A. Πες το κι έγινε – To Do List!

Η μεγάλη ημέρα έφτασε και ήρθε η ώρα να φορέσετε το πιο φωτεινό σας χαμόγελο περιμένοντας να υποδεχθείτε τους συμμετέχοντές σας! Μην βιάζεστε, όμως! Η δουλειά σας δεν τελείωσε ακόμα, αφού θα πρέπει να τσεκάρετε άλλη μια φορά όλες τις λεπτομέρειες. Ας θυμηθούμε τη λατινική ρήση “verba volant, SCRIPTA MANENT”, που κυριολεκτικά σημαίνει “τα λόγια πετούν, ΤΑ ΓΡΑΠΤΑ ΜΕΝΟΥΝ”! Ας ετοιμάσουμε τη λίστα σας!

Πηγή: Quick and Dirty Tips “Consolidate Your To-Do List with a Weekly Revies”

ΜΑΓΙΚΟ ΚΟΥΤΙ!

Των φρονίμων τα παιδιά πριν πεινάσουν μαγειρεύουν! Πηγαίντε στον χώρο της διοργάνωσης νωρίτερα για να λύσετε διάφορες απρόβλεπτες καταστάσεις!

  • Εξοικειωθείτε! Είστε οι διοργανωτές, οπότε είναι σημαντικό να εξοικειωθείτε με τον κυρίως και τους βοηθητικούς χώρους, όπως τουαλέτες, κυλικεία, καπνιστήρια κλπ.
  • Διαφημίστε το! Φροντίστε να διευκολύνετε τους συμμετέχοντες να βρουν τον χώρο εργασίας σας, εκτός αν έχετε κλείσει ολόκληρο το κτίριο αποκλειστικά για εσάς! Μια έξυπνη συμβουλή είναι να τοποθετήσετε σήματα, βέλη και αφίσες, που θα οδηγούν στον χώρο εργασίας.
  • Η λεπτομέρεια κάνει τη διαφορά! Η είσοδος στον χώρο εργασίας θα δημιουργήσει την πρώτη εντύπωση στους συμμετέχοντες, οπότε είναι σημαντικό να δημιουργήσετε μια ευχάριστη και φιλόξενη ατμόσφαιρα. Φροντίστε να υπάρχει επαρκής φωτισμός και δυνατότητα συχνής ανανέωσης του αέρα. Τέλος, προσπαθήστε να περιορίσετε τους αντιπερισπασμούς όσο γίνεται περισσότερο.
  • Στηθείτε! Μετατρέψτε τον χώρο κατάλληλα για τις δραστηριότητές σας. Φροντίστε να υπάρχουν αρκετά τραπέζια και καρέκλες για όλους. Συνήθως είναι πιο πρακτικό να στήσετε τις καρέκλες σε ημικύκλιο, ώστε να μπορούν όλοι να βλέπουν και να αλληλεπιδρούν ως σύνολο.
  • Είστε “πάνοπλοι”; Ελέγξτε τον εξοπλισμό σας: φέρατε μαζί σας όσα χρειάζεστε και, αν ναι, λειτουργούν κανονικά (προτζέκτορας, πίνακες, υπολογιστές, εκτυπωτές κλπ.); Αν χρειάζεστε ασύρματο ίντερνετ, επιβεβαιώστε ότι υπάρχει ισχυρό σήμα και ετοιμαστείτε να ανακοινώσετε τον κωδικό πρόσβασης σε όλους.
  • Υλικά! Επιβεβαιώστε ότι φέρατε όλα τα υλικά για τις δραστηριότητές σας, εκτυπωμένα φυλλάδια ή άλλα αντικείμενα που μπορεί να χρειαστείτε για τα παιχνίδια γνωριμίας, ανάπαυσης ή ομαδικότητας που έχετε προγραμματίσει.
  • Ποιος είναι ποιος; Είναι πανδύσκολο να θυμάται κανείς τόσα πολλά ονόματα – εφιάλτης και για τους εκπαιδευτές και για τους συμμετέχοντες. Προετοιμάστε ταμπελάκια με ονόματα για όλους τους συμμετέχοντες, ώστε να τα φορέσουν τουλάχιστον τις πρώτες ημέρες της διοργάνωσης.
  • Υπογραφές! Με δεδομένο ότι όλοι οι συμμετέχοντες πρέπει να παρακολουθήσουν όλες τις δραστηριότητες της διοργάνωσης, πρέπει να επιβεβαιώνετε την παρουσία τους. Για να το κάνετε αυτό (αλλά και να δώσετε αποδείξεις στους χρηματοδότες), προετοιμάστε τυπωμένα παρουσιολόγια, όπου οι συμμετέχοντες θα πρέπει να υπογράφουν καθημερινά.

ΜΑΓΙΚΟ ΚΟΥΤΙ!

ΣΟΣ – Προστασία Δεδομένων! Βεβαιωθείτε ότι τηρείτε απόλυτα τις διατάξεις για την προστασία των δεδομένων των συμμετεχόντων σας και έχετε την πλήρη συναίνεσή τους για τη συλλογή και χρήση των στοιχείων τους. Συμπεριλάβετε δηλώσεις συναίνεσης σε όλα τα έγγραφα που υπογράφουν και ζητήστε τους να σας δώσουν την άδεια για τη συλλογή και επεξεργασία των στοιχείων τους, με την υπογραφή τους.

  • Πάρτε μια ανάσα! Τα διαλείμματα για καφέ και αναψυκτικά επιτρέπουν σε όλους να πάρουν μια ανάσα από τη δουλειά, να χαλαρώσουν για λίγα λεπτά και να γεμίσουν ενέργεια για τη συνέχεια. Συνεννοηθείτε με τους υπεύθυνους του χώρου για την προετοιμασία ενός μικρού μπουφέ σε συγκεκριμένη ώρα και μέρος.
  • Αφίξεις! Κατά πάσα πιθανότητα δεν θα φτάσουν όλοι οι συμμετέχοντες ταυτόχρονα – ιδίως στην πρώτη σας συνάντηση, αφού αυτό εξαρτάται από το πρόγραμμα του ταξιδιού τους. Ζητήστε από την υποδοχή ή τη ρεσεψιόν να σας βοηθήσουν να επιβεβαιώσετε την άφιξη κάθε συμμετέχοντα με βάση μια λίστα, ώστε να ξέρετε ακριβώς τι γίνεται.

ΜΑΓΙΚΟ ΚΟΥΤΙ!

Οι χρηματοδότες συνήθως…επαγρυπνούν! Σχεδόν πάντα θα πρέπει να τους δώσετε αποδείξεις για τους συμμετέχοντες που παρευρέθηκαν, τις δραστηριότητες που έλαβαν χώρα και την οικονομική διαχείριση που κάνατε. Επομένως, εκτός από το παρουσιολόγιο, φροντίστε να ακολουθήσετε ξεκάθαρες διαδικασίες αποζημίωσης εξόδων (κρατήστε τις αποδείξεις, τα εισιτήρια κλπ.) και αναθέστε σε κάποιο άτομο να βγάζει φωτογραφίες και βίντεο κατά τη διάρκεια των εργασιών. Σε κάθε περίπτωση, το τελευταίο θα φανεί ιδιαίτερα χρήσιμο στην τελευταία φάση του προγράμματος ανταλλαγής νέων που διοργανώσατε!

58%