Поглавје 1: ПОДГОТОВКА-АЈДЕ ДА СЕ ФАТИМЕ ЗА РАБОТА!

A. Започнете со добар СТАРТ: Основни чекори на младинската размена

Досега одговоривме на прашањата ЗОШТО сакате да ја започнете акцијата и ШТО точно сакате да постигнете. Како и да е, вие само ги поставивте темелите на вашата идеја – да организирате младинска размена. Што следува понатаму? Тули! Треба да ги дефинирате сите детали за да подигнете цврсти sидови и да го постигнете најдобриот можен архитектонски исход преку вашиот труд! Па … ајде да го сториме тоа!

ОДРЕДЕТЕ ЈА ЦЕЛТА

Почекајте една минута… Коебешетретото  прашање? Што е со КОЈ? Која е целта? Кој припаѓа на вашата целна група? Дали донесовте заклучок во врска со соодветниот профил на учесници? Со оглед на тоа дека детално ја анализиравте вашата главна идеја, вашите цели и специфични цели, нема да биде тешка задача да изградите јасна визија за профилите на вашите идни учесници во процесот на младинска размена. Значајна помош за овој процес е поставување на некои позитивни и негативни критериуми што вашите кандидати треба или не треба да ги исполнуваат. Списокот може да биде долг и е апсолутно прилагодлив во однос на перцепцијата на вашата организација за вашата целна група. Еве неколку индикативни предлози за таков вид на критериуми:

Кажете ДА на луѓето кои се:

  • млади (дефинирајте го тоа по Ваша желба!) и младински работници;
  • поврзани со младинска организација;
  • луѓе со отворен ум, кои прифаќаат спротивни гледишта и се толерантни;
  • богато претходно искуство што дефинитивно е дополнителен плус;
  • може да го користат англискиот јазик во исполнување на обврските;
  • достапни за да присуствуваат во текот на целото времетраење на проектот за младинска размена.

(Љубезно) НЕ за оние кои се:

  • преквалификувани (тие можат да бидат незадоволни од она што сте подготвени да го дадете);
  • без искуство со работа во интеркултурно – транснационално опкружување;
  • без капацитет да го користат англискиот јазик како работен јазик (јазичната бариера може да биде сериозна пречка во нивното вклучување, не само што претставува тешкотија во процесот, туку и создава чувства на исклучување и дистанцирање од другите);
  • премногу млади или премногу стари за целите на вашиот проект.

Како што споменавме претходно, не е задолжително профилот на вашите учесници строго (или не) да ги исполнува горенаведените критериуми, бидејќи тие се презентирани за да ве запознаат со процесот на градење сопствен профил според перспективата на вашата организација и главната визија за вашиот проект. Обидувајќи се да ви ги понудиме основните упатства за дефинирање на вашата целна група, факт е дека вашите идни учесници треба да:

  • ги споделат основните принципи и визии на вашата организација;
  • одговараат на вашите цели и задачи како што се претставени во анализата на вашето дрво со проблеми;
  • бидат силно мотивирани и подготвени да го спроведат резултатот од вашиот проект во нивното опкружување по реализацијата на проектот;
  • ги стекнат основните вештини и искуство за да може да ги задоволат барањата на вашиот проект и целосно да учествуваат во иситот.

ОВА СМЕ НИЕ!

Враќајќи се на нашиот пример, да опишеме подобен кандидат

  • младо лице на возраст од 20 до 30 години,
  • потекнува од / жител е на постконфликтен регион или регион со латентни конфликтни превирања (зближување на луѓе од земји кои немаат таква историја автоматски ќе ја прекине нишката на вашиот проект за младинска размена за помирување),
  • активен во младински организации или организации кои работат за млади,
  • со претходно искуство во пренесување на знаењето на други,
  • отворен за разлики,
  • заинтересиран за темата на човекови права, борба против дискриминацијата, процесите на помирување во регионот итн.,
  • не се залага за екстремни политички мислења што можат да предизвикаат тензии кај учесниците и целосно да го дезориентираат процесот

И сега, вие сте официјално подготвени за вашиот следен чекор!

