A. ¡Lista de tareas pendientes!

¡Ha llegado el gran día y ahí estás, luciendo tu sonrisa más brillante mientras esperas a que lleguen tus participantes! ¡No te apresures! Tus tareas aún no han terminado, ya que definitivamente deberás verificar todos los detalles una vez más. Es hora de recordar un buen proverbio latino; “verba volant, SCRIPTA MANENT“, que significa literalmente que “las palabras habladas vuelan, las palabras escritas permanecen”! ¡Creemos la lista de tareas pendientes!

Fuente: Quick and Dirty Tips “Consolidate Your To-Do List with a Weekly Revies”

CAJA SECRETA

¡Una puntada a tiempo ahorra nueve! ¡Ven al lugar de entrenamiento antes y resuelve situaciones imprevistas!

  • ¡Familiarízate! Estás organizando el evento, por lo que es importante que te familiarices con el lugar y todos los lugares de interés en él, como baños, comedores, salas de fumadores, entre otros…
  • ¡Hazlo obvio! A menos que hayas reservado todo el edificio para tu evento, asegúrate de facilitar a los participantes la localización del espacio de trabajo. Un consejo útil sería hacer carteles, dibujar flechas o colocar carteles que conduzcan al espacio de trabajo.
  • ¡Cada detalle cuenta! Entrar en el espacio de trabajo será la primera impresión de los participantes, por eso es importante ser recibido en un ambiente de hospitalidad. Comprueba que haya suficiente iluminación y suficientes formas de aligerar el ambiente después de una sesión de trabajo. Finalmente, asegúrate de que las distracciones sonoras se eliminen o minimicen tanto como sea posible.
  • ¡Prepararlo! Transforma el lugar en el espacio de trabajo adecuado para tus actividades. Asegúrate de que haya mesas y asientos adecuados para todos. Suele ser más práctico disponer los asientos en un semicírculo que permita que todos puedan observar e interactuar con el grupo.
  • ¿Estás completamente “armado”? Verifica a tu equipo: ¿han traído todo lo que necesitan y funciona correctamente (proyector de diapositivas, rotafolios, computadoras portátiles, impresoras, Entre otros…)? Si necesitan WI-FI, confirmen que hay una red sólida y estén listo para compartir la contraseña con el resto del grupo.
  • Materiales Asegúrense de haber traído todos los materiales para sus actividades, folletos impresos o cualquier otro objeto que puedan necesitar para los juegos energizantes, para romper el hielo y para formar los equipos que han planeado.
  • ¿Quién eres tú? Recordar demasiados nombres es una gran tarea, tanto para los capacitadores como para los propios participantes. Estén preparado y creen etiquetas de identificación para que las usen todos los participantes, al menos durante los primeros días del evento.
  • ¡Deja tu autógrafo! Dado que se supone que todos los participantes deben asistir a todas las sesiones del evento, deben verificar su presencia. Para poder hacer un seguimiento de eso (y también demostrárselo a sus patrocinadores), traigan formularios impresos de una lista de participantes, donde deben firmar todos los días durante las sesiones.

CAJA SECRETA

¡Alerta de protección de datos! Asegúrate de respetar la seguridad de los datos de los participantes y reciban su pleno consentimiento para recopilar y utilizar sus datos personales. Incluye un descargo de responsabilidad debajo de cada documento que firmen y pídeles que den claramente su consentimiento para la recopilación y el procesamiento al firmar bajo una declaración.

  • ¡Tomate un descanso! Las pausas para el café y los refrigerios permiten a todos tomar un respiro entre sesiones, relajarse durante unos minutos y tener la energía suficiente para continuar. Haz los arreglos necesarios con el lugar para la preparación del buffet en horario y lugar específicos.
  • ¡Llegada! Lo más probable es que los participantes no lleguen todos a la vez, especialmente en su primera reunión, ya que todo dependerá de los arreglos del viaje. Solicita a la recepción del lugar que te ayuden a confirmar la llegada de cada participante mediante una lista de verificación, para que puedas realizar un seguimiento de ellos.

CAJA SECRETA

¡Los patrocinadores suelen desempeñar el papel de Gran Hermano! Lo más probable es que debas ofrecerles pruebas de los participantes que asistieron, las actividades que se realizaron y la gestión financiera que se realizó. Por lo tanto, además de la lista de participantes confirmados, asegúrate de seguir procedimientos de reembolso verificables (guarda los recibos, boletos, entre otros…) y asigna a alguien para que tome fotos y videos durante las actividades. En cualquier caso, ¡esto último será de gran utilidad para la fase de seguimiento de tu proyecto de intercambio de jóvenes!

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