Kapitulli 1: PËRGATITJA: LE T’I BËJMË DUART E PAPASTËRTA!

A. Ballafaqimi me meze: Gjërat e domosdoshme të Shkëmbimit të të Rinjve!

Deri më tani, ju jeni përgjigjur pyetjeve PSE doni të filloni veprimin dhe ÇFARË saktësisht planifikoni të arrini. Sidoqoftë, ju keni hedhur vetëm themelin e ndërtimit të idesë suaj – të organizimit të një shkëmbim të të rinjve. Çfarë vjen më pas? Tulla! Ju duhet të përcaktoni të gjitha detajet në mënyrë që të ngritni mure të forta dhe të arrini rezultatin më të mirë të mundshëm arkitektonik përmes përpjekjeve tuaja! Epo … le të bëjmë punë!

MË TREGO SHËNJESTRËN

Prisni një minutë … po në lidhje me “W” e tretë? Po kush? Kë synoni? Kush i përket grupit tuaj të synuar? A keni arritur ende në një përfundim në lidhje me profilin e duhur të pjesëmarrësve? Epo, pasi që tashmë keni analizuar në detaje idenë tuaj kryesore, qëllimet tuaja dhe objektivat specifike, nuk do të jetë një detyrë e vështirë të ndërtoni një vizion të qartë të profileve të pjesëmarrësve tuaj të ardhshëm në shkëmbimin e të rinjve. Ndihma e rëndësishme për këtë proces do të jetë vendosja e disa kritereve pozitive dhe negative që kandidatët tuaj duhet ose nuk duhet t’i përmbushin. Lista mund të jetë e gjatë dhe është absolutisht e përshtatur për perceptimin e organizatës tuaj për grupin tuaj të synuar. Këtu janë disa propozime indikative të kritereve të tilla:

Thuaj PO njerëzve që janë:

  • Të rinj (përkufizoni ashtu siç dëshironi!) dhe punëtorë rinorë;
  • Të lidhur me një organizatë rinore;
  • Mendjehapur, që ndajnë  pranimin dhe tolerancën;
  • Përvoja e mëparshme është padyshim një plus;
  • Në gjendje të përdorë anglishten si gjuhë pune;
  • Në dispozicion për të marrë pjesë në tërë kohëzgjatjen e projektit të shkëmbimit të të rinjve.

(Mirësisht) JO për ata:

  • Të kualifikuar tepër (ata mund të jenë të pakënaqur me atë që ju jeni gati të ofroni);
  • Pa përvojë në punën në një mjedis ndërkulturor – transnacional;
  • Në pamundësi për të përdorur anglishten si gjuhë pune (pengesa gjuhësore mund të jetë një pengesë serioze në përfshirjen e tyre, jo vetëm duke sjellë vështirësi në proces, por gjithashtu duke krijuar ndjenja të përjashtimit dhe distancimit nga të tjerët);
  • Shumë i ri ose shumë i moshuar për qëllimet e projektit tuaj.

Siç u përmend më parë, nuk është e detyrueshme që profili i pjesëmarrësve tuaj në mënyrë rigoroze (ose jo) të përmbushë kriteret e listuara më sipër, pasi këto paraqiten për t’ju njohur me procesin e ndërtimit të profilit tuaj në përputhje me perspektivën e organizatës tuaj dhe vizionin kryesor të projekti Duke u përpjekur t’ju ofrojmë udhëzimet themelore për përcaktimin e grupit tuaj të synuar, është më shumë se një fakt që pjesëmarrësit tuaj të ardhshëm duhet:

  • Të ndajnë parimet dhe vizionet themelore të organizatës suaj;
  • Të përputhet me qëllimet dhe objektivat tuaja siç analizohen në analizën tuaj të pemës së problemit;
  • Të jenë fort të motivuar dhe të gatshëm për të zbatuar rezultatin e projektit tuaj në mjedisin e tyre pas realizimit të projektit;
  • Të përvetësoj aftësitë dhe përvojën themelore për të qenë në gjendje të plotësojnë kërkesat e projektit tuaj dhe të marrni pjesë plotësisht në të.

KETA JEMI NE!

