A. Список на активности!

Дојде големиот ден и тука сте, насмеани, додека чекате да пристигнат вашите учесници! Не брзајте, сепак! Вашите задачи сè уште не се завршени, бидејќи дефинитивно треба да ги проверите сите детали уште еднаш. Време е да се потсетиме на добро кажаната латинска поговорка… „verbavolant, SCRIPTAMANENT“, што значи буквално дека „изговорените зборови летаат, напишаните зборови остануваат“! Ајде да креираме список за проверка на планираните активности!

Source: Quick and Dirty Tips “Consolidate Your To-Do List with a Weekly Revies”

ТАЈНА КУТИЈА

Кој рано рани, две среќи граби! Дојдете порано на местото за обука и решете ги непредвидените ситуации кои би можеле да се појават.

  • Информирајте се! Вие сте домаќин на настанот, па затоа е важно да го разгледате местото на одржување на настанот и сите останати локации каде ќе се одвиваат активностите, како што се тоалети, место за послужување храна и пијалаци, простории за пушење итн.
  • Ставете јасни патокази! Доколку не сте ја резервирале целата зграда за вашиот настан, треба да им олесните на учесниците да го лоцираат работниот простор. Корисен совет ќе биде да поставите знаци, да ставите патокази или постери што ќе ги доведат до работниот простор.
  • Секој детал е важен! Влегувањето во работниот простор ќе биде првиот впечаток за вашите учесници, затоа е важно да бидат добредојдени во гостопримлива околина. Проверете го осветлувањето и користете освежувачи на воздух после секоја работна сесија. Конечно, елиминирајте секаква можност од  непотребни звуци за да се минимизира или сосема да се елиминира можноста за одвлекување на вниманието на учесниците.
  • Уредете го просторот! Трансформирајте го местото во соодветен работен простор за вашите активности. Проверете дали има соодветни маси и седишта за секого. Обично е попрактично да се организираат местата во полукруг што им овозможува на сите да можат да гледаат и да комуницираат со групата.
  • Дали сте целосно „вооружени“? Проверете ја вашата опрема: дали сте понеле сè што ви треба со вас и дали истата работи правилно (слајд-проектор, флип чарт табла, лаптоп, печатар и сл.)? Ако ви треба WI-FI, уверете се дека има стабилна интернет врска и споделете ја лозинката со остатокот од групата.
  • Материјали! Проверете дали сите потребни материјали за вашите активности се донесени,  испечатени материјали или други предмети што можеби ви се потребни за интерактивните активности кои ги планирате, било активностите за загревање или активности за градење на тимови и сл.
  • Кој сте Вие? Запомнувањето на премногу имиња е помалку тешка задача како за тренерите така и за учесниците. Бидете подготвени и направете картички со имињата на сите учесници, барем во текот на првите денови од настанот.
  • Водете евиденција! Со оглед на тоа што сите учесници треба да присуствуваат на сите сесии на вашиот настан, треба да го забележите нивното присуство. Ова Ви е потребно и како доказ кој треба да го приложите на вашите спонзори, донесете печатени формулари од списокот на учесници, каде што треба да се потпишуваат секој ден за време на сесиите.

ТАЈНА КУТИЈА

Предупредување за обработка на лични податоци! Внимавајте да ја почитувате безбедноста на податоците на вашите учесници и да добиете целосна согласност од нивна страна за собирање и користење на нивните лични податоци. Вметнете одрекување од одговорност во секој документ што го потпишуваат и замолете ги јасно да дадат согласност за собирање и обработка на податоците со ставање на личен потпис под изјавата.

  • Одморете се! Паузите за кафе и освежувањето им овозможуваат на сите да земат малку здив помеѓу сесиите, да се релаксираат неколку минути и да бидат доволно енергични за да продолжат понатаму. Направете ги потребните подготовки со одговорните на местото каде се одржува настанот во однос на поготовка на бифето во одредено место и време.
  • Пристигнување! Најверојатно учесниците нема да пристигнат сите заедно – особено на вашиот прв состанок, бидејќи сè ќе зависи од аранжманите за патување. Побарајте информација за нивното точно пристигнување користејќи список за проверка, за да можете да имате увид во нивното доаѓање.

ТАЈНА КУТИЈА

Спонзорите обично ја играат улога на Големиот брат! Најверојатно ќе треба да им понудите докази за учесниците што присуствувале, за активностите што биле реализирани и за начинот на кој ги раководите финансиите. Затоа, освен списокот со потпишани учесници, проверете дали се следат процедурите за прибирање на валидни докази за надомест на средства (чувајте ги потврдите, билетите и сл.) Поставете некого да слика и да прави видео снимки од активностите. Во секој случај, второто ќе биде исклучително корисно за следната фаза на вашиот проект за младинска размена!

80%