Kapitulli 2: IMPLEMENTIMI – SJELLE NË JETË!

A. Si të vini – Ku të qëndroni

Planifikimi i logjistikës në lidhje me transportin e pjesëmarrësve nganjëherë mund të jetë një detyrë shumë e kërkuar. Disa prej tyre mund të udhëtojnë me aeroplan, disa me tren ose me autobus, disa mund të mbërrijnë një ditë më herët dhe disa mund të vijnë vetëm gjysmë ore para hapjes së ngjarjes! Kjo është mënyra se si të mbash gjithçka nën kontroll:

  1. pyesni pjesëmarrësit për aranzhimet e tyre të udhëtimit paraprakisht, në mënyrë që të shmangni çdo surprizë të pakëndshme të minutës së fundit.      
  2. organizoni një pritje për pjesëmarrësit në stacion ose aeroport. Caktoni një anëtar të ekipit ose një vullnetar të presë që ata të mbajnë një shenjë me emrin e organizatës suaj ose titullin e projektit. Mbani në mend se shumica e tyre do të mbërrijnë në një vend të huaj, ku ambienti i panjohur mund të shkaktojë ndonjë stres ose shqetësim.      
  3. aranzhoni transportin e tyre në vendin e ngjarjes .      

KËTA JEMI NE!

Kushtojini vëmendje kushteve specifike të mundshme për organizimin e shkëmbimit të të rinjve midis shoqërive të veçanta (p.sh. midis Serbisë dhe Kosovës): a kanë nevojë pjesëmarrësit për viza ose dokumente të tjera, a ka ndonjë procedurë të komplikuar në lidhje me qarkullimin e parave, etj. 

Nga ana tjetër, rregullimet e akomodimit mund të jenë gjithashtu mjaft sfiduese. Tridhjetë ose më shumë pjesëmarrës, të gjithë të huaj për njëri-tjetrin dhe buxheti i kufizuar – në shumicën e rasteve – e bën një detyrë të vështirë për të përfunduar enigmën. Sidoqoftë, ky proces duhet të ndahet në dy detyra kryesore:

  1. ku do t’i prisni? Një qendër kongresesh ose ambientet e organizatës suaj mund të jenë të përshtatshme për të pritur agjendën tuaj të shkëmbimit të të rinjve, megjithëse kjo do të thotë që ju do të gjeni një hotel, hostel apo vend tjetër për të mbuluar akomodimin e pjesëmarrësve tuaj. Nëse është kështu, sigurohuni që të keni transport të lehtë dhe shpesh nga dhe në vendin e ngjarjes, që të jetë në distancë të afërt dhe t’i informoni pjesëmarrësit paraprakisht për këto detaje, kështu që ata vijnë të përgatitur të kalojnë tërë ditën në vendin e ngjarjes. Nga ana tjetër, nëse ngjarja juaj zhvillohet brenda hotelit, jeta bëhet shumë më e lehtë!      
  2. si do t’i ndani në dhoma ? Ndarja e pjesëmarrësve në numrin e kufizuar të dhomave në dispozicion mund të jetë gjithashtu një sfidë. Nëse nuk keni ftuar më shumë se një pjesëmarrës nga të njëjtat organizata, ata ndoshta janë të huaj me njëri-tjetrin dhe fjetja së bashku është gjithmonë një rrezik! Sigurohuni që të respektoni gjininë – nuk do t’ju këshilloja të përzierni dhe të përputhni gjinitë! -, ndërsa mosha mund të jetë gjithashtu një kriter tregues. Sidoqoftë, mbani në mend se të kesh një plan B – si një dhomë rezervë ose një vend shtesë për një – është gjithmonë e mençur, në mënyrë që të rregullosh situata të paparashikuara dhe ankesat e shokëve të dhomës! Meqë ra fjala … gërhitja është armiku numër një i bashkëjetesës!      

Koha për të mirëpritur pjesëmarrësit tuaj dhe për t’u përgatitur për ditën tuaj të parë në projektin tuaj të shkëmbimit të të rinjve!

56%