A. çfarë duhet bërë- lista!

Dita e madhe ka ardhur dhe ja ku jeni, duke veshur buzëqeshjen tuaj më të ndritshme, ndërsa prisni që pjesëmarrësit tuaj të mbërrin! Mos u ngut, sidoqoftë! Detyrat tuaja nuk kanë mbaruar ende, pasi patjetër që duhet të kontrolloni të gjitha detajet edhe një herë. Koha për të kujtuar fjalën e urtë latine të thënë mirë… “verba volant, SCRIPTA MANENT”, që do të thotë në fjalë për fjalë që ” fjalët e thëna fluturojnë, fjalët e shkruara mbeten”! Le të krijojmë listën tuaj të gjërave që duhet t’i bëni!

Burimi: Quick and Dirty Tips “Consolidate Your To-Do List with a Weekly Revies”

KUTI SEKRETE

Një qepje në kohë kursen nëntë! Ejani në vendin e trajnimit më herët dhe zgjidhni situata të paparashikuara!

  • Njihuni! Ju jeni duke organizuar ngjarjen , prandaj është e rëndësishme që të njiheni me vendin dhe të gjitha vendet me interes, të tilla si tualetet, menzat, dhomat e pirjes së duhanit etj.      
  • Bëni të dukshme! Nëse nuk e keni rezervuar të gjithë ndërtesën për ngjarjen tuaj, sigurohuni që pjesëmarrësit ta bëjnë më të lehtë për të gjetur hapësirën e punës. Një këshillë e dobishme do të ishte të bësh shenja, të vizatosh shigjeta ose të vendosësh postera që do të çojnë në hapësirën e punës.      
  • Çdo detaj ka rëndësi! Hyrja në hapësirën e punës do të jetë përshtypja e parë e pjesëmarrësve tuaj, prandaj është e rëndësishme t’i  mirëpriteni në një ambient mikpritës. Kontrolloni që të ketë ndriçim të mjaftueshëm dhe mënyra të mjaftueshme për të rifreskuar ajrin pas një seance pune. Në fund, sigurohuni që shpërqendrimet e zërit të eliminohen ose minimizohen sa më shumë që të jetë e mundur.      
  • Vendoseni! Shëndërroni vendin në hapësirën e duhur të punës për aktivitetet tuaja. Sigurohuni që të ketë tavolina dhe vende të përshtatshme për të gjithë. Zakonisht është më praktike të rregulloni vendet në një gjysmë rrethi që lejon të gjithë të jenë në gjendje të shikojnë dhe të bashkëveprojnë me grupin.      
  • A jeni plotësisht “të armatosur”? Kontrolloni pajisjet tuaja: a keni sjellë gjithçka që ju nevojitet me ju dhe a funksionojnë siç duhet (projektori, laptopi, printeri etj.)? Nëse keni nevoj për WI-FI, konfirmoni se ekziston një rrjet i fortë dhe jini të gatshëm të ndani fjalëkalimin me pjesën tjetër të grupit.      
  • Materiale! Sigurohuni që keni sjellë të gjitha materialet për aktivitetet tuaja, fleta të shtypura ose ndonjë objekt tjetër që mund t’ju nevojitet për energjitë, lojërat për thyerjen e akullit dhe ndërtimin e skuadrave që keni planifikuar.      
  • Kush jeni ju? Kujtimi i shumë emrave është një detyrë e rëndë – si për trajnerët ashtu edhe për vetë pjesëmarrësit. Jini të përgatitur dhe krijoni etiketa për emrin që të gjithë pjesëmarrësit të mbajnë, të paktën gjatë ditëve të para të ngjarjes.      
  • Nënshkruaj sulmin! Meqenëse të gjithë pjesëmarrësit supozohet të marrin pjesë në të gjitha sesionet e ngjarjes tuaj, ju duhet të verifikoni praninë e tyre. Në mënyrë që të jeni në gjendje të mbani gjurmët e kësaj (dhe gjithashtu ta vërtetoni atë para sponsorëve tuaj), sillni formularë të shtypur të listës së pjesëmarrësve, ku ata duhet të nënshkruajnë çdo ditë gjatë sesioneve.      

KUTI SEKRETE

Paralajmërim për GDPR! Sigurohuni që të respektoni sigurinë e të dhënave të pjesëmarrësve tuaj dhe të merrni pëlqimin e tyre të plotë për të mbledhur dhe përdorur të dhënat e tyre personale. Përfshini një mohim nën çdo dokument që ata nënshkruajnë dhe kërkoni që ata të japin qartë pëlqimin e tyre për mbledhjen dhe përpunimin duke nënshkruar nën një deklaratë.

  • Bëni një pushim! Pauzat për kafe dhe pije freskuese i lejojnë të gjithëve që të marrin një frymë midis seancave, të pushojnë për disa minuta dhe të kenë mjaftueshëm energji për të vazhduar. Bëni rregullimet e nevojshme me vendin për përgatitjen e bufesë në kohën dhe vendin specifik.      
  • Arritja! Me siguri pjesëmarrësit nuk do të vijnë të gjitha menjëherë – veçanërisht në takimin tuaj të parë, pasi gjithçka do të varet nga rregullimet e udhëtimit. Pyesni recepcionin e vendit për t’ju ndihmuar të konfirmoni mbërritjen e secilit pjesëmarrës duke përdorur një listë kontrolli, në mënyrë që të mbani gjurmët e tyre.      

KUTI SEKRETE

Sponsorët zakonisht  luajnë rolin e Vëllaut të Madh! Me siguri do t’ju duhet të ofroni dëshmi për pjesëmarrësit që morën pjesë, aktivitetet që u realizuan dhe menaxhimin financiar që keni bërë. Prandaj, përveç listës së pjesëmarrësve të nënshkruar, sigurohuni që të ndiqni procedurat e verifikueshme të rimbursimit (mbani faturat, biletat etj.) Dhe caktoni dikë që të marrë fotografi dhe video gjatë aktiviteteve. Në çdo rast, kjo e fundit do të jetë jashtëzakonisht e dobishme për fazën vijuese të projektit tuaj për shkëmbimin e të rinjve!

59%