Kthehemi në shembullin tonë, le të përshkruajmë një kandidat të përshtatshëm për t’u pranuar si një kandidat i ardhshëm:

  • Person i ri në moshën 20 deri 30 vjeç,
  • origjinën nga / banor i zonave të pas konfliktit ose ati të ngrirë (bashkimi i njerëzve nga vendet që nuk kanë histori të tillë do të shfuqizonte automatikisht pikën e projektit tuaj të shkëmbimit të të rinjve për pajtim),
  •  aktiv në organizata rinore ose organizata që punojnë për të rinjtë,
  • me përvojë paraprake në transferimin e njohurive te të tjerët,
  • i hapur ndaj ndryshimeve,
  •  I interesuar për temën e të drejtave të njeriut, luftimin e diskriminimit, proceset e pajtimit në rajon, etj.,
  •  mos avokimi i mendimeve ekstreme politike që mund të shkaktojnë tensione midis pjesëmarrësve dhe të çorientojnë plotësisht

Dhe tani, ju jeni zyrtarisht gati për hapin tuaj të ardhshëm!

Gati? Vendosni! SHKONI !!

Një për të gjithë, të gjithë për një!

E guximshme sa tingëllon, nuk ka asgjë shumë të freskët në këtë fazë! Edhe një herë, e gjitha ka të bëjë me punën kolektive! Është një fakt që përpjekjet e bashkuara mund ta bëjnë jetën më të lehtë në shumicën e rasteve, duke përfshirë rregullimet praktike dhe ndarjen e ngarkesës së punës: shumëllojshmëria e aftësive, përvojat e ndryshme, idetë dhe perspektivat e shumta, madje edhe rrjeti rreth anëtarëve të ekipit mund të çojë pa dyshim në një zbatimi të suksesshëm. Fjala magjike në këtë teori nuk është asgjë tjetër përveç… PARTNERËT!

Partneriteti në një projekt siguron qasje në ide dhe përparime të reja, një pishinë e madhe intelektuale e kompetencave dhe dinamikave. Padyshim, zgjedhja e partnerëve të duhur është po aq e rëndësishme sa martesa me personin e duhur! A do të dilni ndonjëherë në korridor me dikë që nuk i besoni, nuk ndani parime të përbashkëta, nuk vlerësoni perspektivat e tyre ose nuk ndiqni modele të ngjashme të jetës? Me siguri jo! Ky është pikërisht rasti edhe në zgjedhjen e partnerëve tuaj të projektit! Ju duhet të kërkoni organizata që pak a shumë përmbushin kriteret tuaja.

KËTA JEMI NE!

Në rastin tonë, karakteristikat e partnerëve tanë të mundshëm përcaktohen mjaft lehtë:

Preferojmë të kërkojmë organizata që:

  • promovojnë gjithashtu  vlerat e organizatës sonë,
  •  punojnë me të rinjtë dhe për të rinjtë,
  •  zbatojnë projekte që kanë të bëjnë me sfidën e pajtimit,
  •  të kenë kapacitete për të përdorur potencialet për një ndryshim në zonat e tyre lokale që do të ruhen edhe pas realizimit të projektit,
  • janë të bazuara në komunitete që kanë qenë në një konflikt kohët e fundit,
  •  të kenë kapacitetet për të përdorur dhe shumëzuar efektet kur shkëmbimi ka mbaruar dhe janë të motivuar të përfshijnë pjesëmarrës të rinj në programet e tyre, të krijojnë veprime të reja dhe të bëjnë një ndikim real.

Është e panevojshme të thuhet, se gjatë procesit të kërkimit të partnerëve ju duhet të ndjeheni të lirë të eleminoni ndonjë nga ato karakteristika ose të shtoni të tjera që ju i shihni më të zbatueshme.

Pyetja e parë e cila  vie në mendje  është ku mund të kërkoni partnerë? Epo, përgjigjja është po aq precize sa… Kudo!

