Capítol 1: PREPARACIÓ: ¡ANEM, A EMBRUTAR-NOS LES MANS!

A. Lidiar amb els aperitius: l’ABC dels intercanvis de joves

Fins ara, has contestat preguntes sobre el PER QUÈ desitges fer això i exactament QUÈ planejares aconseguir. Però, només has assentat les bases de la construcció de la teva idea: organitzar un intercanvi de joves. Què ve desprès? Maons! Deuràs definir tots els detalls per aixecar parets solides i aconseguir el millor resultat arquitectònic possible a través del esforç! Llavors, Fem negoci!

MOSTRAM L’OBJECTIU

Donam un segon… falta una pregunta, no?… Clar! I Qui? A qui et dirigeixes? Qui pertany al teu grup objectiu? Ja has definit quin es el teu perfil de participants que més s’adequa? Dons com has analitzat en detall la teva idea principal, les teves metes i objectius específics, no serà una tasca difícil construir una visió clara dels perfils dels teus participants en l’intercanvi juvenil. Una bona ajuda per aquest procés serà estableixi alguns criteris tant positius com negatius que els candidats tindran o no que complir. La llista pot ser llarga i es absolutament ajustable a la percepció que te la teva organització sobre el grup objectiu. A continuació es presenten algunes propostes a manera d’exemple d’aquest criteris:

Acceptar a persones:

  • Joves  (defineix el que es jove per tu!) i treballadors juvenils;
  • Vinculades a una organització juvenil;
  • De ment oberta, que comparteixin acceptació i tolerància;
  • Amb experiència prèvia, que definitivament es una avantatja;
  • Capaços d’utilitzar l’anglès com idioma de treball;
  • Disponibles para assistir durant tota la duració del projecto d’intercanvi juvenil.

(Amb amabilitat) NO acceptis a aquells:

  • Sobre qualificats (és possible que no quedin satisfets amb el que estàs disposat a proporcionar);
  • Sense experiència en treballar en un entorno intercultural – transnacional;
  • Incapaços d’utilitzar l’anglès com llengua de treball (la barrera del idioma pot ser un gran obstacle durant la seva participació, no només portant dificultats al procés, sinó també creant sentiments d’exclusió i distanciament cap als demès)
  • Massa joves o massa grans per als propòsits del projecte.

Com s’ha mencionat anteriorment, no es obligatori que el perfil dels participants compleixi estrictament (o no) amb els criteris enumerats anteriorment, ja que aquests no son més que un exemple que pots utilitzar per la definició del perfil que més s’adeqüi a les necessitats del teu projecte, en concordança amb la perspectiva de la teva organització. Tractant d’oferir les pautes bàsiques per definir el teu grup objectiu, es més que un fet què els futurs participants deurien:

  • Compartir els principis i visions bàsiques de la teva organització.
  • Coincidir amb les teves metes i objectius prèviament analitzats en l’anàlisi de l’arbre de problemes.
  • Estar fortament motivats i disposats a implementar el resultat del projecte en el seu entorn després de la realització del projecte.
  • Adquirir les habilitats i l’experiència bàsica per poder complir amb els requisits del projecte i participar plenament.

¡AIXÒ ES EL QUE SOM!

Tornant al nostre exemple, descrivírem una persona elegible per ser aprovat com a futur candidat:

  • Persona jove d’entre 20 a 30 anys.
  • Originaria o resident d’àrees post-conflicte o enquistades (Reunir a persones de països que no comparteixin tal historia aboliria automàticament l’objectiu del seu projecte d’intercanvi juvenil de reconciliació).
  • Actiu en organitzacions juvenils o organitzacions que treballen per a joves.
  • Amb experiència prèvia en transmetre el coneixement a altres.
  • De cap obert.
  • Interessat en el tema de drets humans, lluita contra la discriminació, processos de reconciliació en la regió, entre d’altres.
  • No advoca per opinions polítiques extremes que poden desencadenar tensions entre els participants i desorientar completament el procés.

I ara, oficialment estàs llest per el proper pas!

Preparats… ¿llestos? ¡fora!

♣¡UN PER A TOTS, I TOTS PER A UN!

Per valents que sembli, no hi ha res de nou en aquesta fase! Una vegada més, es tracta de treball col·lectiu! Es un fet que el treball en equip pot facilitar-nos la vida en la majoria dels casos, des de la preparació fins la divisió de la carrega de treball, la varietat d’habilitats, les diferents experiències, les múltiples idees i perspectives, inclús la xarxa de persones en l’entorn dels membres del equip, sense cap dubte, pot coincidir a una implementació exitosa. La paraula màgica en aquesta teoria no es un altre més que… SOCIS!

