Capítulo 2: IMPLEMENTACIÓN – ¡TRÁELO A LA VIDA!

A. Cómo llegar – Dónde alojarse

Planificar la logística relacionada con el transporte de los participantes a veces puede ser una tarea muy exigente. Algunos de ellos pueden viajar en avión, otros en tren o en autobús, algunos pueden llegar un día antes y algunos pueden llegar solo media hora antes de la apertura del evento. Así es como puedes mantener todo bajo control:

  1. Pregunta a los participantes acerca de sus arreglos de viaje con anticipación, para evitar sorpresas desagradables de última hora.
  2. Organiza una recepción para los participantes en la estación o en el aeropuerto. Deberás asignar a un miembro del equipo o un voluntario para que los espere con un cartel con el nombre de la organización o el título del proyecto. Tenga en cuenta que la mayoría de ellos llegará a un país extranjero, donde el entorno desconocido podría causarle estrés o molestias.
  3. Organiza el transporte hasta el lugar del evento.

¡ESTO ES LO QUE SOMOS!

Presta atención a las posibles condiciones en específico para organizar el intercambio de jóvenes entre sociedades particulares (por ejemplo, entre Serbia y Kosovo): ¿los participantes necesitan visas u otra documentación? ¿Existen procedimientos específicos con respecto a la circulación del dinero? Entre otros…

Por otra parte, los arreglos del alojamiento también pueden ser desafiantes. Treinta o más participantes, todos desconocidos entre sí y el presupuesto limitado, en la mayoría de los casos, esto hace que sea una tarea difícil completar. Sin embargo, este proceso debe dividirse en dos tareas principales:

  1. ¿Dónde los vas a alojar? Un centro de convenciones o las instalaciones de tu organización pueden ser adecuados para albergar el intercambio juvenil, aunque esto significa que deberás buscar un hotel, albergue u otro lugar para cubrir el alojamiento de los participantes. Si es así, asegúrate de que haya un transporte fácil y frecuente hacia y desde el lugar, que esté cerca y de informar a los participantes con anticipación acerca de estos detalles para que vengan preparados. Por otro lado, si tu evento tiene lugar dentro del hotel, ¡todo será mucho más fácil!
  2. ¿Cómo los vas a dividir en las habitaciones? Dividir a los participantes en un número limitado de salas también puede ser un desafío. A menos que hayas invitado a más de un participante de la misma organización, probablemente sean desconocidos entre sí y ¡dormir juntos siempre es un riesgo! Asegúrate de respetar el género, ¡no te aconsejaría mezclar y emparejar géneros! mientras que la edad también puede ser un criterio indicativo. Sin embargo, ten en cuenta que tener un plan B, como una habitación libre o un lugar extra para uno, siempre es prudente, para solucionar situaciones imprevistas y quejas de los compañeros de habitación. Por cierto, ¡el ronquido es el enemigo número uno de la convivencia!

¡Es hora de dar la bienvenida a sus participantes y de prepararse para el primer día en el proyecto de intercambio de jóvenes!

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