  • Në agjendën tuaj – kaloni nëpër kontaktet tuaja, renditni organizatat që keni një të kaluar, madje kontaktoni personalisht njerëz që kanë ndonjë prejardhje ose janë aktiv në këtë fushë.
  • Rrjetëzimi – bëni njohje të reja kudo që mundeni. Përfitoni nga ngjarjet që merrni pjesë si pjesëmarrës, ekspertë ose vëzhgues, përdorni çdo kohë të lirë gjatë drekës, pushimeve për kafe dhe pritjeve dhe takoni njerëz të rinj. Kush e di? Partnerët tuaj të ardhshëm mund të jenë mes tyre!
  • Mediat sociale – mos hezitoni të promovoni idenë tuaj në platformat e disponueshme të mediave sociale, ta reklamoni atë dhe të telefononi hapur çdo palë të interesuar. Kërkoni për faqe ose profile të organizatave dhe nëse vizioni i tyre përputhet me tuajin, kontaktoni direkt me ta dhe shprehni interesin tuaj për një partneritet të ri.
  • Kërkimi i partnerëve në internet – teknologjia është këtu për t’i bërë gjërat më të lehta për ne. Le të ndjekim shembullin e të tjerëve dhe të përdorim mjetet ekzistuese dhe motorët përkatës të kërkimit dhe të kërkojmë partnerë të mundshëm.

Just to slightly get you out of the dark, we have listed several addresses where you can search for partners for your project: 

  1. Salto, Otlas – një platformë për kërkimin e organizatave partnere (https://www.salto-youth.net/tools/otlas-partner-finding/)
  2. Baza e të dhënave Erasmus + e projekteve të implementuara në kuadër të Programit Erasmus +(http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/projects/).
  3. Eurodesk – faqja në internet me një rrjet të gjerë të ekspertëve të rinisë dhe partnerëve lokalë në 35 vende që lehtëson kontaktimin me partnerë të mundshëm (https://eurodesk.eu/)
  4. Baza e organizatave dhe institucioneve të akredituara për realizimin e projekteve vullnetare nën Programin Erasmus +

Jeta është rreth kohës

Sado e çuditshme mund të duket, sezoni që zgjidhni për ngjarjen tuaj të shkëmbimit të të rinjve mund të ndikojë në më shumë se një faktor të ekuacionit të projektit tuaj. Mund të ketë pasoja në logjistikë, por gjithashtu mund të ndikojë në zgjedhjen e vendit të ngjarjes.

Kur përcaktoni datën e ngjarjes, duhet të mendoni për periudhën që do të ishte më e përshtatshme:

(a) për grupin tuaj të synuar: cilën periudhë mund ta organizojnë ata më lehtë transportin? Kur janë ata të lirë nga provimet ose detyrime të tjera të tilla?

(b) për ju: cila periudhë është më e përshtatshme për të bërë rezervime për akomodimin e grupeve më të mëdha? Deri në çfarë mase kushtet atmosferike mund të ndikojnë në dinamikën e programit?

KOHA PËR TË SHIKUAR!

Duke folur, duket se është koha e mirë për një pushim të vogël për t’u çlodhur!

Burimi: triron111 “Good Timin’ JIMMY JONES”

NË VEND

Zgjedhja e vendit për ngjarjen tuaj mund të ndikojë në hartimin dhe dinamikën e programit. Sigurisht, buxheti i disponueshëm gjithmonë ka rolin kryesor, megjithatë gjithçka varet nga ideja që keni ndërtuar rreth projektit tuaj të shkëmbimit të të rinjve. Këtu janë dy skenar realistë:

  • Nëse dëshironi që pjesëmarrësit tuaj të kalojnë më shumë kohë së bashku ose keni ndërmend të zbatoni një program që kërkon vëmendjen e tyre të pandarë, ju do të zgjidhni një vendndodhje larg qytetit, p.sh. ndonjë vendpushim malor. Në këtë rast, kushtojini vëmendje logjistikës së transportit – mbërritjet dhe nisjet e grupit tuaj për dhe nga vendi i ngjarjes.
  • ● Nëse doni një vendndodhje që do ta bëjë të gjithë planifikimin më të lehtë deri në një farë mase, më mirë të zgjidhni një vend afër qytetit . Mbani në mend se ka disa aspekte negative, sidomos në aspektin e efekteve të dobët të ndërveprimit në mes të pjesëmarrësve, pasi ata me siguri do të zgjedhin për të kaluar kohën e lirë duke eksploruar mjedisin, duke bërë shoping  dhe duke shijuar jetën e natës.      