El fer socis en un projecte brinda accés a noves idees i avanços, un gran grup intel·lectual de competència dinàmica. Òbviament, elegir els socis adequats es tan important com casar-se amb la persona adequada! Alguna vegada pujaries al altar amb algú en qui no confies, que no comparteixes els teus principis comuns, que no aprecia la teva perspectiva o no segueix patrons de vida similars als teus? Probablement no! Aquest es exactament el cas al escollir als socis dl teu projecte! Has de buscar organitzacions que més o menys compleixin amb els teus criteris.

¡AIXÒ ES EL QUE SOM!

En el nostre cas, les característiques dels nostres possibles socis son bastant fàcils de definir:

De preferència, anirem a buscar organitzacions que:

  • Comparteixin els valors de la nostra organització.
  • Treballin amb joves i per als joves.
  • Implementin projectes que abordin el desafiament de la reconciliació.
  • Tinguin potencial per assolir un canvi en les seves àrees locals i que encara després de la finalització del projecte, continuïn fent la diferencia.
  • Estiguin basades en comunitats que han estat en conflictes recentment.
  • Tinguin la capacitat d’utilitzar i multiplicar els efectes encara quan finalitzi l’intercanvi i que estiguin motivades a involucrar a nous participants en els seus programes, crear noves accions i generar un impacte genuí.

No fa falta dir que durant el procés de recerca de socis deuràs sentir-te lliure de descartar qualsevol d’aquestes característiques o d’agregar altres que et resultin més aplicables.

La primera pregunta vinculada que em ve al cap es la següent; On? On buscar socis? La resposta es tan simple com… A QUALSEVOL LLOC!

  • En la teva pròpia agenda – Revisa els teus contactes, enumera les organitzacions amb las que comparteixes algun passat, inclús posat en contacte personalment amb persones que tinguin algun historial d’haver treballat amb joves o que encara estiguin actives en el camp.
  • Contactes – Fes noves amistats en qualsevol lloc que puguis. Aprofita els esdeveniments als que assisteixis en cercà participants, experts o observadors, utilitza qualsevol temps lliure que aconseguís en les reunions, les pauses per al cafè i les recepcions, i al conèixer gent nova… Qui sap? Potser podries aconseguir nous socis!
  • Medis de comunicació social – No dubtis en promoure la teva idea en les plataformes de xarxes socials disponibles, publicar-la i trucar obertament a les parts interessades. Busca pàgines o perfils d’organització i si les seves visions coincideixen, comunicat amb ells directament i expressa’ls el teu interès per una nova associació.
  • Recerca de socis en línia – La tecnologia està aquí per facilitar-nos les coses. Seguim l’exemple d’altres i fem servir les eines que tenim a mà i els motors de recerca més important per buscar possibles socis.

Para donar-te un exemple, hem enumerat varies direccions on podries buscar socis pel teu projecte:

  1. Salto, Otlas – una plataforma per buscar organitzacions que podrien ser socis en potencia (https://www.salto-youth.net/tools/otlas-partner-finding/)
  2. Base de dades Erasmus+ de projectes implementats en el marc del programa Erasmus+ (http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/projects/).
  3. Eurodesk – Lloc web amb una amplia xarxa d’experts en joventut i socis en 35 països que facilita el contacte amb potencials socis (https://eurodesk.eu/)
  4. La base d’organitzacions i Institucions acreditades par la realització de projectes de voluntariat en el marc del Programa Erasmus+

♣LA VIDA ES TRACTA DE TEMPS

Per estrany que sembli, la temporada que escullis per al teu intercanvi de joves podria afectar a més d’un factor en l’equació del teu projecte. Això pot tenir conseqüències en la logística, però també pot afectar la selecció del lloc.

Al determinar la data del esdeveniment, deuràs pensar en el període que seria més convenient:

(a) per al grup objectiu: En què període es més fàcil d’organitzar el transport? En quina data estaran lliures d’exàmens o altres obligacions similars?

(b) Par a tu: Quin període es el més convenient per fer reserves d’allotjament per grups nombrosos? En quina mesura pot influir les condicions meteorològiques en la dinàmica del programa?

¡ES HORA D’UN VÍDEO!

Parlant d’això, sembla un bon moment per un petit descans per relaxar-se!

