A. Komunikacija je ključ uspjeha!

Kada se radi o projektom menadžmentu, ne možete se u njega upustiti sami! Jedan od najvažnijih elemenata za uspeh vašeg projekta je K-O-M-U-N-I-K-A-C-I-J-A jer je ona ključ svake dobre i zdrave veze! Efektivni timski rad počinje interakcijom jer je to most između kofuzije i jasnoće.

Međutim, komunikacija podrazumijeva i da budete tu za svakoga, da razumijete nepredviđene probleme, da redovno obavještavate i uključite sve članove tima, da budete u kontaktu i svjesni stvarnih izazova projekta. Biti prisutan, vidljiv i angažovan za sve i u dobrim i u izazovnim periodima! Stvar je u izgovaranju, slušanju i razumijevanju kompletne poruke! Stvar je u jeziku koji koristite, pravom tonu za prenošenje poruke, vašem govoru tijela. Drugim riječima, treba da znate kako da razgovarate sa svojim ljudima!

VRIJEME JE ZA GLEDANJE!

Ovako izgleda loša komunikacija:

Izvor: Rainier Dicang Dumawa Jr “Funny Moments (pass the message)”

Da biste izbjegli ovakav haos, treba da poštujete dva principa: da primijenite dobre komunikacione vještine i da koristite prave alate kako biste sve partnere uključili u igru!

  • O vještinama

Možemo o ovome da pričamo danima! Možemo da napišemo čitave knjige na ovu temu! Odlučili smo da samo bacimo oko na osnove tj. na alfu i omegu vještina komunikacije:

  1. Slušajte. Slušajte. Slušajte. I radite to uvijek! Slušajte svoj tim, i dobre i loše stvari, i lake i teške. To je jedini način da duboko razumijete probleme, potražite izlaz i izbjegnete ćorsokake!
  2. Birajte efikasnost umjesto brzine. Izaberite stazu koja ide pravo, umjesto da se nepotrebno vrtite u krug! Koračajte pažljivo, umjesto da jurite okolo, čak i ako će to trajati malo duže! Budite strpljivi – sjetite se Ezopove basne o kornjači i zecu!
  3. Postavljajte pitanja. Isprljajte malo ruke i postavite važna pitanja: da li svi u potpunosti razumiju opšte i specifične ciljeve projekta? Da li su svjesni rokova? Da li im je potrebno usmjerenje ili pomoć? Budite svjesni činjenice da se ljudi nekada stide i plaše se da se izlože tako što će podijeliti svoje strahove i poteškoće sa drugima!
  4. Pokažite poštovanje! Kao što smo već rekli, sve se zasniva na odnosu. Budite ljubazni i tretirajte svoj tim dobro da biste zauzvrat dobili najbolje od njih!
  5. Neka svi budu angažovani. Imajte u vidu da kao vodeća organizacija morate konstantno da držite na oku svoje partnere i da se pobrinete da oni budu svjesni svojih zadataka i rokova. Praćenje i monitoring rada vašeg tima su jednako važni kao i druge odgovornosti koje ste preuzeli!
  • O alatima

Internu komunikaciju tj. komunikaciju sa vašim partnerima možete podržati korištenjem nekoliko alata koji će vam definitivno mnogo olakšati život i pomoći vam da iskoristite pun potencijal svojih partnera. Oni se mogu podijeliti na dvije osnovne kategorije koje savršeno funkcionišu zajedno i od kojih vam svaka može pružiti sjajne rezultate potrebne za uspješnu komunikaciju. Bacite pogled!

  • Direktna komunikacija: šta može biti efektnije od sastajanja sa ljudima, razgovora licem u lice, boljeg upoznavanja? Organizujte pripremne sastanke cijelog tima (vašeg i vaših partnera) ili, ako je moguće, još sastanaka za članove različitih radnih grupa da bi se tokom njih dogovorili neki interni detalji. Ovo će vam značajno pomoći pri:
  • distribuciji zadataka i monitoringu pripremnih aktivnosti;
  • rješavanju potencijalnih problema i izvještavanju o problemima ili drugim preprekama;
  • dogovaranju svih ostalih aspekata pripremne faze.
  • Elektronska komunikacija: ovdje nastupa tehnologija koja čini komunikaciju prostom kao pasulj! Internet nudi mnoge opcije i korisne alate za projektni menadžment. Dakle, ne zaboravite da:
  • definišete kanal komunikacije – izaberite one koji nisu komplikovani i koji su svim partnerima jednostavni za upotrebu.
  • odaberite platformu za razmijenu dokumenata – na ovaj način će sva relevantna dokumentacija biti sakupljena na jednom mjestu i svi partneri će moći lako da joj pristupe.
  • koristite e-mailove – „scripta manent“ i zato poštedite sebe nesporazuma i „rupa u pamćenju“! Telefonske konferencije – ne, one nisu samo za starce! Ne zaboravite da vodite zapisnik i da ga podijelite sa drugima!
Izvor: QuoteMaster “Quotes about English Communication (45 quote)”
42%