Poglavlje 1: PRIPREMA: ZASUČIMO RUKAVE!

A. Predjelo: Osnove omladinskih razmena

Za sad ste odgovorili na pitanje ZAŠTO želite da inicirate akciju i ŠTA tačno planirate da postignete. Međutim, sada ste tek postavili temelje konstrukcije svoje ideje – da organizujete omladinsku razmjenu. Šta dolazi nakon toga? Cigle! Potrebno je da definišete sve detalje kako biste podigli čvrste zidove i postigli najbolji mogući arhitektonski ishod svog truda! Pa hajdemo na posao!

♣ POGLEDAJMO CILJEVE

Čekajte malo… A šta je sa trećim pitanjem – KO? Ko je vaša ciljna grupa? Da li ste već donijeli zaključke o adekvatnom profilu vašeg učesnika? Pošto ste detaljno analizirali svoju osnovnu ideju, svoje opšte i specifične ciljeve, neće biti teško izgraditi jasnu viziju profila vaših budućih učesnika u razmjeni. U ovom procesu će vam značajno pomoći definisanje nekih pozitivnih i negativnih kriterijuma koje vaši kandidati treba ili ne treba da ispune. Spisak može biti dugačak i apsolutno je prilagodljiv onome što vaša organizacije vidi kao ciljnu grupu. Evo nekih prijedloga kriterijuma:

Recite DA ljudima koji su:      

  • mladi (definišite to kako vi hoćete!) i omladinski radnici;
  • povezani sa omladinskim organizacijama;
  • otvorenog uma, dijele vrijednosti prihvatanja i tolerancije;
  • prethodno iskustvo je definitivno plus;
  • sposobni da koriste engleski kao jezik za rad;
  • slobodni da prisustvuju čitavom projektu omladinske razmjene.

A (ljubazno) NE onima koji su:

  • prekvalifikovani (oni mogu biti nezadovoljni onim što ste vi spremni da ponudite);
  • bez iskustva u radu u interkulturalnom – transnacionalnom okruženju;
  • nisu sposobni da koriste engleski kao jezik za rad (jezička barijera može biti ozbiljna prepreka njihovom uključivanju, što bi stvaralo teškoće u procesu ali i stvaralo osjećaj isključenosti i distance od drugih);
  • previše mladi ili stari u odnosu na svrhu vašeg projekta.

Kao što je ranije pomenuto, nije obavezno da profili vaših učesnika striktno (ili ne) ispunjavaju navedene kriterijume jer su oni predstavljeni samo da bi vas uveli u proces izgradnje profila u skladu sa perspektivom vaše organizacije i glavnom vizijom vašeg projekta. Kako bismo vam pružili osnovne smijernice za definisanje vaše ciljne grupe, reći ćemo samo da je više nego bitno da vaši budući učesnici:

  • dijele osnovne principe i vizije vaše organizacije;
  • uklapaju se u opšte i specifične ciljeve do kojih ste došli analizom svog drveta problema;
  • budu snažno motivisani i voljni da implementiraju rezultate vašeg projekta u svom okruženju nakon realizacije projekta;
  • usvoje osnovne vještine i iskustva kako bi bili sposobni da ispune uslove vašeg projekta i da učestvuju u njemu u potpunosti.

OVO SMO MI!

Vratićemo se na naš primjer i opisati kandidata koji ispunjava uslove i može mu biti odobreno učešće:

  • mlada osoba između 20 i 30 godina,
  • sa porijeklom/boravištem u postkonfliktnom području ili području u zamrznutom konfliktu (spajanje ljudi iz zemalja koje nemaju ovakvu istoriju odnosa automatski bi poništilo poentu vašeg projekta omladinske razmjene sa ciljem pomirenja),
  • aktivan u omladinskoj organizaciji ili organizacijama za mlade,
  • ima prethodno iskustvo u prenošenju znanja drugima,
  • otvoren za različitosti,
  • zainteresovan za teme kao što su ljudska prava, borba protiv diskriminacije, procesi pomirenja u regionu itd.,
  • ne zastupa ekstremne političke stavove koji bi mogli da izazovu tenziju među učesnicima i kompletno dezorijentišu proces.