Font: triron111 “Good Timin’ JIMMY JONES”

♣IMMEDIATAMENT

L’elecció del lloc per el esdeveniment pot influir en l’estètica i la dinàmica de programa. Per suposat, el pressupost disponible sempre serà el protagonista, però, tot depèn de la idea que  has construït en torn al teu projecte d’intercanvi de joves. Aquí hi ha dos escenaris realistes:

  • Si desitges que els participants passin més temps junts o tens la intenció d’implementar un programa que requereixi tota la seva atenció, estaria bé escollir un lloc allunyat de la ciutat, per exemple algun ressort de muntanya. En aquest cas, presta atenció a la logística del transport: Arribades i sortides del grup cap a aquest lloc.
  • Si desitges una ubicació que faci més fàcil la planificació, serà millor que escullis un lloc a prop de la ciutat. Has de tenir en compte que existeixen alguns aspectes negatius, especialment en terminis de que la interacció entre els participants pot ser menor, ja que el més probable es que optin per passar el seu temps lliure explorant l’entorn, comprant i gaudint de la vida nocturna.

L’espai en que tu, el teu equip i l’equip treballaran i passaran varis dies es probablement l’aspecte més important durant la selecció de la ubicació:

  • ¡EL TAMANY IMPORTA! – Deu ser lo suficient gran com per proporcionar les condicions adequades per treballar sense interrupcions.
  • ¡TRANSFORMABLE! – Deu ser adaptable, de tal manera que es pugui reorganitzar, agregar o treure taules i cadires i adaptar-lo a les necessitats de les activitats.
  • ¡DIVIDEIX-LO! – De preferència, deurien proporcionar les condicions adequades per a que es pugui treballar en grups petits.
  • ¡AQUÍ ENTRE NOSALTRES! – Deuran estar aïllats d’altres invitats o personal del hotel, ressort o altre lloc que hagis escollit.
  • ¡PENSA EN VERD! – Escull un lloc a prop d’un jardí o un parc, per poder realitzar tallers al aire lliure si les condicions climàtiques son adequades. Treballar al aire lliure solen tenir un efecte positiu en la dinàmica del grup; però, has de tindre en compte que atrau una gran quantitat de nous estímuls en l’entorn, per el que la atenció dels participants pot dividir-se.
  • ¡ACCÉS PAR A TOTS! – La disponibilitat de la ubicació en terminis de característiques arquitectòniques també es molt important. Comprova si l’espai que has escollit per al allotjament i el treball compleix amb al menys els requisits mínims en terminis d’accessibilitat: si hi ha entrades accessibles per a cadires de rodes en l’edifici i l’espai de treball, si les persones amb discapacitats poden tindre accés i utilitzar de forma independent habitacions, banys, entre d’altres…

Si la ubicació marca la casella SI en tots els criteris anterior, definitivament has escollit la millor opció i estàs preparat per seguir endavant!

♣3,2,1 – ¡ACCIÓ!

Ara, COM assoliràs el teu objectiu? Quines activitats organitzaràs i implementaràs per assolir cada objectiu definit en els passos anteriors? Els intercanvis de joves solen durar cinc dies o més i, per molt interessant i ben dissenyat que estigui el programa, deuràs considerar el fet de que el teu equip i el grup necessitin algun canvi en la dinàmica, així com un petit descans en algun moment. Et recomanem que escullis un dia en mig del programa en el que treballaràs només pel matí i dedica la tarda a alguna activitat externa.

¡CAIXA SECRETA!

¡La llibertat te bon gust! ¡Ofereix una tarda lliure als participants i deixa’ls fer el que vulguin!

Si et sents perdut en aquesta part, aquí hi ha algunes pautes que ho faran més fàcil:

  • DIA DE INICI: Has detenir en compte que la majoria dels participants probablement han passat unes quantes hores viatjant, han arribat a un nou entorn i no coneixen a ningú. Per tant, l’agenda deurà estar lliure de contingut redundant i pesat. Pensa en una breu introducció, explica l’essencial al grup (Com detalls tècnics sobre l’allotjament i els menjars), presenta’ls el programa per els dies següents i deixa’ls suficients temps per a que es presentin, per a que es coneguin entre ells i l’equip del projecte. Intenta trencar el gel i fer-ho divertit i relaxat fent alguns jocs: https://snacknation.com/blog/boost-productivity-meetings-icebreakers-games/

Font: SnackNationOffice: “26 juegos rompehielos ridículamente divertidos en 2020 para su próxima reunión”

¡ES HORA D’UN VÍDEO!

