Aunque el intercambio de jóvenes dura, por ejemplo, cinco días, deberás reunir a tu equipo de proyecto al menos uno o dos días antes, como ya se mencionó anteriormente. Esto no solo es importante en el contexto de la preparación técnica para la llegada del grupo, sino que también es una fase importante de construcción y mejora del equipo. De todos modos, no importa lo bien preparado que estés, ¡probablemente habrá situaciones imposibles de predecir! Algunos de los organizadores de eventos más experimentados compartieron una lista de 45 cosas que pueden salir mal. Échale un vistazo, ¡es mejor prevenir que lamentar!
| Cosas que van mal en los eventos | ||||
| Los miembros importantes llegan tarde | La comida no cumple con las expectativas | El contenido del orador es deficiente (ofensivo, poco divertido, seco, entre otros…) | Los contactos del evento principal no contestan sus teléfonos | El administrador de eventos del lugar no aparece |
| Quedarse sin comida | Apagón | Clima | Fuego | El tema no hizo gracia |
| El orador se atasca en el tráfico | Los vuelos de asistentes, personal, oradores se retrasan | La empresa audiovisual realiza cambios de última hora | El evento tiene poco personal | Bloqueo de carreteras justo antes del lugar |
| Los asistentes no se presentan | El audio deja de funcionar en el último minuto | Se deja comida fuera del organizador de banquetes | No hay suficiente estacionamiento | DJ toca un mal set |
| Demasiada comida sobrante | Elementos del evento que faltan | La programación está desactivada | Incidente político | Emergencia médica |
| No hay suficiente tiempo de descanso entre segmentos. | Problemas de alojamiento (habitaciones insuficientes, cancelaciones de última hora) | Accidente de transporte (caída, retraso, accidente, entre otros…) | Algo en el lugar se rompe (rotura de tubería, inundación, entre otros…) | Olvidaste proporcionar opciones dietéticas para la comida. |
| No hay suficientes asientos | Los asistentes están confundidos | El escenario no está bien configurado | Perder la atención de los asistentes | El estacionamiento está demasiado lejos |
| Demasiado calor o frio | El CEO está descontento en general | El orador se excede de tiempo | Filas épicas | No hay suficiente agua |
| Olvidaste compartir documentos de antemano | No hay suficiente espacio para eventos disponible | Los pedidos de la barra superan el presupuesto | Baños fuera de servicio o insuficientes | Llegan más invitados de los que confirmaron su asistencia |
Ahora que sabes lo que puede salir mal en los eventos, ¡estate preparado para lo peor!
¿Cómo puedes lidiar con eso en el acto? Considera estas reglas el santo grial:
- ¡Piensa antes de actuar! ¡Una respiración profunda puede marcar la diferencia!
- ¡Acepta lo inesperado! Después de todo… ¡lo inesperado les da sabor a las cosas!
- ¡Consulta con tu equipo! Recuerda: ¡estáis todos juntos en esto!
- ¡Se optimista y positivo! ¡Una sonrisa brillante siempre mejora las cosas!
- ¡Acepta tus imperfecciones! Incluso si no logras resolver el problema, ¡siempre hay espacio para las mejoras! ¡Todos somos humanos después de todo!
¡CAJA SECRETA!
¡Evita tropezar dos veces con la misma piedra! Escribe lo que sucedió, cómo reaccionaste y todos los demás detalles del incidente, ¡para que puedas discutirlo con tu equipo durante el proceso de evaluación! Quizás la próxima vez puedas estar más preparado (¡suerte!).