Hapësira në të cilën ju, ekipi juaj dhe grupi do të punoni dhe do të kaloni disa ditë është ndoshta aspekti më i rëndësishëm gjatë zgjedhjes së vendndodhjes:

  • MADHËSIA KA RËNDËSI! – Duhet të jetë mjaft i madh për të siguruar kushte për punë të papenguar.      
  • TRANSFORMUES! – Duhet të jetë i adaptueshëm, në mënyrë që të riorganizoni, shtoni ose hiqni tavolina dhe karrige të panevojshme dhe t’i përshtateni nevojave të aktiviteteve tuaja.      
  • NDANI ATË! – duhet të sigurojë kushte për të punuar në grupe më të vogla.      
  • TË GJITHA VETË! – Duhet të jetë i izoluar nga mysafirët ose personeli tjetër i hotelit, vendpushimit ose vendndodhjes tjetër që keni zgjedhur për ngjarjen.      
  • SHKO GJELBËR – Zgjidhni një vend pranë një kopshti ose një parku, kështu që ju mund të mbani disa punëtori në ambient të hapur, në qoftë se kushtet atmosferike janë të përshtatshme. Puna jashtë zakonisht ka një efekt pozitiv në dinamikën e grupit; megjithatë, mbani në mend se kjo sjell gjithashtu një tërësi të stimujve të rinj në mjedis, kështu që vëmendja e pjesëmarrësve mund të ndahet.      
  • ÇASJE PËR TË GJITHË!– Disponueshmëria e vendndodhjes për nga tiparet arkitektonike është gjithashtu shumë e rëndësishme. Kontrolloni nëse hapësira që keni zgjedhur për akomodim dhe punë plotëson të paktën kërkesat minimale për sa i përket mundësisë së çasjes: nëse ka hyrje të çasshme për karriget me rrota në ndërtesë dhe hapësirën e punës, nëse personat me aftësi të veçanta mund të kenë çasje dhe të përdorin në mënyrë të pavarur dhoma, tualete etj.      

Nëse vendndodhja juaj shënon kutinë PO në të gjitha kriteret e mësipërme, atëherë ju patjetër keni zgjedhur opsionin më të mirë dhe jeni gati të shkoni më tej!

3,2,1 – VEPRIM!

Tani … SI do ta arrini qëllimin tuaj ? Cilat aktivitete do t’i organizoni dhe implementoni në mënyrë që të arrihet çdo objektiv i përcaktuara në hapat e mëparshëm? Shkëmbimet e të rinjve zakonisht zgjasin për pesë ose më shumë ditë dhe, aq sa programi juaj është interesant dhe i mirë-hartuar, merrni parasysh faktin që ekipi juaj dhe grupi juaj do të kenë nevojë për disa ndryshime në dinamik, si dhe një pushim të vogël në një moment. Ne ju rekomandojmë që të zgjidhni një ditë në mes të programit kur do të punoni vetëm në mëngjes dhe t’ia kushtoni pasditen ndonjë aktiviteti të jashtëm .

KUTI SEKRETE!

Liria ka shije të mirë! Ofroni një pasdite të lirë pjesëmarrësve dhe lërini të shfrenohen siç dëshirojnë!

Nëse gjithsesi ndiheni të humbur në këtë proces, këtu janë disa udhëzime për ta bërë jetën tuaj më të lehtë:

  • FILLIMI I DITËS: merrni parasysh që shumica e pjesëmarrësve ndoshta kanë kaluar disa orë në udhëtim, ata hynë në një mjedis të ri dhe nuk njohin askënd atje. Prandaj, rendi i ditës duhet të jetë pa përmbajtje të tepërt dhe të rëndë. Mendoni për një hyrje të shkurtër, shpjegoni gjërat thelbësore për grupin (të tilla si detajet teknike në lidhje me akomodimin dhe vaktet), prezantojini ata me programin për ditët në vijim dhe lini kohë të mjaftueshme që ata të prezantohen, në mënyrë që ata të njohin njëri-tjetrin dhe ekipin e projektit. Mundohuni të thyeni akullin dhe ta bëni situaten qesharake dhe relaksuese duke përdorur disa lojëra si akullthyes: 

Burimi: SnackNationOffice: “26 Ridiculously Fun Icebreaker Games im 2020 For Your Next Meeting”

KOHA PËR TË SHIKUAR!

