B. ¡Mantén la calma Y REPORTA!

Ya teníamos una idea general de la presentación de informes en nuestro capítulo anterior con la descripción del informe financiero. También aquí, la forma y el contenido de los informes generalmente se explican en los requisitos de la aplicación. El informe contiene una sección narrativa y financiera (que explicamos anteriormente), pero también puedes agregar alguna otra documentación relevante, como resultados de evaluación, informe del equipo de capacitadores, recorte de prensa. Si trabajaste tu administración y finanzas meticulosamente, la preparación del informe final no será complicada.

CAJA SECRETA

Sé honesto al responder las preguntas requeridas y no tengas miedo de tener una opinión crítica si es necesario. Escribe por qué crees que el método aplicado no tuvo los resultados esperados y qué has aprendido de esa experiencia.

El informe narrativo suele ir seguido del formulario de aplicación; todo lo que necesitas hacer es comparar tu plan inicial con la realización actual y explicar las desviaciones, si las hubiera. Aquí hay algunas preguntas que pueden ayudarte a desarrollar la narrativa de su informe:

  • ¿Has realizado todas las actividades planificadas a la hora prevista? ¿Hubo cambios?
  • ¿Qué lograste con cada actividad y encaja eso en los marcos que habías establecido inicialmente?
  • Si ya habías establecido los indicadores de éxito, ¿los has medido y cuáles son sus valores?
  • ¿Hubo circunstancias imprevistas (riesgos) y cómo reaccionaste? ¿Influyó eso en los resultados finales y el logro del objetivo y en qué medida?
  • ¿Cómo involucraste a los participantes en las actividades, qué métodos aplicaste y cuáles fueron los efectos?
  • ¿Qué pasos tomaste para aumentar la visibilidad de tu proyecto y cuáles fueron los resultados?
  • ¿Tienes planes para la continuación del proyecto y qué esperas lograr?
  • ¿Cómo reaccionaron los beneficiarios (participantes del intercambio de jóvenes) y cuáles fueron sus impresiones después de completar las actividades?
  • ¿Cuáles son tus impresiones sobre la comunicación y la cooperación con los socios?

Por supuesto, estas son solo algunas ideas para usar como pautas generales en la redacción de su informe, pero puedes agregar y/o excluir tantas como prefiera y ajustarlas a las necesidades de tu intercambio de jóvenes.

CAJA SECRETA

También puedes preparar un informe menos detallado para los participantes del intercambio. No es obligatorio, pero puede ser muy útil ya que les proporcionarías información valiosa y también refuerzas la conexión entre ellos y tú, ¡especialmente si deseas continuar cooperando con ellos!

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