A. Η επικοινωνία είναι το κλειδί της επιτυχίας!

Η διαχείριση ενός project δεν είναι δουλειά για έναν! Ένα από τα σημαντικότερα συστατικά της επιτυχίας είναι η Ε-Π-Ι-Κ-Ο-Ι-Ν-Ω-Ν-Ι-Α, αφού αυτή είναι πάντα το κλειδί κάθε υγιούς και όμορφης σχέσης! Η αποτελεσματική ομαδική δουλειά ξεκινάει και τελειώνει με την αλληλεπίδραση – τη γέφυρα που ενώνει τη σύγχυση με τη διαύγεια.

Ωστόσο, η επικοινωνία περιλαμβάνει μεταξύ άλλων και το να είσαι εκεί για όλους, να κατανοείς τα απρόσμενα, να τους κρατάς όλους ενήμερους και ενεργούς, να έρχεσαι σε απόλυτη επαφή με όλες τις προκλήσεις ενός project. Να είσαι παρών, ορατός και αφοσιωμένος και στις καλές και στις άσχημες στιγμές! Να μιλάς, να ακούς και να καταλαβαίνεις τα μηνύματα! Να χρησιμοποιείς τη σωστή γλώσσα, τον κατάλληλο τόνο για να περάσεις ένα μήνυμα, τη γλώσσα του σώματος. Με άλλα λόγια…πρέπει να ξέρεις πώς να μιλάς στους ανθρώπους!

ΤΩΡΑ ΘΑ ΔΕΙΣ!

Σαν να λέμε “έλλειψη επικοινωνίας”:

Πηγή: Rainier Dicang Dumawa Jr “Funny Moments (pass the message)”

Για να αποφύγετε όλο αυτό το…χάος, πρέπει να το παίζετε σε διπλό ταμπλό: να έχετε ισχυρές επικοινωνιακές ικανότητες και να χρησιμοποιείτε τα κατάλληλα εργαλεία για να παρασύρετε και τους συνεργάτες σας στον ίδιο χορό!

  • Μιλώντας για ικανότητες

Θα μπορούσαμε να μιλάμε για μέρες! Να γράψουμε ολόκληρα βιβλία για αυτό το θέμα! Αποφασίσαμε να σας αφήσουμε να ρίξετε μια ματιά στα βασικά, το άλφα και το ωμέγα των επιτυχημένων επικοινωνιακών στοιχείων:

  1. Ακούστε. Ακούστε. Ακούστε. Και έτσι συνεχίζει εις τους αιώνας των αιώνων! Ακούστε την ομάδα σας, τα καλά και τα άσχημα, τα εύκολα και τα δύσκολα. Είναι ο μόνος τρόπος να κατανοήσετε σε βάθος τα προβλήματα, να βρείτε διεξόδους και να αποφύγετε τα αδιέξοδα.
  2. Προτιμήστε την αποτελεσματικότητα από την ταχύτητα. Διαλέξτε τον ίσιο δρόμο αντί τους φαύλους κύκλους! Κάντε προσεκτικά βήματα αντί να βιάζεστε, ακόμα κι αν σας πάρει λίγο παραπάνω. Να είστε υπομονετικοί – θυμάστε τον “Λαγό και τη Χελώνα” του Αισώπου;
  3. Ρωτήστε. Λερώστε λίγο τα χέρια σας και κάντε σημαντικές ερωτήσεις: καταλαβαίνουν όλοι τον σκοπό και τους επιμέρους στόχους του προγράμματος; Γνωρίζουν τις προθεσμίες; Χρειάζονται οδηγίες ή βοήθεια; Να θυμάστε ότι μερικές φορές οι άνθρωποι μπορεί να ντρέπονται και να φοβούνται να εκτεθούν αποκαλύπτοντας τους φόβους και τις δυσκολίες τους.
  4. Δείξτε απεριόριστο σεβασμό! Όπως αναφέραμε προηγουμένως, εδώ μιλάμε για σχέσεις. Να είστε ευγενικοί και να φέρεστε όμορφα στην ομάδα σας, για να εισπράξετε τα καλύτερα ως ανταπόδοση!
  5. Ενημερώστε! Ως επικεφαλής οργάνωση θα πρέπει συνεχώς να επιβλέπετε τους συνεργάτες σας και να επιβεβαιώνετε ότι γνωρίζουν τις αρμοδιότητές τους και τις προθεσμίες που σχετίζονται με αυτές. Η παρακολούθηση της δουλειάς της ομάδας σας είναι το ίδιο σημαντική με τις υπόλοιπες ευθύνες που έχετε αναλάβει!
  • Μιλώντας για εργαλεία

Η εσωτερική επικοινωνία, δηλαδή η επικοινωνία με τους συνεργάτες σας, μπορεί να βοηθηθεί από διάφορα εργαλεία που θα κάνουν τη ζωή σας πιο εύκολη και θα σας βοηθήσουν να απολαύσετε τις δυνατότητες των συνεργατών σας στο έπακρο. Τα εργαλεία αυτά μπορούν να χωριστούν σε δύο βασικές κατηγορίες που λειτουργούν τέλεια συνδυαστικά και θα σας δώσουν καταπληκτικά αποτελέσματα, απαραίτητα για την επικοινωνιακή σας επιτυχία. Ρίξτε μια ματιά!

  • Άμεση επικοινωνία: δεν υπάρχει τίποτα πιο αποτελεσματικό από το να συναντάς ανθρώπους, να συζητάς μαζί τους πρόσωπο με πρόσωπο, να τους γνωρίζεις καλύτερα. Οργανώστε συναντήσεις προετοιμασίας με όλη την ομάδα (εσάς και τους συνεργάτες σας), ή αν είναι δυνατόν και ξεχωριστές συναντήσεις με τις επιμέρους ομάδες για τη διευθέτηση των εσωτερικών τους ζητημάτων. Αυτό θα σας βοηθήσει σημαντικά:
  • να μοιράσετε αρμοδιότητες και να παρακολουθείτε τις ενέργειες προετοιμασίας,
  • να επιλύσετε πιθανά ζητήματα και να αναφέρετε προβλήματα ή άλλα εμπόδια,
  • να διευθετήσετε διάφορα άλλα ζητήματα που αφορούν το στάδιο της προετοιμασίας.
  • Ηλεκτρονική επικοινωνία: η τεχνολογία, λοιπόν, κάνει την επικοινωνία παιχνιδάκι! Το διαδίκτυο προσφέρει μια ποικιλία επιλογών και χρήσιμων εργαλείων. Οπότε, μην παραλείψετε:
  • να προσδιορίσετε τα κανάλια επικοινωνία σας – διαλέξτε κάτι απλό και εύκολο στη χρήση για τους συνεργάτες σας.
  • να επιλέξετε μια πλατφόρμα κοινής χρήσης εγγράφων – έτσι, όλα τα σχετικά έγγραφα θα συγκεντρώνονται σε ένα σημείο, όπου όλοι οι συνεργάτες θα έχουν εύκολη πρόσβαση.
  • να χρησιμοποιείτε emails – “τα γραπτά μένουν”, οπότε απαλλάξτε τους εαυτούς σας από παρεξηγήσεις και “κενά μνήμης”! Τηλεδιασκέψεις – όχι, δεν είναι μόνο για τις παλαιότερες γενιές! Θυμηθείτε να κρατάτε σημειώσεις και να τις μοιράζεστε με τους υπόλοιπους της ομάδας!
Πηγή: QuoteMaster “Quotes about English Communication (45 quote)”
42%