I sada ste zvanično spremni za sljedeći korak!

Priprema, pozor, SAD!!

♣ SVI ZA JEDNOG, JEDAN ZA SVE!

Koliko god hrabro da zvuči, u ovoj frazi nema ničeg novog! Da ponovimo, sve je u kolektivnom radu!      Činjenica je da udruženi trud može olakšati život u mnogim slučajevima uključujući praktičnu organizaciju i podjelu rada: raznorodnost vještina, različita iskustva, mnogobrojne ideje i perspektive, pa čak i mreža oko članova tima može nesumnjivo da vodi ka uspješnoj implementaciji. Magična riječ u ovoj teoriji je ništa drugo do… PARTNERI!

Sklapanje partnerstava na projektu obezbjeđuje pristup svježim idejama i otkrićima kao i veliki intelektualni pul kompetencije i dinamike. Naravno, odabir pravog partnera je jednako važno kao… odabir bračnog partnera! Da li biste ikad stali pred matičara sa nekim kome ne vjerujete, sa kim ne dijelite iste principe, ne poštujete njenu/njegovu perspektivu ili nemate slične životne obrasce? Vjerovatno ne! Ovo isto važi i za odabir patnera na projektu! Morate da nađete organizacije koje se manje ili više uklapaju u vaše kriterijume.

TO SMO MI!

U našem slučaju, karakteristike potencijalnih partnera je prilično lako definisati.

Tražili bismo organizaciju koja:

  • promoviše iste vrijednosti kao i naša organizacija,
  • radi sa mladima i za mlade,
  • implementira projekte koji se bave izazovima pomirenja,
  • ima kapacitete da iskoristi potencijal za promjenu u svojoj lokalnoj oblasti koja će se očuvati i nakon završetka projekta,
  • zasnovane su u zajednicama koje su u skorije vreme bile u konfliktu,
  • ima kapaciteta da koristi i multiplicira efekte kada se razmijena završi i motivisana je da uključi nove učesnike u svoje programe, osmišljava nove akcije i ostvari realan uticaj.

Nije potrebno naglašavati da u toku procesa odabira partnera treba slobodno da eliminišete bilo koju od ovih karakteristika ili dodate neke druge koje su u vašem slučaju primjenljive.

Prvo pitanje koje nam u vezi sa ovim pada na pamet je: GDJE? Gdje treba da tražite partnere? Pa, odgovor je prilično neprecizan: BILO GDE!

  • U svom sopstvenom imeniku – prelistajte svoje kontakte, napravite listu organizacija sa kojima ste sarađivali u prošlosti, čak i lične kontakte ljudi koji su imali neke veze sa datom oblašću ili su i dalje u njoj aktivni.
  • Umrežavanje – sklapajte nova poznanstva gdje god možete. Iskoristite događaje na kojima učestvujete, u ulozi učesnika, stručnjaka ili posmatrača, koristite slobodno vrijeme tokom pauza za ručak i kafu ili prijeme i upoznajte nove ljude. Ko zna? Vaši budući patneri mogu biti među njima!
  • Društvene mreže – ne oklijevajte da promovišete svoju ideju na dostupnim platformama na društvenim medijima, reklamirajte je i uputite otvoren poziv svim zainteresovanim stranama. Pretražujte stranice ili profile organizacija i, ako se njihove vizije poklapaju sa vašim, kontaktirajte ih direktno i izrazite svoje interesovanje za partnerstvo.
  • Traženje partnera onlajn – tehnologija je tu da nam olakša stvari. Pratite šta rade drugi i koristite postojeće alate i relevantne pretraživače za traženje potencijalnih adekvatnih partnera.