Kështu duket:

Burimi: Dreams for Life “3#Name Game, Get to know each other activity through drawing, repeating and having fun”
  • DITËT E TRAJNIMIT: Sado që ju dhe bashkëpunëtorët tuaj të jeni kompetent për temën e shkëmbimit tuaj të  të rinjve, grupi ndonjëherë  do të ketë nevojë për një ndryshim të tempos dhe qasjes, në mënyrë që të mbani përqendrimin dhe dinamikën e tyre. Këtu janë disa shembuj, në rast se po pyesni se si mund ta arrini këtë:      
punoni në plenum / individualisht ose në grupe të voglambani leksione
punoni për një film me temën përkatëseorganizoni një lojë me role
përdorni metoda simulimi për të eksploruar temënzhvilloni një studim rasti
krijoni një fantazi të drejtuarorganizoni ” kafene botërore “
zbatoni metodën e ” teknologjisë së hapësirës së hapur “përdorni metoda të shprehjes kreative siç janë vizatimi , tregimi dhe vallëzimi
ndërroni çiftet e trajnerëve / angazhoni një ose më shumë ligjërues të ftuar: njerëz të ndryshëm kanë energji të ndryshmeJini të gatshëm të ndryshoni qasjen ose t’i kushtoni disa temave më shumë kohë sesa keni planifikuar fillimisht.

KUTI SEKRETE!

Hartoni programin me teknika dhe metoda të ndryshme. Bëhuni fleksibël – mos ju përmbani në mënyrë rigoroze planit nëse është e qartë se kjo nuk është e mirë për grupin. Dhe… përgatit një plan mbështetës .

TOP TIP : Ekipi i projektit duhet të takohet çdo ditë. Gjithmonë do të ketë situata të paparashikuara që duhet të zgjidhni, do të punoni për ndryshime në program bazuar në vlerësimet e përditshme, do të kontrolloni nëse gjithçka është nën kontroll, organizoni programin e mbrëmjes, një udhëtim në qytet për ditën tjetër ose, në një skenar të rastit më të mirë, të paktën do të shkëmbeni informacione dhe konkluzione.   

Një nga tiparet më të rëndësishme të çdo shkëmbimi të të rinjve është të mësuarit ndërkulturor. Megjithëse pjesëmarrësit e përdorin kohën e tyre të lirë për të mësuar nga njëri-tjetri dhe për tu njohur më mirë, ju prapë duhet të lini ca kohë në agjendë për ndonjë shkëmbim të strukturuar. Pjesëmarrësit mund të prezantojnë organizatat e tyre, kulturën dhe folklorin e tyre, muzikën specifike për rajonin e tyre ose disa fakte më pak të njohura për shoqëritë nga vijnë. Ata gjithashtu mund t’i bëjnë të gjitha këto së bashku.

KOHA PËR TË SHIKUAR!

Kështu duket:

Intercultural Evening in Čakovec

From the stars of the local television to the stars of the national television in just one week! 😀 Youth exchange Explore, Connect & Coach, Croatia 2017 finished one week ago, but knowledge, skills and new friends we have gained with this project will last for years. 🙂 #ExploreConnectCoach #youthproject #erasmusplus #InterculturalEvening #Cakovec #Croatia #Holland #Spain #youthexchange #AssociationStrive

Posted by Association Strive on Tuesday, 15 August 2017
Source: AssociationsStrive “Intercultural Evening in Čacovec”

Një tipar tjetër domethënës i shkëmbimeve të të rinjve është fakti që ato ofrojnë kushte ideale për krijimin e rrjeteve ndërmjet organizatave rinore të cilave ju përkasin. Energjia e të gjithë njerëzve të përfshirë në shkëmbimin e të rinjve është e mirë, ata janë të motivuar për fillimin e veprimeve të reja dhe zbatimin e njohurive dhe aftësive të fituara gjatë trajnimit dhe janë të rrethuar nga kolegët e tyre dhe njerëzit me mendje të njëjtë, gjë që së bashku bën kushte perfekte për fillimin e partneriteteve të reja. 

Mundohuni të kushtoni pak kohë në fund të një punëtorie për disa planifikime të ardhshme : inkurajoni pjesëmarrësit të shkëmbejnë ide dhe të mendojnë për aktivitetet që mund të zbatojnë së bashku në të ardhmen e afërt.

