2. poglavlje: IMPLEMENTACIJA – OŽIVITE SVOJ PROJEKAT!

A. Kako doći – Gde odsesti

Planiranje logistike vezane za transportučesnika može biti veoma zahtevan zadatak. Neki od njih mogu dolaziti avionom, neki vozom ili autobusom, neki mogu stići ranije, a neki samo pola sata pre početka događja! Ovako ćete sve držati pod kontrolom:

  1. Pitajte učesnike o njihovim putnim aranžmanima unapred da biste mogli da izbegnete bilo kakva neprijatna iznenađenja u poslednjem trenutku.
  2. Organizujte prijem učesnika na stanici ili aerodromu. Odredite člana tima ili volontera koji će ih čekati sa znakom na kome piše ime vaše organizacije ili projekta. Imajte u vidu da većina njih dolazi u stranu zemlju i da im nepoznato okruženje može prouzrokovati određeni stres ili neprijatnost.
  3. Organizujte transport učesnika do lokacije događaja.

OVO SMO MI!

Obratite pažnju na moguće specifične uslove za organizovanje omladinske razmene između određenih društava (npr. između Srbije i Kosova): da li su učesnicima potrebne vizeili druga dokumentacija, da li postoje neke komplikovane procedure koje se tiču tokova novca itd.  

Sa druge strane, organizacija smeštaja takođe može predstavljati izazov. Trideset ili više učesnika, niko se međusobno ne poznaje i – u većini slučajeva – ograničen budžet čine ovu slagalicu vrlo komplikovanom. Međutim, ovaj proces bi trebalo da se podeli na dva glavna zadatka:

  1. Gde ćete smestiti učesnike? Konferencijski centar ili prostorije vaše organizacije mogu biti prikladne za obavljanje aktivnosti iz vaše agende ali to znači da treba da nađete hotel, hostel ili drugu vrstu smeštaja za vaše učesnike. U tom slučaju, pobrinite se da postoji jednostavan i redovan način transporta od i do mesta održavanja događaja koji je u blizini i da unapred obavestite učesnike o detaljima tako da mogu da dođu pripremljeni da tu provedu ceo dan. Sa druge strane, ako je vaš događaj smešten u samom hotelu, život je mnogo lakši!
  2. Kako ćete podeliti učesnike po sobama? Podela učesnika u ograničen broj dostupnih soba može takođe da predstavlja izazov. Oim ako ste pozvali više učesnika iz iste organizacije, oni se verovatno ne poznaju međusobno i rizično je da spavaju zajedno! Vodite računa o tome da poštujete pol učesnika – ne savetujemo vam da mešate i spajate suprotne polove – a i starost takođe može biti indikativni kriterijum. Međutim, zapamtite da je uvek mudro da imate plan B – kao što je dodatna soba za jednu osobu – kako biste mogli da popravite nepredviđene situacije i moguće žalbe na cimere! Inače… hrkanje je glavni neprijatelj zajedničkog života!

Vreme je da poželite dobrodošlicu svojim učesnicima i pripremite se za prvi dan vašeg projekta omladinske razmene!

78%