B. Ostanite smireni i ŠALJITE IZVJEŠTAJE!

Već imamo uopštenu ideju o pisanju izvještaja iz prethodnog poglavlja kada smo opisali finansijske izvještaje. Pored toga, forma i sadržaj izvještavanja je obično objašnjena u zahtjevima prilikom aplikacije. Izvještaj sadrži narativni i finansijski dio (koji smo ranije opisali) ali takođe možete dodati i relevantnu dokumentaciju kao što su rezultati evaluacije, izvještaj tima trenera, isječci iz medija. Ako uredno vodite administraciju i financije, priprema finalnog izvještaja neće biti komplikovana.

TAJNA PREGRADA

Budite iskreni kada odgovarate na postavljena pitanja i nemojte se plašiti da upotrijebite kritičko mišljenje. Zapišite zašto mislite da primijenjena metoda nije imala očekivane rezultate i šta ste naučili iz tog iskustva. 

Narativni izvještaj obično prati formular za prijavu – sve što treba da radite je da uporedite svoj inicijalni plan i trenutnu realizaciju i da objasnite razlike između njih ako postoje. Evo nekoliko pitanja koja mogu da vam pomognu sa pripremom narativnog izvještaja:

  • Da li ste realizovali planirane aktivnosti u planirano vrijeme? Da li je bilo nekih izmjena?
  • Šta ste postigli svakom aktivnošću i da li se to uklapa u okvire koje ste prvobitno definisali?
  • Ako ste imali prethodno definisane indikatore uspjeha – da li ste ih izmjerili i koje su njihove vrijednosti?
  • Da li je bilo nepredviđenih okolnosti (rizika) i kako ste na njih reagovali? Da li su one uticale na konačne rezultate i postizanje cilja i do koje mjere?
  • Kako ste angažovali učesnike u aktivnostima, koje metode ste primjenjivali i koji su bili efekti?
  • Koje ste korake preduzeli da biste povećali vidljivost svog projekta i kakvi su rezultati?
  • Da li imate plan za nastavak projekta i šta očekujete da postignete?
  • Kako su korisnici (učesnici omladinske razmjene) reagovali i kakvi su njihovi utisci nakon realizovanih aktivnosti?
  • Kakvi su vaši utisci o komunikaciji i saradnji sa vašim partnerima?

Naravno, ovo je samo nekoliko ideja koje treba da koristite kao generalne smijernice pri pisanju vašeg izvještaja ali možete dodati ili eliminisati šta god mislite da treba i prilagoditi ih potrebama vaše omladinske razmjene.

TAJNA PREGRADA

Takođe možete da pripremite i manje detaljan izvještaj za učesnike vaše omladinske razmjene. To nije obavezno ali može biti veoma korisno pošto biste im na taj način pružili vrijedne informacije i ojačali vezu između vas – naročito ako želite da nastavite saradnju sa njima!

37%