KUTI SEKRETE!

Koha e lirë nuk është e barabartë me kohën e humbur! Efektet e një shkëmbimi të të rinjve janë më të spikatura pas mësimeve, vizitave studimore ose seminareve. Kjo është koha për të bërë miq, për të planifikuar aktivitete të reja së bashku, për të analizuar në mënyrë kritike të gjithë informacionin e dëgjuar, parë dhe hasur gjatë ditës. Pra, sigurohuni që të keni pak hapësirë ​​në orarin tuaj!

  • DITA E MBARIMIT : dita juaj e fundit duhet të përmbajë një pjesë të dedikuar për vlerësimin e të gjithë ngjarjes. Le të jetë vlerësimi i shkëmbimit tuaj të të rinjve aktiviteti i fundit i ekipit tuaj të projektit, ndërsa përshtypjet tuaja janë ende të freskëta. Shfrytëzoni rastin për të përgëzuar njëri-tjetrin për një punë të mirë dhe për të bërë rregullime në lidhje me hapat e mëposhtëm. Mbi të gjitha, gjithsesi do të duhet të përgatitni një raport!         

PA PARA, PA MJALTË!

E trishtushme por e vërtet! Është një fakt që gjithçka që planifikoni ose ëndërroni për projektin tuaj, që nga vendi që do të jeni në gjendje të përballoni deri tek materialet që do të jeni në gjendje të përdorni gjatë aktiviteteve tuaja të shkëmbimit të të rinjve, lidhet me burimet tuaja të disponueshme.

Burimi: www.frapress.gr

Meqenëse buxheti do të kishte nevojë për një udhëzues të veçant për tu analizuar në të gjitha aspektet e tij, ne dëshirojmë t’ju prezantojmë shkurtimisht titujt e burimeve të mundshme financiare për mbështetjen e projektit tuaj:

  • Donator ndërkombëtar dhe rajonal – ka një numër institucionesh, organizatash dhe fondacionesh që janë aktive në rajon dhe mbështesin shkëmbimet e të rinjve.      
  • Ambasadat e huaja – Ka disa programe të mbështetura nga ambasadat ose fondacione të tjera të ngjashme që ndoshta mund të eksploroni.      
  •  Donatorët vendas – mund të kërkoni mbështetje nga ministritë përkatëse dhe institucionet e tjera qeveritare, madje edhe vetëqeverisjet lokale që mund të njohin interesat e tyre në realizimin e ngjarjeve ndërkombëtare, siç janë shkëmbimet e të rinjve në territorin e tyre.      
  •  Sponsorët – ju mund të kontaktoni me kompani dhe t’i kërkoni që të sponsorizojnë ngjarjen tuaj, ose përmes programeve të tyre të përgjegjësisë shoqërore të korporatave, duke financuar drejtpërdrejtë ngjarjen tuaj, ose duke ju siguruar shërbimet / produktet e   q4 tyre në këmbim të promovimit.      
  • Mbledhja e fondeve – organizoni një ngjarje për mbledhjen e fondeve të tilla si një koncert, një darkë bamirësie ose një shfaqje. Gjithashtu, kërkoni mbështetje në internet, përmes platformave që ofrojnë shërbime për financim të gjerë .      

Sapo të gjeni burimet tuaja të nevojshme , ju jeni të lirë të fusni planet tuaja në buxhetin e disponueshëm dhe… shkoni për më shumë!

THIRRJE NË DETYRË!

Tani është koha për të krijuar një ftesë dhe një formular aplikimi dhe për të gjetur mënyrën për të kontaktuar pjesëmarrësit tuaj të mundshëm. 

Ftesa për pjesëmarrje në shkëmbimin e të rinjve duhet të përmbajë informacione të përgjithshme mbi ngjarjen – si në çdo projekt tjetër:

  • vendndodhjen dhe kohën ;      
  • qëllimi i trajnimit ;      
  • profilet e pjesëmarrësve;      
  • agjenda e përgjithshme ;      
  • afati i fundit për dorëzimin e aplikacioneve ;      
  • kushtet që ju do t’u siguroni  pjesëmarrësve ( kostot që do të mbuloni, lloji i akomodimit që ju do të siguroni, etj .).      

