A. Spisak obaveza!

Došao je veliki dan i vi ste tu, nosite svoj najsjajniji osmeh dok čekate da učesnici stignu! Ali ne žurite! Vaše obaveze nisu još gotove jer definitivno treba da prođete još jednom kroz sve detalje. Treba da zapamtite dobru latinsku sentencu: „Verba volant, SCRIPTA MANENT“, što znači: „reči lete, a zapisano ostaje“. Hajde da napravimo spisak zadataka!

Izvor: Quick and Dirty Tips “Consolidate Your To-Do List with a Weekly Revies”

TAJNA PREGRADA

Što možeš danas, ne ostavljaj za sutra! Dođite na mesto održavanja treninga ranije i rešite sve nepredviđene situacije!

  • Upoznajte se! Vi ste domaćin događaja i zato je važno da budete upoznati sa mestom održavanja događaja i svim bitnim prostorijama kao što su toaleti, kantine, prostorije za pušače itd.
  • Neka bude očigledno! Osim ako ste zakupili celu zgradu za svoj događaj, pobrinite se da učesnici mogu lako da pronađu prostorije za rad. Korisno bi bilo napraviti znake, nactrati strelice ili postaviti postere koji će voditi do radnih prostorija.
  • Svaki detalj je važan! Ulaskom u radni prostor, vaši učesnici će sticati prve utiske i zato je važno da budu primljeni u prijatno okruženje. Proverite da li je prostor dovoljno osvetljen i da li ima načina da se vazduh dovoljno osveži posle rada. Konačno, eliminišite ili smanjite zvuke koji ometaju što više možete.
  • Postavite sve na mesto! Transformišite prostor u prikladno mesto za rad i za vaše aktivnosti. Pobrinite se da ima dovoljno adekvatnih stolova i stolica za sve. Obično je njpraktičnije postaviti sedišta u polukrug jer je tako svima omogućeno da vide i imaju interakciju sa grupom.
  • Da li ste se „naoružali“? Proverite svoju opremu: da li ste doneli sve što vam treba i da li sve radi (projektor za slajdove, papirne table, laptopovi, štampači itd.)? Ako vam je potreban Wi-Fi, proverite da li postoji dobra mreža i pripremite se da podelite lozinke ostatku grupe.
  • Materijali! Proverite da li ste doneli sve materijale za svoje aktivnosti, štampane priručnike i druge predmete koji vam mogu biti potrebni za početak, probijanje leda i igre za izgradnju tima koje ste planirali.
  • Ko ste vi? Pamćenje previše imena je težak zadatak – kako za trenere, tako i za same učesnike. Budite pripremljeni unapred i napravite nalepnice sa imenima koje će učesnici nositi bar tokom prvog dana događaja.
  • Potpisi napadaju! Pošto bi trebalo da svi učesnici prisustvuju svim sesijama tokom događaja, treba da potvrdite njihovo prisustvo. Da biste mogli da vodite o tome računa (kao i da to dokažete svojim sponzorima), ponesite odštampane liste učesnika na kojima će se oni potpisivati tokom svake sesije.

TAJNA PREGRADA

Upozorenje o zaštiti podataka! Poštujte privatnost podataka vaših učesnika i tražite njihov pristanak da sakupljate i koristite njihove lične podatke. Postavite deo o odricanju od odgovornosti u svaki dokument koji potpisuju i jasno tražite njihov pristanak za sakupljanje i obradu podataka koji će potpisati.

  • Napravite pauzu! Pauze za kafu i osveženje pružaju šansu svima da udahnu malo vazduha između sesija, da se opuste na nekoliko minuta i sakupe energiju za nastavak. Napravite dogovor sa nadležnima za prostorije oko pripreme posluženja u određeno vreme na određenom mestu.
  • Dolazak! Najverovatnije neće svi učesnici stići u isto vreme – naročito na vaš prvi sastanak, jer će njihov dolazak zavisiti od putnih planova. Zamolite zaposlene na recepciji da vam pomognu da potvrdite dolazak svakog učesnika koristeći listu da biste mogli da ih sve ispratite.

TAJNA PREGRADA

Sponzori obično igraju ulogu Velikog Brata! Najverovatnije će biti potrebno da im dostavite dokaz o prisustvu učesnika, aktivnostima koje su realizovane i vašem finansijskom menadžmentu. Prema tome, osim potpisanih lista učesnika, pratite proceduru za nadoknadu (čuvajte račune, karte itd.) i zadužite nekoga da fotografiše i pravi video snimke tokom aktivnoti. U svakom slučaju, ovo poslednje će biti veoma korisno za fazu praćenja vašeg projekta omladinske razmene!

80%