Així es com es veu:

Font: Dreams for Life “3#Name Game, Get to know each other activity through drawing, repeating and having fun”
  • DIES D’ENTRENAMENT: Per molt que tu i els teus socis siguin competents en terminis del intercanvi, el grup a vegades necessitarà un canvi de ritme i enfocament per mantenir la seva concentració i dinàmica. Aquí hi ha alguns exemples, en cas de que t’estiguis preguntant com aconseguir-ho:
Treballar tots junts, de manera individual, o en grups petits.donar conferències
Analitzar i/o treballar en una pel·lícula amb un tema rellevantOrganitzar un joc de rols
Utilitzar mètodes de simulació per explorar el temaDesenvolupar un cas per al seu estudi
Crear una fantasia guiadaOrganitzar
Organitzar un “cafè mundial”Fer servir mètodes d’expressió creativa com dibuixar, contar histories i ballar
Canviar de ponents / involucrar a un o més conferenciants convidats: diferents persones tenen diferents energiesEstiguin preparats par canviar l’enfocament o dedicar a algun tema una mica més de temps del que inicialment havies planejat.

¡CAIXA SECRETA!

Dissenya el programa amb diferents tècniques i mètodes. Se flexible: no t’ajustis estrictament al pla si notes que no s’adequa al grup. I prepara un pla de suport.v

GRAN CONSELL: L’equip del projecte deu reunir-se tots els dies. Sempre haurà situacions imprevistes que tindràs que resoldre, treballaràs canvis en el programa en base a les avaluacions diàries, comprovaràs si tot està sota control, organitzaràs el programa de la tarda, una sortida a la ciutat per el dia següent o, en el millor dels casos, al menys intercanviaràs informació i conclusions.

Una de les característiques més important de tot intercanvi de joves es l’aprenentatge intercultural. Encara que els participants utilitzin el seu temps lliure per aprendre uns dels altres i coneixes millor, deuràs dedicar algun temps en la teva agenda per realitzar, cada tant, un intercanvi estructurat. Els participants poden presentar les seves organitzacions, la seva cultura i folklore, la música tradicional de la seva regió o dades poc conegudes sobre les societats de les que provenen. O poden fer tot a la vegada.

¡ES HORA D’UN VÍDEO!

Així es com es veu:

https://www.facebook.com/AssociationStrive/videos/1678687372150685/
Source: AssociationsStrive “Intercultural Evening in Čacovec”

Un altra característica significativa dels intercanvis de joves es el fet de que brinden les condicions ideals per fer contactes entre les organitzacions juvenils a las que pertanys. L’energia de totes les persones involucrades en el intercanvi juvenil es bona, estan motivades per iniciar noves accions i aplicar els coneixements i habilitats adquirides durant la capacitació, a la vegada estan envoltades dels seus companys i persones que comparteixen les seves idees, el que fa les condicions perfectes per iniciar noves associacions

Intenta dedicar una mica de temps al final d’un taller per planificar per el futur: anima als participants a intercanviar idees i pensar en activitats que podrien implementar junts en un futur pròxim.

¡CAIXA SECRETA!

¡Temps lliure i temps perdut no es el mateix! Els efectes d’un intercanvi de joves son més prominents després de lliçons, vistes d’estudi o tallers. Es el moment de fer amics, planificar noves activitats junts, analitzar críticament tota la informació escoltada, vista i trobada durant el dia. Per tant, assegurat de fer  lloc en la teva agenda.

  • ÚLTIM DIA: El teu últim dia deu contenir una part dedicada a l’avaluació de tots els esdeveniments. Deixa que l’avaluació del intercanvi juvenil sigui l’última activitat que realitzis amb el teu equip mentre les teves impressions encara son fresques. Aprofita la oportunitat per felicitar-se mútuament per un treball ben fet i per fer arranjaments amb respecte als següents passos. Que consisteixin en preparar-se per realitzar un informe sobre els resultats obtinguts.

♣ ¡TOT EN LA VIDA TÉ UN PREU!

¡Trist però cert! Es un fet que tot el que planeges o somies amb el teu projecte, des de el lloc fins els materials que podràs utilitzar durant les teves activitats de intercanvi, estarà relacionat amb els recursos econòmics dels que disposis.

