Capítulo 1: PREPARACIÓN: ¡VAMOS, A ENSUCIARSE LAS MANOS!

A. Lidiar con los aperitivos: el ABC de los intercambios de jóvenes

Hasta ahora, has respondido preguntas sobre POR QUÉ deseas hacer esto y exactamente QUÉ planeas lograr. Sin embargo, solo has sentado las bases de la construcción de tu idea: organizar un intercambio de jóvenes. ¿Qué viene después? ¡Ladrillos! ¡Deberás definir todos los detalles para levantar paredes sólidas y lograr el mejor resultado arquitectónico posible a través del esfuerzo! Entonces, ¡hagamos negocios!

♣MUÉSTRAME EL OBJETIVO

Dame un segundo… falta una pregunta, ¿no?… ¡Claro! ¿Y QUIÉN? ¿A quién te diriges? ¿Quién pertenece a tu grupo objetivo? ¿Ya definiste cuál es el perfil de participantes que más se adecúa? Pues como ya has analizado en detalle tu idea principal, tus metas y objetivos específicos, no será una tarea difícil construir una visión clara de los perfiles de tus participantes en el intercambio juvenil. Una buena ayuda para este proceso será establecer algunos criterios tanto positivos como negativos que los candidatos tendrán o no que cumplir. La lista puede ser larga y es absolutamente ajustable a la percepción que tiene tu organización acerca del grupo objetivo. A continuación, se presentan algunas propuestas a manera de ejemplo de dichos criterios:

Aceptar a personas:

  • Jóvenes  (¡define tú lo que es joven para ti!) y trabajadores juveniles;
  • Vinculadas a una organización juvenil;
  • De mente abierta, que compartan aceptación y tolerancia;
  • Con experiencia previa, que definitivamente es una ventaja;
  • Capaces de utilizar el inglés como idioma de trabajo;
  • Disponibles para asistir durante toda la duración del proyecto de intercambio juvenil.

(Con amabilidad) NO aceptes a aquellos:

  • Sobre cualificados (es posible que no queden satisfechos con lo que estás dispuesto a proporcionar);
  • Sin experiencia en trabajar en un entorno intercultural – transnacional;
  • Incapaces de utilizar el inglés como lengua de trabajo (la barrera del idioma puede ser un serio obstáculo durante su participación, no solo trayendo dificultades al proceso, sino también creando sentimiento de exclusión y distanciamiento de los demás)
  • Demasiado jóvenes o demasiado mayores para los propósitos del proyecto.

Como se mencionó anteriormente, no es obligatorio que el perfil de los participantes cumpla estrictamente (o no) con los criterios enumerados anteriormente, ya que estos no son más que un ejemplo que puedes utilizar para la definición del perfil que más se adecúe a las necesidades de tu proyecto, en concordancia con la perspectiva de tu organización. Tratando de ofrecerte las pautas básicas para definir tu grupo objetivo, es más que un hecho que los futuros participantes deberían:

  • Compartir los principios y visiones básicos de tu organización
  • Coincidir con tus metas y objetivos previamente analizados en el análisis de árbol de problemas
  • Estar fuertemente motivados y dispuestos a implementar el resultado del proyecto en su entorno después de la realización del proyecto
  • Adquirir las habilidades y la experiencia básicas para poder cumplir con los requisitos del proyecto y participar plenamente.

¡ESTO ES LO QUE SOMOS!

Volviendo a nuestro ejemplo, vamos a describir una persona elegible para ser aprobado como futuro candidato:

  • Persona joven de entre 20 a 30 años
  • Originaria o residente de áreas postconflicto o enquistadas (reunir a personas de países que no comparten tal historia aboliría automáticamente el objetivo de su proyecto de intercambio juvenil de reconciliación)
  • Activo en organizaciones juveniles u organizaciones que trabajan para jóvenes
  • Con experiencia previa en transmitir el conocimiento a otros
  • De mente abierta
  • Interesado ​​en el tema de derechos humanos, lucha contra la discriminación, procesos de reconciliación en la región, entre otros.
  • No aboga por opiniones políticas extremas que puedan desencadenar tensiones entre los participantes y desorientar completamente el proceso.

