B. Κατάσταση εκτάκτου ανάγκης!

Παρ’ όλο που μπορεί η ανταλλαγή νέων σας να διαρκέσει για παράδειγμα πέντε ημέρες, είναι καλό να συναντηθείτε με την ομάδα σας μία ή δύο ημέρες νωρίτερα. Αυτό δεν είναι μόνο απαραίτητο στο πλαίσιο της τεχνικής προετοιμασίας για την άφιξη των συμμετεχόντων, αλλά και για το δέσιμο και τη συγκρότηση της ομάδας σας. Έτσι κι αλλιώς, όσο καλά προετοιμασμένοι και αν είστε, σίγουρα υπάρχουν καταστάσεις που δεν μπορείτε να προβλέψετε! Κάποιοι από τους πιο έμπειρους διοργανωτές, μοιράστηκαν 45 πράγματα που μπορεί να…στραβώσουν! Δείτε τα για να προετοιμαστείτε κατάλληλα!

Πράγματα που μπορεί να στραβώσουν σε μια εκδήλωση
Σημαντικά πρόσωπα αργοπορούνΤο φαγητό δεν είναι ανάλογο των προσδοκιώνΜια ομιλία είναι ρηχή (προσβλητική, αδιάφορη, κρύα κλπ.)Οι αρμόδιοι της εκδήλωσης δεν απαντούν στα τηλέφωναΟ υπεύθυνος του χώρου δεν εμφανίζεται ποτέ
Έλλειψη φαγητούΔιακοπή ρεύματοςΚαιρόςΦωτιάΑδιάφορο θέμα
Ο ομιλητής μπλέκει στην κίνησηΟι πτήσεις ομιλητών/συμμετεχόντων/προσωπικού καθυστερούνΗ εταιρία ψηφιακής κάλυψης κάνει αλλαγές τελευταίας στιγμήςΈλλειψη προσωπικούΜπλοκαρισμένος δρόμος λίγο πριν τον χώρο της διοργάνωσης
Οι συμμετέχοντες δεν εμφανίζονταιΟ ομιλητής αποσύρεται την τελευταία στιγμήΤο φαγητό δεν προετοιμάστηκεΔεν υπάρχει αρκετός χώρος στάθμευσηςΟ DJ παίζει κακή μουσική
Το φαγητό περίσσεψεΛείπουν αντικείμενα από τον χώρο της εκδήλωσηςΒγήκαμε εκτός προγράμματοςΠολιτικό περιστατικόΈκτακτο περιστατικό υγείας
Δεν επαρκεί ο χρόνος του διαλείμματοςΠροβλήματα με τα δωμάτια (δεν επαρκούν, ακυρώσεις της τελευταίας στιγμής)Προβλήματα στις μετακινήσεις (χαλασμένο όχημα, καθυστερήσεις, ατύχημα κλπ.)Ζημιά στον χώρο της εκδήλωσης (σπασμένος σωλήνας, πλημμύρα κλπ.)Δεν λήφθηκαν υπόψη διατροφικές εξαιρέσεις
Δεν επαρκούν οι θέσειςΈλλειψη προσοχής από συμμετέχοντες;Η σκηνή δεν έχει στηθεί σωστάΑπώλεια συγκέντρωσης συμμετεχόντωνΤο πάρκινγκ είναι πολύ μακριά
Πολύ κρύο/ζέστηΟ Δ.Σ. είναι γενικώς δυσαρεστημένοςΟ ομιλητής υπερβαίνει τον διαθέσιμο χρόνοΜεγάλη ουρά αναμονήςΈλλειψη νερού
Ξεχάσαμε να μοιράσουμε τα έγγραφα προκαταβολικάΈλλειψη χώροΗ κατανάλωση του bar ξεπερνά τον προϋπολογισμόΧαλασμένες/Μη επαρκείς τουαλέτεςΆφιξη περισσότερων καλεσμένων από τους προβλεπόμενους
Πηγή: www.cvent.com

Τώρα που μάθατε τι μπορεί να πάει στραβά, έχετε προετοιμαστεί για τα χειρότερα!

Πώς μπορείτε να τα αντιμετωπίσετε όλα στη στιγμή; Αναλογιστείτε αυτούς τους μαγικούς κανόνες:

  1. Περιμένετε πριν δράσετε! Μια βαθιά ανάσα μπορεί να κάνει τη διαφορά!
  2. Αποδεχθείτε το απροσδόκητο! Στο κάτω κάτω…μας κρατάει ξύπνιους!
  3. Συμβουλευτείτε την ομάδα σας! Θυμηθείτε: είστε ένα σώμα, μια ψυχή!
  4. Να είστε θετικοί και αισιόδοξοι! Ένα φωτεινό χαμόγελο πάντα βοηθάει!
  5. Αγαπήστε τις ατέλειές σας! Ακόμα και αν δεν καταφέρετε να λύσετε ένα πρόβλημα, πάντα υπάρχει χώρος για βελτίωση! Εξάλλου…είμαστε όλοι άνθρωποι!

ΜΑΓΙΚΟ ΚΟΥΤΙ!

Δεν είναι και πολύ σοφό να επαναλάβετε το ίδιο λάθος! Καταγράψτε ότι συνέβη, πώς αντιδράσατε και όλες τις λεπτομέρειες για το περιστατικό, για να το συζητήσετε στη συνέχεια με την ομάδα σας κατά τη διαδικασία αξιολόγησης! Ίσως την επόμενη φορά να είστε πιο προετοιμασμένοι (και πιο…τυχεροί!).

61%