Da bismo vas malo uputili, napravili smo spisak od nekoliko adresa gdje možete tražiti partnere za vaš projekat: 

  1. Salto, Otlas – platforma za traženje partnerskih organizacija (https://www.salto-youth.net/tools/otlas-partner-finding/)
  2. Erasmus + baza projekata implementiranih u okviru Erasmus+ Programa (http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/projects/).
  3. Eurodesk – web sajt sa velikom mrežom eksperata u omladinskom radu i lokalnih partnera u 35 zemalja koji olakšava kontakte između potencijalnih partnera (https://eurodesk.eu/)
  4. Baza organizacija i institucija akreditovanih za realizaciju volonterskih projekata u okviru Erasmus+ Programa

♣U ŽIVOTU JE BITNO VRIJEME

Iako može zvučati čudno, godišnje doba koje izaberete za omladinsku razmjenu može da utiče na više faktora u vašem projektu. Može da ima posljedice na logistiku, ali takođe može da utiče na izbor mjesta održavanja događaja.

Kada određujete datum događaja, treba da razmislite koji bi period bio najprikladniji:

(a) za vašu ciljnu grupu: u kom periodu najlakše mogu da organizuju transport? Kada su slobodni od ispita i sličnih obaveza?

(b) za vas: u kom periodu je najzgodnije rezervisati smještaj za veće grupe? Do koje mjere vremenski uslovi mogu da utiču na dinamiku programa?

VRIJEME JE ZA GLEDANJE!

Sada je pravo vrijeme da napravimo malu pauzu i opustimo se!

Izvor: triron111 “Good Timin’ JIMMY JONES”

♣NA LICU MJESTA

Izbor prostora za vaš događaj može da utiče na dizajn i dinamiku programa. Naravno, budžet uvijek ima glavnu ulogu ali sve zavisi od ideje koju ste izgradili oko svog projekta omladinke razmjene. Evo dva realistična scenarija:

  • Ako želite da vaši učesnici provode više vremena zajedno ili imate namjeru da realizujete program koji zahtijeva nepodjeljenu pažnju, izabraćete lokaciju dalje od gradske gužve, tj. neko planinsko odmaralište. U tom slučaju, obratite pažnju na logistiku transporta – dolaske i odlaske vaše grupe do i sa lokacije.
  • Ako želite lokaciju koja će vam olakšati planiranje do neke mjere, bolje je da izaberete lokaciju u blizini grada. Imajte u vidu da postoje određeni negativni aspekti, naročito u smislu slabljenja efekta komunikacije između učesnika jer će oni najvjerovatnije provesti svoje slobodno vrijeme istražujući okolinu, u šopingu ili noćnom životu.

Prostor u kome ćete vi, vaš tim i grupa raditi i provesti nekoliko dana je vjerovatno najvažniji aspekt tokom izbora lokacije:

  • VELIČINA JE VAŽNA! – Trebalo bi da prostor bude dovoljno veliki da bi se obezbijedili uslovi za neometani rad.
  • TRANSFORMACIJA! – Trebalo bi da prostor bude pogodan za adptaciju tako da možete da napravite razmještaj, dodate ili ukonite nepotrebne stolove i stolice i prilagodite ga uslovima koje zahtjevaju vaše aktivnosti.
  • PODIJELITE! – Trebalo bi da prostor omogućava rad u manjim grupama.
  • BUDITE SAMI! – Tebalo bi da bude izolovan od drugih gostiju i osoblja u hotelu, odmaralištu ili drugoj lokaciji koju ste odabrali za svoj događaj.
  • BUDITE ZELENI! – Izaberite lokaciju blizu bašte ili parka kako biste neke radionice mogli da održavate na otvorenom ako za to postoje adekvatni vremenski uslovi. Rad na otvorenom obično ima pozitivan efekat na dinamiku grupe; međutim, imajte u vidu da on takođe donosi čitavu novu grupu stimulusa iz okruženja pa pažnja vaših učesnika može biti podijeljena.
  • PRISTUP ZA SVE! – Dostupnost lokacije u smislu arhitektonskih karakteristika je takođe veoma važna. Provjerite da li prostor koji ste odabrali za smještaj i rad ispunjava bar minimalne uslove vezane za mogućnost pristupa: da li postoje ulazi za osobe u invalidskim kolicima u zgradu i prostorije za rad, da li osobe sa invaliditetom mogu da pristupe i nezavisno koriste sobe, toalete itd.