¡Y ahora, oficialmente estás listo para el próximo paso!

Preparados… ¿listos? ¡fuera!

♣¡UNO PARA TODOS, Y TODOS PARA UNO!

Por valiente que parezca, ¡no hay nada nuevo en esta fase! Una vez más, ¡se trata de trabajo colectivo! Es un hecho que el trabajo en equipo puede facilitarnos la vida en la mayoría de los casos, desde la preparación hasta la división de la carga de trabajo, la variedad de habilidades, las diferentes experiencias, las múltiples ideas y perspectivas, incluso la red de personas en el entorno de los miembros del equipo, sin duda, puede conducir a una implementación exitosa. La palabra mágica en esta teoría no es otra más que… ¡SOCIOS!

El hacer socios en un proyecto brinda acceso a nuevas ideas y avances, un gran grupo intelectual de competencia y dinámica. Obviamente, ¡elegir los socios adecuados es tan importante como casarse con la persona adecuada! ¿Alguna vez subirías al altar con alguien en quien no confías, que no comparte tus principios comunes, no aprecia tu perspectiva o no sigue patrones de vida similares a los tuyos? ¡Probablemente no! ¡Este es exactamente el caso también al elegir a los socios de tu proyecto! Tienes que buscar organizaciones que más o menos cumplan con tus criterios.

¡ESTO ES LO QUE SOMOS!

En nuestro caso, las características de nuestros posibles socios son bastante fáciles de definir:

De preferencia, vamos a buscar organizaciones que:

  • Compartan los valores de nuestra organización
  • Trabajen con los jóvenes y para los jóvenes,
  • Implementen proyectos que aborden el desafío de la reconciliación,
  • Tengan potencial para lograr un cambio en sus áreas locales y que aún después de la finalización del proyecto, continúen haciendo la diferencia.
  • Estén basadas ​​en comunidades que han estado en conflicto recientemente
  • Tengan la capacidad de utilizar y multiplicar los efectos aun cuando finalice el intercambio y están motivadas a involucrar a nuevos participantes en sus programas, crear nuevas acciones y generar un impacto genuino.

No hace falta decir que durante el proceso de búsqueda de socios deberás sentirte libre de descartar cualquiera de esas características o agregar otras que te resulten más aplicables.

La primera pregunta vinculada que me viene a la mente es la siguiente; ¿DÓNDE? ¿Dónde buscar socios? Bueno, la respuesta es tan simple como… ¡EN CUALQUIER LUGAR!

  • En tu propia agenda – Revisa tus contactos, enumera las organizaciones con las que comparten algún pasado, incluso ponte en contacto personalmente con personas que tengan algún historial de haber trabajado con jóvenes o que todavía estén activas en el campo.
  • Contactos – Haz nuevas amistades en cualquier lugar que puedas. Aprovechas los eventos a los que asistes en busca de participantes, expertos u observadores, utiliza cualquier tiempo libre que consigas en las reuniones, las pausas para el café y las recepciones, y al conocer gente nueva. ¿Quién sabe? ¡Quizás podrías conseguir nuevos socios!
  • Medios de comunicación social – No dudes en promover tu idea en las plataformas de redes sociales disponibles, publicitarla y llamar abiertamente a las partes interesadas. Busca páginas o perfiles de organizaciones y si sus visiones coinciden, comunícate con ellos directamente y exprésales su interés por una nueva asociación.
  • Búsqueda de socios en línea – La tecnología está aquí para facilitarnos las cosas. Sigamos el ejemplo de otros y usemos las herramientas que tenemos a mano y los motores de búsqueda más importantes para buscar posibles socios.

