B. És una emergència!

Encara que l’intercanvi de joves dura, per exemple, cinc dies, deuràs reunir al teu equip de projecte al menys un o dos dies avanç, com ja s’ha mencionat anteriorment. Això no només es important en el context de la preparació tècnica per l’arribada del grup, sinó que també es una fase important de construcció i millora del equip. De totes maneres, no importa lo bé preparat que estiguis, probablement hi haurà situacions impossibles de predir! Alguns dels organitzadors més experimentats van compartir una llista de 45 coses que poden sortir malament. Fes-hi un com d’ull, es millor prevenir que plorar!

Coses que surten malament en els esdeveniments
Els membres importants arriben tardEl menjar no compleix amb les expectativesEl contingut del orador es deficient (ofensiu, poc divertit, sec…)Els contactes del esdeveniment principal no contesten els telèfonsL’administrador del lloc no apareix
Quedar-se sense menjarApagadaClimaFocEl tema no va fer gracia
El orador s’atura en el traficoEls vols dels assistents, personal, oradors es retardenL’empresa audiovisual realitza canvis d’última horaL’esdeveniment te poc personalBloqueig de carreteres just d’avant del lloc
Els assistents no es presentenL’àudio deixa de funcionar en l’últim minutoDeixa menjar fora del organitzadorLa programació està desactivadaDJ toca un mal set
Massa menjar sobrantElements del esdeveniment que faltenLa programació està desactivadaIncident políticEmergència mèdica
No hi ha suficient temps de descanso entre segmentsProblemes d’allotjament (habitacions insuficients, cancel·lacions d’última hora)Alguna cosa en el lloc es trenca (trencada de canonada, inundació, entre altres…)Oblidar-se proporcionar opcions dietètica para el menjarNo hi ha suficients seients
Els assistents estan confososL’escenari no està ben configuratPerdre l’atenció dels assistentsL’estacionament està massa llunyMassa calor o fred
Too hot/coldEl CEO està descontento en generalL’orador s’excedeix de tempsFiles èpicaNo hi ha suficient aigua
Has oblidat compartir documentsNo hi ha suficient espai per esdeveniments disponibleLes comandes de la barra superen el pressupostBanys fora de servei o insuficientsMArriben més convidats dels que van confirmar
Font: www.cvent.com

Ara que saps el que pot sortir malament en els esdeveniments, estiguis preparat per el pitjor! Com pots lidiar amb això en l’acte? Considera aquestes regles el sant grial:

  1. Pensa avanç d’actuar! Una respiració profunda pot marcar la diferencia!
  2. Accepta l’inesperat! Després de tot… l’inesperat  dona sabor a les coses!
  3. Consulta amb el teu equip! Recorda: Esteu tots junts en això!
  4. Siguis optimista i positiu! Un somriure brillant sempre millora las coses!
  5. Accepta les imperfeccions! Inclús si no pots resoldre el problema, sempre hi ha espai per millores! Tots som humans després de tot!

¡CAIXA SECRETA!

Evitar caure dos vegades amb la mateixa pedra! Escriu el que va succeir, com vas reaccionar i tot els demès detalls del incident, per que puguis debatre-ho amb el teu equip durant el procés d’avaluació! Pot ser la propera vegada puguis estar més preparat (Sort!).

62%