Ako vaša lokacija ispunjava sve navedene kriterijume, onda ste definitivno izabrali najbolju opciju i spremni ste da nastavite dalje!

♣3,2,1 – AKCIJA!

A sada… KAKO ćete postići svoj cilj? Koje ativnosti ćete organizovati i implementirati da biste postigli svaki specifični cilj definisan u prethodnim koracima? Omladinske razmjene obično traju pet ili više dana i, koliko god da je vaš program interesantan i dobro osmišljen, uzmite u obzir činjenicu da će vašem timu i vašoj grupi takođe biti potrebne neke promjene u dinamici kao i male pauze. Preporučujemo da odredite jedan dan u sredini programa kada ćete raditi samo ujutru, a popodne posvetiti nekoj spoljnoj aktivnosti.

TAJNA PREGRADA!

Dobar je ukus slobode! Ponudite svojim učesnicima slobodno popodne i dozvolite im da rade šta god hoće!

Ako na bilo koji način osjetite da ste se izgubili u ovom procesu, evo nekih smijernica koje će vam olakšati život:

  • PRVI DAN: imajte u vidu da je najveći broj učesnika vjerovatno proveo nekoliko sati u putu, da dolaze u novo okruženje gdje ne poznaju nikoga. Zbog toga vaša agenda treba da bude oslobođena redundantnog i teškog sadržaja. Napravite samo kratak uvod, objasnite grupi osnovne stvari (kao što su tehnički detalji u vezi sa smještajem i obrocima), upoznajte učesnike sa programom za naredne dane i dajte im dovoljno vremena da se predstave kako bi se upoznali međusobno i sa projektnim timom. Pokušajte da probijete led i unesete zabavnu i opuštenu atmosferu tako što ćete koristiti neke od igara za upoznavanje: https://snacknation.com/blog/boost-productivity-meetings-icebreakers-games/

Izvor: SnackNationOffice: “26 Ridiculously Fun Icebreaker Games im 2020 For Your Next Meeting”

VRIJEME JE ZA GLEDANJE!

To ovako izgleda:

Izvor: Dreams for Life “3#Name Game, Get to know each other activity through drawing, repeating and having fun”
  • DANI TRENINGA: DANI TRENINGA: Koliko god su vaši saradnici kompetentni za temu vaše omladinske razmjene, grupi će nekad biti potrebna promjena tempa i pristupa kako bi održali koncentraciju i dinamiku. Evo nekih primjera u slučaju da ste se pitali kako ovo da postignete:
radite u plenumu/individualno ili u manjim grupamadržite predavanja
radite na filmu sa relevantnom temomorganizujte igru sa igranjem uloga
koristite metode simulacije da istražite određenu temusprovedite studiju slučaja
kreirajte vođenu fantazijuorganizujte “svjetski kafe”
implementirajte metodu “tehnologije otvorenog prostora”koritite metode kreativnog izražavanja kao što su crtanje, pripovjedanje i ples
mijenjajte parove trenera/angažujte jednog ili više gostujućih predavača: različiti ljudi imaju različite energijebudite spremni da promjenite pristup ili da posvetite nekoj temi više vremena nego što ste inicijalno planirali

TAJNA PREGRADA!

Osmislite program sa različitim tehnikama i metodama. Budite fleksibilni – nemojte se striktno držati plana ako je očigledno da to nije dobro za grupu. I pripremite rezervni plan.

NAJVAŽNIJI SAVET: Projektni tim mora da se sastaje svakog dana. Uvijek će biti nepredviđenih situacija koje ćete morati da rješavate, radićete na izmjenama programa na osnovu dnevnih evauacija, provjeravaćete da li je sve pod kontrolom, organizovati večernji program, izlete u grad za naredni dan ili, u najboljem slučaju, bar ćete razmjenjivati informacije i zaključke.   