Para darte un ejemplo, hemos enumerado varias direcciones donde podrías buscar socios para tu proyecto:

  1. Salto, Otlasuna plataforma para buscar organizaciones que podrían ser socios en potencia (https://www.salto-youth.net/tools/otlas-partner-finding/)
  2. Base de datos Erasmus+ de proyectos implementados en el marco del programa Erasmus+ (http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/projects/).
  3. Eurodesksitio web con una amplia red de expertos en juventud y socios en 35 países que facilita el contacto con potenciales socios (https://eurodesk.eu/)
  4. La base de organizaciones e instituciones acreditadas para la realización de proyectos de voluntariado en el marco del Programa Erasmus+

♣LA VIDA SE TRATA DE TIEMPO

Por extraño que parezca, la temporada que elijas para tu intercambio de jóvenes podría afectar a más de un factor en la ecuación de tu proyecto. Esto puede tener consecuencias en la logística, pero también puede afectar la selección del lugar.

Al determinar la fecha del evento, deberás pensar en el período que sería más conveniente:

(a) para el grupo objetivo: ¿en qué período es más fácil organizar el transporte? ¿En qué fecha estarán libres de exámenes u otras obligaciones similares?

(b) para ti: ¿qué período es el más conveniente para hacer reservas de alojamiento para grupos numerosos? ¿En qué medida pueden influir las condiciones meteorológicas en la dinámica del programa?

¡ES HORA DE UN VÍDEO!

Hablando de eso, ¡parece un buen momento para un pequeño descanso para relajarse!

Source: triron111 “Good Timin’ JIMMY JONES”

DE INMEDIATO

La elección del lugar para el evento puede influir en la estética y la dinámica del programa. Por supuesto, el presupuesto disponible siempre va a ser el protagonista, sin embargo, todo depende de la idea que hayas construido en torno a tu proyecto de intercambio de jóvenes. Aquí hay dos escenarios realistas:

  • Si deseas que los participantes pasen más tiempo juntos o tienes la intención de implementar un programa que requiera toda su atención, estaría bien elegir un lugar alejado de la ciudad, por ejemplo, algún resort de montaña. En este caso, presta atención a la logística del transporte: llegadas y salidas del grupo hacia y desde el lugar.
  • Si deseas una ubicación que haga más fácil la planificación, será mejor que elijas un lugar cerca de la ciudad. Ten en cuenta que existen algunos aspectos negativos, especialmente en términos de que la interacción entre los participantes puede ser menor, ya que lo más probable es que opten por pasar su tiempo libre explorando el entorno, comprando y disfrutando de la vida nocturna.

El espacio en el que tú, tu equipo y el grupo trabajarán y pasarán varios días es probablemente el aspecto más importante durante la selección de la ubicación:

  • ¡EL TAMAÑO IMPORTA! – Debe ser lo suficientemente grande como para proporcionar las condiciones adecuadas para un trabajo sin interrupciones.
  • ¡TRANSFORMABLE! – Debe ser adaptable, de modo que se pueda reorganizar, agregar o quitar mesas y sillas y adaptarlo a las necesidades de las actividades.
  • ¡DIVÍDELO! – De preferencia, deberás proporcionar las condiciones adecuadas para que se pueda trabajar en grupos pequeños.
  • ¡ENTRE NOSOTROS! – Deberán estar aislados de otros invitados o personal del hotel, resort u otro lugar que hayas elegido para el evento.
  • ¡PIENSA VERDE! – Elije un lugar cerca de un jardín o un parque, para que puedan realizar talleres al aire libre si las condiciones climáticas son adecuadas. Trabajar al aire libre suele tener un efecto positivo en la dinámica del grupo; sin embargo, tenga en cuenta que también trae una gran cantidad de nuevos estímulos en el entorno, por lo que la atención de los participantes puede dividirse.
  • ¡ACCESO PARA TODOS! – La disponibilidad de la ubicación en términos de características arquitectónicas también es muy importante. Compruebe si el espacio que ha elegido para el alojamiento y el trabajo cumple al menos los requisitos mínimos en términos de accesibilidad: si hay entradas accesibles para sillas de ruedas en el edificio y el espacio de trabajo, si las personas con discapacidad pueden tener acceso y utilizar de forma independiente habitaciones, baños, Entre otros…

Si su ubicación marca la casilla SÍ en todos los criterios anteriores, ¡definitivamente ha elegido la mejor opción y está listo para seguir adelante!

