A. Spisak obaveza!

Došao je veliki dan i vi ste tu, nosite svoj najsjajniji osmijeh dok čekate da učesnici stignu! Ali ne žurite! Vaše obaveze nisu još gotove jer definitivno treba da prođete još jednom kroz sve detalje. Treba da zapamtite dobru latinsku sentencu: „Vreba volant, SCRIPTA MANENT“, što znači: „riječi lete, a zapisano ostaje“. Hajde da napravimo spisak zadataka!

Izvor: Quick and Dirty Tips “Consolidate Your To-Do List with a Weekly Revies”

TAJNA PREGRADA

Što možeš danas, ne ostavljaj za sutra! Dođite na mjesto održavanja treninga ranije i riješite sve nepredviđene situacije!

  • Upoznajte se! Vi ste domaćin događaja i zato je važno da budete upoznati sa mjestom održavanja događaja i svim bitnim prostorijama kao što su toaleti, kantine, prostorije za pušače itd.
  • Neka bude očigledno! Osim ako ste zakupili cijelu zgradu za svoj događaj, pobrinite se da učesnici mogu lako da pronađu prostorije za rad. Korisno bi bilo napraviti znake, nacrtati strijelice ili postaviti postere koji će voditi do radnih prostorija.
  • Svaki detalj je važan! Ulaskom u radni prostor, vaši učesnici će sticati prve utiske i zato je važno da budu primljeni u prijatno okruženje. Provjerite da li je prostor dovoljno osvijetljen i da li ima načina da se vazduh dovoljno osvježi poslije rada. Konačno, eliminišite ili smanjite zvuke koji ometaju što više možete.
  • Postavite sve na mjesto! Transformišite prostor u prikladno mjesto za rad i za vaše aktivnosti. Pobrinite se da ima dovoljno adekvatnih stolova i stolica za sve. Obično je najpraktičnije postaviti sjedišta u polukrug jer je tako svima omogućeno da vide i imaju interakciju sa grupom.
  • Da li ste se „naoružali“? Provjerite svoju opremu: da li ste donijeli sve što vam treba i da li sve radi (projektor za slajdove, papirne table, laptopovi, štampači itd.)? Ako vam je potreban Wi-Fi, provjerite da li postoji dobra mreža i pripremite se da podijelite lozinke ostatku grupe.
  • Materijali! Provjerite da li ste donijeli sve materijale za svoje aktivnosti, štampane priručnike i druge predmete koji vam mogu biti potrebni za početak, probijanje leda i igre za izgradnju tima koje ste planirali.
  • Ko ste vi? Pamćenje previše imena je težak zadatak – kako za trenere, tako i za same učesnike. Budite pripremljeni unaprijed i napravite naljepnice sa imenima koje će učesnici nositi bar tokom prvog dana događaja.
  • Potpisi napadaju! Pošto bi trebalo da svi učesnici prisustvuju svim sesijama tokom događaja, treba da potvrdite njihovo prisustvo. Da biste mogli da vodite o tome računa (kao i da to dokažete svojim sponzorima), ponesite odštampane liste učesnika na kojima će se oni potpisivati tokom svake sesije.

TAJNA PREGRADA

Upozorenje o zaštiti podataka! Poštujte privatnost podataka vaših učesnika i tražite njihov pristanak da sakupljate i koristite njihove lične podatke. Postavite dio o odricanju od odgovornosti u svaki dokument koji potpisuju i jasno tražite njihov pristanak za sakupljanje i obradu podataka koji će potpisati.

  • Napravite pauzu! Pauze za kafu i osvježenje pružaju šansu svima da udahnu malo vazduha između sesija, da se opuste na nekoliko minuta i sakupe energiju za nastavak. Napravite dogovor sa nadležnima za prostorije oko pripreme posluženja u određeno vrijeme na određenom mjestu.
  • Dolazak! Najverovatnije neće svi učesnici stići u isto vrijeme – naročito na vaš prvi sastanak, jer će njihov dolazak zavisiti od putnih planova. Zamolite zaposlene na recepciji da vam pomognu da potvrdite dolazak svakog učesnika koristeći listu da biste mogli da ih sve ispratite.

TAJNA PREGRADA

Sponzori obično igraju ulogu Velikog Brata! Najvjerovatnije će biti potrebno da im dostavite dokaz o prisustvu učesnika, aktivnostima koje su realizovane i vašem finansijskom menadžmentu. Prema tome, osim potpisanih lista učesnika, pratite proceduru za nadoknadu (čuvajte račune, karte itd.) i zadužite nekoga da fotografiše i pravi video snimke tokom aktivnosti. U svakom slučaju, ovo posljednje će biti veoma korisno za fazu praćenja vašeg projekta omladinske razmijene!

80%