής.
  2. υποδεχθείτε τους συμμετέχοντες στον σταθμό άφιξης ή στο αεροδρόμιο. Αναθέστε σε κάποιο μέλος της ομάδας ή σε έναν εθελοντή να τους περιμένει κρατώντας μια πινακίδα με το όνομα της οργάνωσής σας ή τον τίτλο του project. Να θυμάστε ότι οι περισσότεροι έρχονται σε μια ξένη χώρα, όπου το άγνωστο περιβάλλον μπορεί να τους αγχώσει και να τους κάνει να νιώσουν άβολα.
  3. προγραμματίστε τη μεταφορά τους στον χώρο της διοργάνωσης.

ΑΣ ΜΙΛΗΣΟΥΜΕ ΓΙΑ ΕΜΑΣ!

Δώστε ιδιαίτερη προσοχή σε πιθανές ειδικές περιστάσεις όταν οργανώνετε μια ανταλλαγή νέων μεταξύ συγκεκριμένων κοινωνιών (π.χ. ανάμεσα σε Σερβία και Κόσοβο): μήπως απαιτείται visa ή άλλα νομιμοποιητικά έγγραφα, μήπως υπάρχουν γραφειοκρατικές διαδικασίες για τη μετακίνηση χρημάτων κλπ.

Από την άλλη πλευρά, η διαμονή μπορεί επίσης να είναι απαιτητικό ζήτημα. Τριάντα ή και περισσότεροι συμμετέχοντες, όλοι άγνωστοι μεταξύ τους και ο περιορισμένος -τις περισσότερες φορές- προϋπολογισμός, κάνει τα πράγματα πιο δύσκολα. Ωστόσο, η διαδικασία μπορεί να χωριστεί σε δύο φάσεις:

  1. πού θα τους φιλοξενήσετε; Μπορεί ένα συνεδριακό κέντρο ή οι εγκαταστάσεις της οργάνωσής σας να είναι ιδανικά μέρη για τις δραστηριότητες που προγραμματίζετε, αλλά θα πρέπει να βρείτε ένα ξενοδοχείο, ξενώνα ή άλλο μέρος για να φιλοξενήσετε τους συμμετέχοντες. Σε αυτήν την περίπτωση, φροντίστε να είναι σε βολική τοποθεσία με συχνή και εύκολη συγκοινωνία από και προς τον χώρο των δραστηριοτήτων και σε μικρή απόσταση από αυτόν, και ενημερώστε τους συμμετέχοντες προκαταβολικά για όλες τις λεπτομέρειες, ώστε να είναι προετοιμασμένοι ότι θα περάσουν σχεδόν όλη την ημέρα εκεί. Από την άλλη, αν η διοργάνωση πραγματοποιείται μέσα στο ξενοδοχείο, τότε τα πράγματα είναι πιο εύκολα!
  2. πώς θα τους χωρίσετε σε δωμάτια; Άλλη μία πρόκληση για εσάς. Με εξαίρεση την περίπτωση που καλέσατε περισσότερους συμμετέχοντες από την ίδια οργάνωση, πιθανότατα είναι άγνωστοι μεταξύ τους και το να κοιμηθούν μαζί…κρύβει κινδύνους! Βεβαιωθείτε ότι σέβεστε τα διαφορετικά φύλα -η ανάμειξή τους…δεν θα ήταν καλή ιδέα!-, και τις ηλικιακές διαφορές. Ωστόσο, ένα αναπληρωματικό σχέδιο -όπως ένα έξτρα δωμάτιο ή μια θέση για επιπλέον άτομο- μπορεί να αποδειχθεί σοφό, προκειμένου να αντιμετωπίσετε απρόβλεπτες καταστάσεις και παράπονα συγκατοίκων! Παρεμπιπτόντως…το ροχαλητό είναι ο νούμερο ένα εχθρός της συγκατοίκησης!

Ώρα, λοιπόν, να υποδεχθείτε τους συμμετέχοντες και να προετοιμάσετε την πρώτη ημέρα της ανταλλαγής νέων που διοργανώσατε!

54%