3,2,1 – ¡ACCIÓN!

Ahora, ¿CÓMO vas a lograr tu objetivo? ¿Qué actividades organizarás e implementarás para lograr cada objetivo definido en los pasos anteriores? Los intercambios de jóvenes suelen durar cinco días o más y, por muy interesante y bien diseñado que esté el programa, deberás considerar el hecho de que tu equipo y el grupo necesitarán algunos cambios en la dinámica, así como un pequeño descanso en algún momento. Te recomendamos que elijas un día en medio del programa en el que trabajarás solo por la mañana y dedica la tarde a alguna actividad externa.

¡CAJA SECRETA!

¡La libertad sabe bien! ¡Ofrece una tarde libre a los participantes y déjalos hacer lo que quieran!

Si te sientes perdido en esta parte, aquí hay algunas pautas que lo harán todo más fácil:

  • DÍA DE INICIO: Ten en cuenta que la mayoría de los participantes probablemente han pasado varias horas viajando, llegaron a un nuevo entorno y no conocen a nadie allí. Por lo tanto, la agenda debe estar libre de contenido redundante y pesado. Piensa en una breve introducción, explica lo esencial al grupo (como detalles técnicos sobre el alojamiento y las comidas), preséntales el programa para los días siguientes y déjales suficiente tiempo para que se presenten, para que se conozcan entre ellos y al equipo del proyecto. Intenta romper el hielo y hacerlo divertido y relajante usando algunos juegos para romper el hielo: https://snacknation.com/blog/boost-productivity-meetings-icebreakers-games/

Source: SnackNationOffice: “26 Ridiculously Fun Icebreaker Games im 2020 For Your Next Meeting”

¡ES HORA DE UN VÍDEO!

Así es como se ve:

Source: Dreams for Life “3#Name Game, Get to know each other activity through drawing, repeating and having fun”
  • DÍAS DE ENTRENAMIENTO: Por mucho que tú y tus socios sean competentes en términos del intercambio, el grupo a veces necesitará un cambio de ritmo y enfoque para mantener su concentración y dinámica. Aquí hay algunos ejemplos, en caso de que te estés preguntando cómo conseguirlo:
Trabajar todos juntos, de manera individual, o en grupos pequeños.Dar conferencias
Analizar y/o trabajar en una película con un tema relevanteOrganizar un juego de roles
Utilizar métodos de simulación para explorar el temaDesarrollar un caso para su estudio
Crear una fantasía guiadaOrganizar un “café mundial”
Implementar el método de “tecnología de espacio abierto”Usar métodos de expresión creativa como dibujar, contar historias y bailar
Cambiar de ponentes / involucrar a uno o más conferenciantes invitados: diferentes personas tienen diferentes energíasEstén preparados para cambiar el enfoque o dedicar a algún tema un poco más de tiempo del que inicialmente habían planeado.

¡CAJA SECRETA!

Diseña el programa con diferentes técnicas y métodos. Sé flexible: no te ajustes estrictamente al plan si notas que no se adecúa al grupo. Y prepara un plan de respaldo.

GRAN CONSEJO: El equipo del proyecto debe reunirse todos los días. Siempre habrá situaciones imprevistas que tendrás que resolver, trabajarás cambios en el programa en base a las evaluaciones diarias, comprobarás si todo está bajo control, organizarás el programa de la tarde, una salida a la ciudad para el día siguiente o, en el mejor de los casos, al menos intercambiarás información y conclusiones.

Una de las características más importantes de todo intercambio de jóvenes es el aprendizaje intercultural. Aunque los participantes utilicen su tiempo libre para aprender unos de otros y conocerse mejor, deberás dedicar algo de tiempo en tu agenda para realizar, cada tanto, un intercambio estructurado. Los participantes pueden presentar sus organizaciones, su cultura y folclore, música tradicional de su región o datos poco conocidos sobre las sociedades de las que provienen. O pueden hacer todo a la vez.

