A. Llista de tasques pendents!

Ha arribat el gran dia i aquí estàs, lluent el teu somriure més brillants mentre esperes a que arribin els participants! No tinguis pressa! Les tasques encara no han acabat, ja que definitivament deuràs verificar tots els detalls una vegada més. Es hora de recordar un bon proverbi llatí; “verba volant, SCRIPTA MANENT“, que significa literalment que “les paraules parlades volen, les paraules escrites romanen”! Creem la llista de tasques pendents!

Font: Quick and Dirty Tips “Consolidate Your To-Do List with a Weekly Revies”

CAIXA SECRETA

Una puntada a temps estalvia nou! Vine al lloc d’entrenament avanç i resol situacions imprevistes!

  • Familiaritzat! Estàs organitzant un esdeveniment, pel que es important que et familiaritzis amb el lloc i tots els llocs d’interès amb ells, com el bany, menjadors, sales de fumadors…
  • Fes-ho obvi! A menys que hagis reservat tot l’edifici per al teu esdeveniment, assegurat de facilitar als participants la localització del espai de treball. Un consell útil seria la de fer cartells, dibuixar fletxes o col·locar cartells que condueixin al espai de treball.
  • Cada detall conta! Entrar en l’espai de treball serà la primera impressió dels participants, per això es important ser rebut en un ambient d’hospitalitzat. Comprova que hi hagi suficient il·luminació i suficients formes d’alleugerir l’ambient després d’una sessió de treball. Finalment, assegurat de que les distraccions sonores s’eliminin o minimitzin tant com sigui possible.
  • Prepara-ho! Transforma l’espai en un lloc adequat per les teves activitats. Assegurat de que hi hagi taules i cadires adequades per a tots. Sol ser més pràctic disposar de seients en un semicercle que permeti que tots puguin observar e interactuar amb el grup.
  • Estàs completament “armat”? Verifica el teu equip: Han portat tot el que necessites i funciona correctament (Projector de diapositives, portafolis, portàtils, impressores…)? Si necessites Wi-Fi, confirma que hi ha una xarxa sòlida i estiguis llest per compartir la contrasenya amb la resta del grup.
  • Materials: Assegurat d’haver portat tot el material per les activitats, fulletons impresos o qualsevol altre objecte que pugui necessitar per els jocs energitzant, per trencar el gel i per formar els equips que heu planejat.
  • Qui ets tu? Recordar masses noms es una gran tasca, tant per els capacitadors com per als propis participants. Estigueu preparats i creuen etiquetes d’identificació per que les facin servir tots els participants, al menys durant els primers dies d’esdeveniment.
  • Deixa el teu autògrafa! Donat que es suposa que tots els participants deuen assistir a totes les sessions del esdeveniment, deuen verificar la seva presència. Per poder fer un seguiment d’això (I també demostrar-ho als patrocinadors), portin formularis impresos d’una llista de participants, on deuen firmar tots els dies durant les sessions.

CAIXA SECRETA

Alerta de protecció de dades! Assegurat de respectar la seguretat de les dades dels participants i de que rebin el seu ple consentiment per recopilar i utilitzar les dades personals. Inclou un descàrrec de responsabilitat sota de cada document que firmin i demana’ls que donin clarament el seu consentiment per la recopilació i el processament al firmar sota una declaració.

  • Pren-te un descanso! Les pauses pel cafè i refrigeris permeten a tots prendre un respir entre sessions, relaxar-se durant uns minuts i tindre l’energia suficient per continuar. Fes els arrengaments necessaris amb el lloc per la preparació del bufet en horari i el lloc específic.
  • Arribada! Lo més probable es que els participants no arribin tots a l’hora, especialment en la seva primera reunió, ja que tot dependrà dels arrengaments del viatja. Sol·licita a la recepció del lloc que ajudin a confirmar l’arribada de cada participant mitjançant una llista de verificació, per que puguis realitzar un seguiment d’ells.

CAIXA SECRETA

Els participants solen fer el paper de “Gran Hermano”! El més probable es que hagis d’oferir proves dels participants que assisteixin, les activitats que es van realitzar i la gestió financera que es va realitzar. Per tant, a més de la llista de participants confirmats, assegurat de seguir procediments de retorn verificables (Guarda rebuts, tiquets, entre d’altres..) i assigna a algú per que faci fotos i vídeos durant les activitats. En qualsevol cas, això últim serà de gran utilitat per la fase de seguiment del teu projecte d’intercanvi de joves!

58%