Jedna od najvažnijih karakteristika svake omladinske razmjene je interkulturalno učenje. Iako učesnici koriste svoje slobodno vrijeme da uče jedni od drugih i da se bolje upoznaju, ipak treba da napravite mjesta u svojoj agendi za strukturisanu razmjenu. Učesnici mogu da predstave svoje organizacije, kulture i folklor, muziku iz njihovih regiona ili neke manje poznate činjenice o društvima iz kojih dolaze, kao i sve to zajedno.

VRIJEME JE ZA GLEDANJE!

To ovako izgleda:

https://www.facebook.com/AssociationStrive/videos/1678687372150685/
Source: AssociationsStrive “Intercultural Evening in Čacovec”

Još jedna važna karakteristika omladinske razmjene je činjenica da one obezbijeđuju idealne uslove za umrežavanje između omladinskih organizacija kojima učesnici pripadaju. Energija ljudi koji su uključeni u omladinsku razmjenu je dobra, oni su motivisani za pokretanje novih akcija i primjenu znanja i vještina koje su stekli tokom treninga i okruženi su svojim vršnjacima i ljudima koji slično razmišljaju, što zajedno čini savršene uslove za početak novih partnerstava. 

Pokušajte da posvetite malo vremena na kraju jedne radionice planiranju budućnosti: ohrabrite učesnike da razmjenjuju ideje i razmišljaju o aktivnostima koje mogu da implementiraju zajedno u bliskoj budućnosti.

TAJNA PREGRADA!

Slobodno vrijeme nije isto što i izgubljeno vrijeme! Efekti omladinske razmjene su najvidljiviji nakon predavanja, studijskih posjeta ili radionica. To je vrijeme kada se stvaraju prijateljstva, planiraju nove zajedničke aktivnosti, kritički analiziraju sve informacije koje su učesnici čuli, vidjeli i doživjeli tokom dana. Zato se pobrinite da ostavite mjesta u svom rasporedu!

  • POSLJEDNJI DAN: Posljednji dan mora da sadrži dio koji je posvećen evaluaciji čitavog događaja. Neka evauacija vaše omladinske razmjene bude posljednja aktivnost vašeg projektnog tima dok su vam utisci još svježi. Iskoristite priliku da čestitate jedni drugima na dobro obavljenom poslu i da napravite plan za sljedeće korake. Na kraju krajeva, svakako ćete morati da pripremite izvještaj!

♣KOLIKO PARA, TOLIKO MUZIKE!

Tužno ali istinito! Činjenica je da je sve što planirate ili sanjate o svom projektu – od prostora koji možete da priuštite do materijala koje ćete moći da koristite tokom svoje omladinske razmjene – povezano sa sredstvima koja su vam dostupna.

Izvor: www.frapress.gr

Pošto će za analizu svih aspekata budžeta biti potreban različit alat, kratko ćemo vam predstaviti neke ideje o mogućim izvorima finansiranja vašeg projekta:

  • Internacionalni i regionalni donatori – postoji veliki broj institucija, organizacija i fondacija koje su aktivne u regionu i podržavaju omladinske razmjene.
  • Strane ambasade –postoji nekoliko programakoje podržavaju ambasade ili druge slične fondacije koje možete istražiti.
  • Domaći donatori – možete tražiti podršku od relevantnih ministarstava i drugih državnih institucija pa čak i lokalnih samouprava koje prepoznaju svoje interese u realizaciji međunarodnih događaja kao što su omladinske razmjene na svojoj tertoriji.
  • Sponzori – možete kontaktirati kompanije i tražiti da sponzorišu vaš događaj, bilo kroz svoje korporativne društveno odgovorne programe, direktno finansirane vašeg događaja ili tako što će vam obezbijediti svoje usluge i proizvode u zamjenu za promociju.
  • Sakupljanje sredstava – organizujte događaj kao što je koncert, dobrotvorna večera ili predstava. Takođe potražite podršku onlajn, preko platformi koje pružaju usluge grupnog finansiranja.