¡ES HORA DE UN VÍDEO!

Así es como se ve:

Intercultural Evening in Čakovec

From the stars of the local television to the stars of the national television in just one week! 😀 Youth exchange Explore, Connect & Coach, Croatia 2017 finished one week ago, but knowledge, skills and new friends we have gained with this project will last for years. 🙂 #ExploreConnectCoach #youthproject #erasmusplus #InterculturalEvening #Cakovec #Croatia #Holland #Spain #youthexchange #AssociationStrive

Posted by Association Strive on Tuesday, 15 August 2017
Source: AssociationsStrive “Intercultural Evening in Čacovec”

Otra característica significativa de los intercambios de jóvenes es el hecho de que brindan las condiciones ideales para hacer contactos entre las organizaciones juveniles a las que pertenecen. La energía de todas las personas involucradas en el intercambio juvenil es buena, están motivadas para iniciar nuevas acciones y aplicar los conocimientos y habilidades adquiridas durante la capacitación, a su vez están rodeadas de sus compañeros y personas que comparten sus ideas, lo que en conjunto hace las condiciones perfectas para iniciar nuevas asociaciones.

Intenta dedicar algo de tiempo al final de un taller para planificar para el futuro: anima a los participantes a intercambiar ideas y pensar en actividades que podrían implementar juntos en un futuro próximo.

¡CAJA SECRETA!

¡Tiempo libre y tiempo perdido no son lo mismo! Los efectos de un intercambio de jóvenes son más prominentes después de lecciones, visitas de estudio o talleres. Ese es el momento de hacer amigos, planificar nuevas actividades juntos, analizar críticamente toda la información escuchada, vista y encontrada durante el día. Por lo tanto, asegúrate de hacer algo de espacio en tu agenda.

  • ÚLTIMO DÍA: Tu último día debe contener una parte dedicada a la evaluación de todo el evento. Deja que la evaluación del intercambio juvenil sea la última actividad que realices con tu equipo mientras tus impresiones aún están frescas. Aprovechen la oportunidad para felicitarse mutuamente por un trabajo bien hecho y para hacer arreglos con respecto a los siguientes pasos. Que consisten en prepararse para realizar un informe acerca de los resultados obtenidos.

♣ ¡TODO EN LA VIDA TIENE UN PRECIO!

¡Triste pero cierto! Es un hecho que todo lo que planeas o sueñas con tu proyecto, desde el lugar hasta los materiales que podrás utilizar durante tus actividades de intercambio, estará relacionado con los recursos económicos de los que dispongas.

Fuente: www.frapress.gr

Dado que el presupuesto va a necesitar un conjunto de herramientas aparte para hacer un análisis eficaz, nos gustaría presentarte brevemente posibles recursos financieros para el apoyo de tu proyecto:

  • Donantes internacionales y regionales – Encontrarás cierto número de instituciones, organizaciones y fundaciones activas en la región que apoyen los intercambios de jóvenes.
  • Embajadas extranjeras – Existen programas apoyados por embajadas u otras fundaciones similares que podrías explorar.
  • Donantes nacionales – Puedes buscar el apoyo de los ministerios pertinentes y otras instituciones gubernamentales, incluso de los gobiernos autónomos locales que puedan reconocer sus intereses en la realización de eventos internacionales, tales como los intercambios de jóvenes en su territorio.
  • Patrocinadores – Puedes contactarte con empresas y pedirles que patrocinen tu evento, ya sea a través de sus programas de responsabilidad social empresarial, mediante la financiación directa de tu evento, o brindándote sus servicios y productos a cambio de promoción.
  • Recaudación de fondos – Podrías organizar un evento de recaudación de fondos como un concierto, una cena benéfica o una obra de teatro. Además, busca soporte en línea, a través de plataformas que brinden servicios para la recaudación de fondos.