KUTI SEKRETE!

Mos u bëni një libër i hapur! Sigurohuni që të mos zbuloni shumë detaje të agjendës në këtë hap dhe lini pak hapësirë ​​për të bërë ndryshime të programit më pas, nëse i shihni të nevojshme.

Formulari i aplikimit është gjithashtu pjesë e ftesës. Përfshini mjaft pyetje për ta bërë më të lehtë procesin e përzgjedhjes, por mos e ekzagjeroni! Bëjeni të shkurtër dhe të thjeshtë në mënyrë që të mos dekurajoni kandidatët e mundshëm. Për shembull :

  • Nga cila organizatë dhe qytet jeni?       
  • Sa vjeç jeni ? A keni ndonjë përvojë pune në lidhje me temën?       
  • Përse po aplikoni në këtë shkëmbim (çfarë ju motivoi, çfarë prisni të fitoni nga kjo ngjarje) dhe si mendoni se mund të kontribuoni?       
  • A keni ndonjë kërkesë specifike (p.sh. a përdorni karrocë, a jeni alergjik ndaj ndonjë ushqimi, a keni nevojë për vizë për të udhëtuar)?       

KUTI SEKRETE!

ALARMI GDPR !!! Sigurohuni që të ndiqni dispozitat e rregullores së mbrojtjes së të dhënave në lidhje me mbledhjen dhe përpunimin e të dhënave të kërkuara dhe të informoni aplikantët për të drejtat e tyre.

Sigurohuni që ftesa të shpërndahet në çdo kanal të kontaktit të disponueshëm: listat e postave elektronike, grupet dhe postimet në mediat sociale, forume që konsiderojnë tema adekuate dhe faqe të tjera në internet, organizata dhe institucione me të cilat ju dhe partnerët tuaj bashkëpunoni, dhe madje edhe kontaktet personale.

Dhe këtu vjen procesi i përzgjedhjes! I gjithë ekipi i projektit duhet të punojë së bashku dhe të ndjekë rregullat:

  1. Zgjidhni pjesëmarrësit bazuar në listën e kritereve që keni vendosur.      
  2. Jini të hapur për disa përjashtime: ju mund të zgjidhni një person që nuk përshtatet në kriteret tuaja të moshës nëse besoni se ata mund të kontribuojnë në temë.      
  3. Mbajeni grupin të ekuilibruar sa më shumë që të jetë e mundur – grupi duhet të ketë numër përafërsisht të barabartë të pjesëmarrësve meshkuj dhe femra, gjithashtu duhet të vijnë nga qytete dhe organizata të ndryshme, etj.      
  4. Bëni kujdes me pjesëmarrësit pa përvojë të mëparshme, pasi ata mund të ulin nivelin e punës dhe të kenë vështirësi në vazhdimin me grupin.      
  5. Pasi gjuha e punës është zakonisht gjuha angleze, sigurohuni që pjesëmarrësit tuaja e flasin atë mjaft rrjedhshëm në mënyrë që të jenë të përfshirë në mënyrë të barabartë .      
  6. Mbani në mend se disa kandidatë mund të heqin dorë ndërkohë, kështu që patjetër duhet të keni një listë të “zëvendësuesve”.         

E fundit, por jo më pak e rëndësishmja, informacioni i detajuar që do t’u dërgohet pjesëmarrësve të përzgjedhur:

  • Përshkrimi i vendit të ngjarjes, udhëzimet për rregullimet e transportit dhe mbase një hartë e vendndodhjes për ta bërë më të lehtë orientimin;         
  • Përkujtimi i procedurave të rimbursimit;       
  •  Informacione të dobishme si: zona kohore, monedha vendase etj .;       
  • Politikat e përgjithshme p.sh. që nuk e mbështesni konsumimin e alkoolit;       
  •  Lista e artikujve që ata duhet të sjellin, p.sh. prezantimi i organizatës së tyre;       
  • Detajet e kontaktit të anëtarëve të ekipit tuaj – numrat e telefonit dhe adresat e postës elektronike.       

A keni pasur meze të mjaftueshme ? Shumë mirë! Le të kalojmë në kurset kryesore!

36%