Font: www.frapress.gr

Donat que el pressupost necessitarà un conjunt d’eines apart per fer un anàlisis eficaç, ens agradaria presentar-te breument possibles recursos financers pel teu projecte:

  • Donants Internacionals i regionals – Trobaràs cert número de institucions, organitzacions i fundacions actives en la regió que donin suport als intercanvis de joves.
  • Ambaixades estrangeres – Existeixen programes amb suport d’ambaixades o altres fundacions similars que podries explorar.
  • Donants nacionals – Pots buscar el suport dels ministeris pertinent i altres institucions governamentals, inclús dels governs autonòmics locals que poden reconèixer els seus interessos en les realitzacions d’esdeveniments internacionals, tals com els intercanvis de joves en el seu territori.
  • Patrocinadors – Pots connectar-te amb empreses i demanar-li que patrocinin el teu esdeveniment, ja sigui a traves dels seus programes de responsabilitat social empresarial, mitjançant el finançament directe del teu esdeveniment o donant els seus serveis per la recaptació de fons.
  • Recaptació de fons – Podries organitzar un esdeveniment de recaptació de fons com un concert, un sopar benèfic o una ora de teatre. A més, busca suport en línia a través de plataforma que ofereixin serveis per la recaptació de fons.

Tan bon punt trobis els recursos necessaris, podràs ajustar els teus plans al pressupost disponible!

♣ ¡EL DEURE CRIDA!

Ara es l’hora de crear la invitació, un formulari de sol·licitud i trobar la manera de connectar als possibles participants.

La invitació per participar en el intercanvi de joves deu contenir informació general sobre l’esdeveniment, i com en qualsevol altre projecte:

  • Lloc, data i hora
  • Objectiu del entrenament
  • Els perfils dels participants
  • Agenda general
  • Data màxima per a postular-se
  • Les condicions que brindaràs als participants (els costos que cobriràs, el tipus d’allotjament que proporcionaràs, entre d’altres…)

¡CAIXA SECRETA!

¡No siguis un llibre obert! Assegurat de no revelar massa detalls a l’agenda en aquest pas per així tenir espai per realitzar canvis posteriors al programa de ser necessari.

El formulari de sol·licitud també forma part de la invitació. Deuràs incloure suficients preguntes per facilitar el procés de selecció, però no exageris! Se breu i simple per no desanimar als possibles candidats. Per exemple:

  • ¿De quina organització i ciutats ets?
  • ¿Quants anys tens? ¿Posseeixes alguna experiència laboral relacionada amb el tema?
  • ¿Por què postules a aquest intercanvi (què et va motivar, què esperes guanyar amb aquest esdeveniment) i com creus que pots contribuir?
  • ¿Posseeixes algun requisit específic? (per exemple, utilitzes una cadira de rodes, ets al·lèrgic a algun aliment, necessites una visa para viatjar)

¡CAIXA SECRETA!

¡¡¡ALERTA DE PROTECCIÓ DE DADES!!! Assegurat de seguir les disposicions de la regulació de protecció de dades amb respecte a la recopilació i el processament de les dades sol·licitades i informa als sol·licitants sobre els seus drets.

Assegurat de que la invitació es distribueixi a tots els canals de contacte disponibles: Llistes de correus, grups i publicacions en xarxes socials, fòrums que consideren temes semblants i altres pàgines webs, organitzacions i institucions amb les que tu i els teus socis coopereu, i inclús contactes personals.

I aquí ve el procés de selecció! Tot l’equip del projecte deurà treballar en conjunt i seguir les regles:

  1. Escullin participants segons la llista de criteris que hagin establert.
  2. Estiguin oberts a algunes excepcions: podeu escollir una persona que no s’ajusti al seu criteri d’edat si creieu que pot contribuir al tema.
  3. Mantinguin el grup equilibrat tant com sigui possible; deveu tindre aproximadament el mateix número de participants masculins com femenins, deuen vindre de diferents pobles i organitzacions, entre d’altres.
  4. Tinguin cura amb els participants sense experiència prèvia, ja que podrien baixar el nivell de treball i tindre dificultats per mantenir-se al dia amb el grup.
  5. Donat que l’idioma de treball sol ser l’anglès, assegurat de que els seus participants siguin suficientment fluids per que puguin estar igualment involucrats.
  6. Tinguin en conte que alguns candidats poden donar-se per vençuts mentre tant, pel que definitivament deuria tindre una llista de “reemplaçaments”.

Por últim, però no menys important, la informació detallada que s’enviarà als participants seleccionats ha de ser:

  • Descripció del lloc, instruccions per els arrengaments de transport i pot ser un mapa de la ubicació per facilitar l’orientació
  • Recordatori dels procediments de reemborsament
  • Informació útil com: zona horària, moneda local, entre d’altres…
  • Polítiques generals, por exemple, que no s’admeti el consum d’alcohol
  • Llista d’elements que necessiten portar, per exemple, presentació de la seva organització
  • Dades de contacte els  membres del seu equip: números de telèfon i direccions de correu electrònic.

¿Ja has tingut suficients aperitius? ¡Molt bé! ¡Passem als plats principals!

38%