Tan pronto como encuentres los recursos necesarios, vas a poder ajustar tus planes al presupuesto disponible, ¡e ir a por ello!

♣ ¡EL DEBER LLAMA!

Ahora es el momento de crear la invitación, un formulario de solicitud y encontrar la manera de contactar a los posibles participantes.

La invitación para participar en el intercambio de jóvenes debe contener información general sobre el evento, y como en cualquier otro proyecto:

  • Lugar, fecha y hora
  • Objetivo del entrenamiento
  • Los perfiles de los participantes
  • Agenda general
  • Fecha máxima para postularse
  • Las condiciones que brindarás a los participantes (los costos que cubrirán, el tipo de alojamiento que proporcionarán, entre otros…)

¡CAJA SECRETA!

¡No seas un libro abierto! Asegúrate de no revelar demasiados detalles de la agenda en este paso para así tener espacio para realizar cambios posteriores al programa de ser necesario.

El formulario de solicitud también forma parte de la invitación. Deberás incluir suficientes preguntas para facilitar el proceso de selección, ¡pero no exageres! Sé breve y simple para no desanimar a los posibles candidatos. Por ejemplo:

  • ¿De qué organización y ciudad eres?
  • ¿Cuántos años tienes? ¿Posees alguna experiencia laboral relacionada con el tema?
  • ¿Por qué postulas a este intercambio (qué te motivó, qué esperas ganar con este evento) y cómo crees que puedes contribuir?
  • ¿Posees algún requisito específico? (por ejemplo, utilizas una silla de ruedas, eres alérgico a algún alimento, necesitas una visa para viajar)

¡CAJA SECRETA!

¡¡¡ALERTA DE PROTECCIÓN DE DATOS!!! Asegúrate de seguir las disposiciones de la regulación de protección de datos con respecto a la recopilación y el procesamiento de los datos solicitados e informar a los solicitantes sobre sus derechos.

Asegúrate de que la invitación se distribuya a todos los canales de contacto disponibles: listas de correo, grupos y publicaciones en redes sociales, foros que consideran temas afines y otras páginas web, organizaciones e instituciones con las que tú y tus socios cooperan, e incluso contactos personales.

¡Y aquí viene el proceso de selección! Todo el equipo del proyecto deberá trabajar en conjunto y seguir las reglas:

  1. Elijan participantes según la lista de criterios que hayan establecido.
  2. Estén abierto a algunas excepciones: pueden elegir una persona que no se ajuste a su criterio de edad si creen que puede contribuir al tema.
  3. Mantengan el grupo equilibrado tanto como sea posible; deben tener aproximadamente el mismo número de participantes masculinos y femeninos, deben provenir de diferentes pueblos y organizaciones, entre otros.
  4. Tengan cuidado con los participantes sin experiencia previa, ya que podrían bajar el nivel de trabajo y tener dificultades para mantenerse al día con el grupo.
  5. Dado que el idioma de trabajo suele ser el inglés, asegúrense de que sus participantes sean lo suficientemente fluidos para que puedan estar igualmente involucrado.
  6. Tengan en cuenta que algunos candidatos pueden darse por vencidos mientras tanto, por lo que definitivamente debería tener una lista de “reemplazos”.

Por último, pero no menos importante, la información detallada que se enviará a los participantes seleccionados ha de ser:

  • Descripción del lugar, instrucciones para los arreglos de transporte y tal vez un mapa de la ubicación para facilitar la orientación
  • Recordatorio de los procedimientos de reembolso
  • Información útil como: zona horaria, moneda local, entre otros…
  • Políticas generales, por ejemplo, que no se admita el consumo de alcohol
  • Lista de elementos que necesitan traer, por ejemplo, presentación de su organización
  • Datos de contacto de los miembros de su equipo: números de teléfono y direcciones de correo electrónico.

¿Ya has tenido suficientes aperitivos? ¡Muy bien! ¡Pasemos a los platos principales!

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