Пред официјалниот почеток на проектот на младинска размена кој можеби трае, на пример, пет дена, треба да го соберете вашиот проектен тим барем еден или два дена порано, како што веќе беше споменато претходно. Ова не е важно само во контекст на техничката подготовка за доаѓањето на групата, туку е и важна фаза на градење и унапредување на тимот. Како и да е, колку и да сте подготвени, веројатно ќе има ситуации кои е невозможно да ги предвидите! Некои од најискусните организатори на настани споделија список со 45 работи што може да тргнат наопаку. Проверете – подобро бидете подготвени на време отколку подоцна за жалите!
| Што би можело да тргне во погрешна насока | ||||
| Важничленовидоцнат | Храната не ги исполнува очекувањата | Содржината на говорникот е слаба (навредлива, штура, не е забавна итн.) | Главните контакти од настанот не одговараат на повиците | Менаџерот за организирање на настани не се појавува |
| Недостатокнахрана | Прекиннаструја | Временскиприлики | Пожар | Неуспех во изборот на тема |
| Говорникот на настанок заглавува во сообраќај | Летовите на учесниците/ вработените / говорниците доцнат | Авиокомпанијата прави промени во последен момент | Настанот е со мал број на персонал | Блокирање на патот непосредно пред местото на одржување |
| Присутнитенесепојавуваат | Говорникот се откажува во последен момент | Храната е изоставена од распоредот | Немадоволнопаркингместо | Лошоодбрансетмузика |
| Премногунаправенахрана | Несоодветнизабелешки | Закажувањето е прекинато | Политичкиинцидент | Итенздравственпроблем |
| Нема доволно пауза помеѓу работните сесии | Проблеми со собите (недоволно соби, откажувања во последен момент) | Неприлики при транаспорт (превртување, доценење, незгода, итн.) | Незгода на местото каде престојуваат учесниците (пука цевка, поплава и сл.) | Паркигот е премногудалеку |
| Немадоволноместа | Присутнитесезбунети | Сцената не е поставена како што треба | Присутнитегогубатинтересот | Недоволновода |
| Премногутопло / ладно | Извршниот директор генерално е незадоволен | Говорникот го надминува предвиденото време | Долгиобјаснувања и реченици | Пристигнуваат повеќе гости од потврдените |
| Заборавате претходно да ги поделите документите | Нема доволно простор за организираниот настан | Пијалокот нарачан од барот го надминува буџетот | Нефункционални купатила или во недоволен број | Менаџерот за организирање на настани не се појавува |
Сега кога знаете што може да тргне наопаку на настаните, подготвени сте за најлошото!
Како можете да се справите со тоа во истиот момент? Имајте ги во предвид следните 5 чекори:
- Стисни пауза!Вдишете длабоко, тоа може да направи разлика
- Прифатете го неочекуваното!На крајот на краиштата … нема да биде монотоно!
- Консултирајте се со вашиот тим!Запомнете: сите сте заедно во ова!
- Бидете оптимисти и позитивни! Широка насмевка секогаш ги олеснува работите!
- Прифатете ги своите несовршености!Дури и ако не успеете да го решите проблемот, секогаш има простор за подобрување! На крајот на краиштата сите сме луѓе!
ТАЈНА КУТИЈА
Да се згреши на иста грешка два пати [не] е [знак] на мудар човек! Запишете што се случило, како сте реагирале и сите други детали за инцидентот, за да можете да разговарате за тоа со вашиот тим за време на процесот на проценка! Можеби следниот пат ќе можете да бидете поподготвени (или повеќе … среќни!).