Iako će vaša omladinska razmena trajati, na primer, pet dana, treba da okupite svoj projektni tim najmanje dva ili tri dana ranije, kao što smo već pomenuli. To nije važno samo u kontekstu tehničkih priprema za dolazak grupe, već takođe predstavlja važnu fazu izgradnje i jačanja tima. U svakom slučaju, bez obzira na to koliko ste se dobro pripremili, verovatno će biti situacija koje je nemoguće predvideti! Neki od najiskusnijih organizatora događaja podelili su sa nama spisak od 45 stvari koje mogu krenuti naopako. Pogledajte je – bolje da se pripremite na vreme!
| Svari koje mogu krenuti naopako na događajima | ||||
| Važni članovi kasne | Hrana nije u skladu sa očekivanjima | Sadržaj govora je loš (uvredljiv, nezanimljiv, suvoparan, itd.) | Glavni kontakti se ne javljaju na telefon | Menadžer događaja za salu se nije pojavio |
| Nestalo je hrane | Nestalo je struje | Vremenski uslovi | Požar | Promašena tema |
| Govornik se zaglavio u saobraćaju | Let nekog od učesnika/osoblja/govornika je odložen | Kompanija zadužena za audio i video opremu je napravila promene u poslednjem trenutku | Nema dovoljno osoblja na događaju | Blokade na putu ispred mesta događaja |
| Učesnici se ne pojavljuju | Govornik otkazuje u poslednjem trnutku | Hrana je izostavljena | Nema dovoljno mesta na parkingu | DJ pušta lošu muziku |
| Ostalo je previše hrane | Nedostaju predmeti sa događaja | Raspored nije ispoštovan | Politički incident | Hitni medicinski slučaj |
| Nema dovoljno vremena za pauze između segmenata | Problemi sa smeštajem (nema dovoljno soba, otkazivanja u poslednjem trenutku) | Nezgode sa transportom (otkazivanja, kašnjenja, saobraćajne nezgode, itd.) | Kvarovi u prostorijama (pucanje cevi, poplava, itd.) | Zaboravili ste da obezbedite različite opcije ishrane |
| Nema dovoljno stolica | Učesnici su zbunjeni | Bina nije dobro postavljena | Gubite pažnju učesnika | Parking je predaleko |
| Previše je toplo/hladno | Generalni direktor je uopšteno nezadovoljan | Govornik je prekoračio vremenske okvire | Epske rečenice | Nema dovoljno vode |
| Zaboravili ste da unapred podelite dokumentaciju | Nema dovoljno mesta u prostorijama | Račun u baru prevazilazi budžet | Kupatila nisu u funkciji ili ih nema dovoljno | Stiglo je više gostiju nego što je planirano |
Sada kada znate šta sve može poći naopako na događajima, pripremljeni ste na najgore!
Kako možete da se izborite sa ovim problemima na licu mesta? Imajte u vidu ovih pet pravila:
- Zastanite pre nego što nešto uradite! Dubok udah može da napravi razliku!
- Prihvatite neočekivano! Na kraju krajeva… to će malo razdrmati stvari!
- Konsultujte se sa svojim timom! Zapamtite: svi ste u ovome zajedno!
- Budite optimistični i pozitivni! Osmeh uvek učini da sve bude bolje!
- Prihvatite svoje nesavršenosti! Čak i ako ne uspete da rešite ovaj problem, uvek ima mesta za unapređenje! Svi smo ljudska bića!
TAJNA PREGRADA
Mudar čovek ne čini istu grešku dva puta! Zapišite šta se dogodilo, kako ste reagovali i ostale detalje u vezi sa incidentomtako da možete da o njima diskutujete sa vašim timom tokom procesa evaluacije! Možda ćete se sledeći put bolje pripremiti (ili imati više sreće!).