Kada pronađete potrebna sredstva, možete da uklopite svoje planove u budžet koji vam je dostupan i da idete dalje!

♣DUŽNOST ZOVE!

Sada je vrijeme da kreirate pozivnice i formulare za prijavu i da pronađete način da kontaktirate svoje potencijalne učesnike. 

Poziv za učešće u omladinskoj razmjeni treba da sadrži opšte informacije o događaju – kao i za svaki drugi projekat:

  • mjesto i vrijeme;
  • cilj treninga;
  • profil učesnika;
  • opštu agendu;
  • rok za prijavljivanje;
  • uslove koje ćete obezbijediti učesnicima (troškove koje ćete pokriti, tip smještaja koji ćete obezbijediti itd.).

TAJNA PREGRADA!

Nemojte biti otvorena knjiga! Nemojte da otkrijete previše detalja o agendi u ovoj fazi i ostavite malo prostora za naknadne izmjene programa ako budete smatrali da je potrebno.

Formular za prijavu je takođe dio pozivnice. On treba da obuhvata dovoljno pitanja kako biste olakšali proces selekcije ali nemojte pretjerivati! Neka bude kratak i jednostavan da ne biste obeshrabrili potencijalne kandidate. Na primjer:

  • Iz koje organizacije i grada dolazite?
  • Koliko imate godina? Da li imate neko radno iskustvo vezano za datu temu?
  • Zašto ste se prijavili za ovu razmjenu (šta vas je motivisalo, šta očekujete da dobijete od ovog događaja) i na koji način mislite da možete da date svoj doprinos?
  • Da li imate neke posebne zahtjeve (npr. koristite invalidska kolica, alergični ste na neku hranu, potrebna vam je viza za putovanje)?

TAJNA PREGRADA!

UPOZORENJE O ZAŠTITI PODATAKA!!! Pobrinite se da poštujete propise o zaštiti privatnosti kada je u pitanju prikupljanje i obrada podataka i informišite učesnike o njihovim pravima.

Distribuirajte pozivnice svakim dostupnim kanalom komunikacije: mailing liste, grupe i objave na društvenim mrežama, forumi koji se bave adekvatnim temama i druge web stranice, organizacije i institucije sa kojima sarađujete vi i vaši partneri, pa čak i vaši lični kontakti.

Sada dolazi proces selekcije! Cijeli projektni tim treba da radi zajedno na tome poštujući sljedeća pravila:

  1. Odaberite učesnike na osnovu liste kritrijuma koju ste već definisali.
  2. Budite otvoreni za neke izuzetke: možete odabrati osobu koja ne ispunjava kriterijum starosti ako vjerujete da može da doprinese temi.
  3. Vodite što više računa o balansu grupe – ona treba da sadrži približno isti broj muških i ženskih učesnika, oni treba da dolaze iz različitih gradova i organizacija, itd.
  4. Budite pažljivi kada su u pitanju učesnici bez prethodnog iskustva jer oni mogu da umanje nivo rada i da imaju teškoće sa praćenjem grupe.
  5. Pošto je radni jezik uglavnom engleski, budite sigurni da je sposobnost vaših učesnika da ga koriste dovoljna da oni budu podjednako uključeni.
  6. Imajte u vidu da neki kandidati mogu da odustanu u međuvremenu i da definitivno treba da imate listu „zamjena“.

I na kraju, ali ne i manje važno – detaljne informacije koje treba da pošaljete odabranim učesnicima:

  • Opis prostora u kom se održava događaj, uputstva o transportu i mapa lokacije da biste im olakšali orijentaciju; 
  • Podsjetnik o procedurama za naknadu troškova;
  • Korisne informacije kao što su: vremenska zona, lokalna valuta itd.;
  • Opšta politika npr. da ne podržavate konzumiranje alkohola;
  • Spisak stvari koje treba da ponesu npr. prezentacija njihove organizacije;
  • Kontakt podaci članova vašeg tima – brojevi telefona i e-mail adrese.

Da li je bilo dovoljno predjela? Odlično! Pređimo na glavno jelo!

59%