Β. Δώσε αναφορά!

Έχουμε ήδη αποκτήσει μια γενική ιδέα για τη σύνταξη αναφορών στο προηγούμενο κεφάλαιο με την περιγραφή της οικονομικής αναφοράς. Το ίδιο κι εδώ, ο τύπος και το περιεχόμενο της αναφοράς αναλύεται συνήθως στις προϋποθέσεις της αίτησης χρηματοδότησης. Η αναφορά περιλαμβάνει ένα περιγραφικό και ένα οικονομικό σκέλος (το οποίο εξηγήσαμε νωρίτερα), αλλά μπορείτε να προσθέσετε και διάφορα σχετικά έγγραφα, όπως τα αποτελέσματα της αξιολόγησή σας, τη αναφορά των εκπαιδευτών, δελτία τύπου κλπ. Αν μέχρι τώρα τηρούσατε τη διαχείριση και τα οικονομικά σας επιμελώς, τότε η προετοιμασία της τελικής αναφοράς σας δεν θα είναι ιδιαίτερα σύνθετη.

ΜΑΓΙΚΟ ΚΟΥΤΙ!

Να είστε ειλικρινείς στις απαντήσεις σας στα ερωτήματα που σας τίθενται και να μην φοβάστε να είστε επικριτικοί, αν χρειάζεται. Εξηγήστε γιατί μια μέθοδος που εφαρμόσατε δεν είχε τα αναμενόμενα αποτελέσματα και τι μάθατε από αυτήν την εμπειρία.

Το επεξηγηματικό μέρος της αναφοράς αντιστοιχεί συνήθως στην υποβληθείσα αίτησή σας – το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να συγκρίνετε το αρχικό σας πλάνο και την πραγματική κατάσταση του προγράμματος και να εξηγήσετε τις διαφορές τους, αν υπάρχουν. Τα παρακάτω ερωτήματα θα σας βοηθήσουν να αναπτύξετε το επεξηγηματικό τμήμα της αναφοράς σας:

  • Υλοποιήσατε όλες τις προγραμματισμένες δράσεις στον προβλεπόμενο χρόνο; Υπήρξαν αλλαγές;
  • Τι πετύχατε με κάθε δράση και πώς αυτό εμπίπτει στο αρχικό σας πλαίσιο;
  • Αν είχατε προηγουμένως θέσει δείκτες επιτυχίας, τους χρησιμοποιήσατε; Ποιες είναι οι τιμές τους;
  • Υπήρξαν απρόβλεπτες συνθήκες (κίνδυνοι) και πώς αντιδράσατε; Επηρέασε αυτό τα τελικά αποτελέσματα και την εκπλήρωση του στόχου σας και σε τι βαθμό;
  • Πώς διατηρήσατε το ενδιαφέρον των συμμετεχόντων στις διάφορες δραστηριότητες, ποιες μεθόδους εφαρμόσατε και ποια είναι τα αποτελέσματά τους;
  • Ποια βήματα ακολουθήσατε για να αυξήσετε την προβολή του προγράμματός σας και ποια ήταν τα αποτελέσματά τους;
  • Έχετε σχέδια για τη συνέχιση του προγράμματος και τι προδοκάτε να πετύχετε;
  • Πώς αντέδρασαν οι συμμετέχοντες και ποιες είναι οι εντυπώσεις τους μετά την ολοκλήρωση των δράσεων;
  • Ποιες είναι οι εντυπώσεις σας για την επικοινωνία και τη συνεργασία με τους συνεργάτες;

Φυσικά, αυτές είναι μόνο μερικές ιδέες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ως κατευθυντήριες γραμμές για τη σύνταξη της αναφοράς σας, μπορείτε όμως ελεύθερα να προσθέσετε/αφαιρέσετε όσες επιθυμείτε και να τις προσαρμόσετε στις ανάγκες του δικού σας προγράμματος ανταλλαγής νέων.

ΜΑΓΙΚΟ ΚΟΥΤΙ!

Μπορείτε επίσης να ετοιμάσετε μια λιγότερο αναλυτική αναφορά για τους συμμετέχοντες της ανταλλαγής νέων που διοργανώσατε. Δεν είναι υποχρεωτικό, αλλά μπορεί να τους φανεί πολύ χρήσιμο, αφού  θα τους δώσετε ενδιαφέρουσες πληροφορίες και θα μπορέσετε έτσι να χτίσετε μια γέφυρα επικοινωνίας ανάμεσα σε εσάς και εκείνους – ιδίως αν επιθυμείτε να συνεχίσετε τη συνεργασία σας μαζί τους!

67%