Спремни? На место и….Тргнуваме!!

♣ ЕДЕН ЗА СИТЕ, СИТЕ ЗА ЕДЕН!

Колку и да звучи храбро, во оваа фаза нема ништо премногу свежо! Уште еднаш, се работи за колективна работа! Факт е дека здружените напори можат да го олеснат животот во повеќето случаи, вклучувајќи практични активности и поделба на обемот на работа: разновидност на вештини, различни искуства, повеќе идеи и перспективи, дури и мрежата околу членовите на тимот несомнено може да доведе до успешна имплементација. Волшебниот збор во оваа теорија е….ПАРТНЕРИ!

Кога партнерство е вклучено во проект сеобезбедува пристап до нови идеи и достигнувања, голем интелектуален бран на компетенции и динамика. Очигледно, изборот на вистински партнери е исто толку важен, како и… бракот со вистинската личност! Дали некогаш би се спуштиле низ патека со некого на кого не му верувате, не споделувате заеднички принципи, не ги цените нивните перспективи или не следите слични животни шеми? Најверојатно не! Ова е токму случајот и при изборот на вашите партнери во проектот! Мора да барате организации кои повеќе или помалку ги исполнуваат вашите критериуми.

ОВА СМЕ НИЕ!

Во нашиот случај, карактеристиките на нашите можни партнери се лесни за дефинирање:

Пожелно е да бараме организации кои:

  • исто така ги промовираат вредностите на нашата организација,
  • работат со млади и за млади,
  • спроведуваат проекти кои се занимаваат со предизвикот за помирување,
  • имаат капацитети да користат потенцијали за промена во нивните локални области што ќе бидат искористени дури и по реализацијата на проектот,
  • се сместени во заедници во кои неодамна имало конфликтни состојби
  • имаат капацитет да ги користат и неколкукратно ги зголемуваат  ефектите кога ќе заврши Разменита и ќе бидат мотивирани да вклучуваат нови учесници во нивните програми, создаваат нови активности и реално влијаат на текот на настаните.

Непотребно е да се каже дека за време на процесот на барање на партнери треба да се чувствувате слободни да елиминирате било која од овие карактеристики или да додадете други што сметате дека се поприменливи.

Првото поврзано прашање што треба да ви падне на ум – за изненадување – е повторно збор на К! КАДЕ? Каде можете да барате партнери? Најпрецизно кажано ….… БИЛО КАДЕ!

  • Во вашата агенда – прегледајте ги вашите контакти, излистајте ги организациите со кои споделувате некое минато, дури и лично контактирајте со луѓе кои имаат одредено потекло или се уште се активни во оваа област.
  • Вмрежување – остварете нови познаници насекаде каде што можете. Искористете ги настаните на кои присуствувате како учесници, експерти или набудувачи, користете слободно време за време на ручек, паузи за кафе и приеми и запознајте нови луѓе. Кој знае?! Вашите идни партнери може да бидат меѓу нив!
  • Социјални медиуми – не двоумете се да ја промовирате вашата идеја на достапните платформи за социјални медиуми, рекламирајте ја и отворено повикајте ги сите заинтересирани страни. Пребарувајте страници или профили на организации и доколку нивната визија одговара на вашата, контактирајте ги директно и изразете го вашиот интерес за ново партнерство.
  • Интернет пребарување на партнери – технологијата е тука за да ни ги олесни работите. Ајде да го следиме водството на другите и да ги користиме постојните алатки и релевантни пребарувачи и да побараме можни подобни партнери.

Овде би Ви посочиле можни насоки каде што можете да пребарувате партнери за вашиот проект:

  1. Салто, Отлас платформа за пребарување партнерски организации (https://www.salto-youth.net/tools/otlas-partner-finding/)
  2. Еразмус + база на податоци за проекти спроведени во рамките на програмата Еразмус +(http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/projects/)
  3. Еуродеск – веб-страница со широка мрежа на младински експерти и локални партнери во 35 земји што го олеснува контактот со потенцијални партнери (https://eurodesk.eu/)
  4. База на организации и институции акредитирани за реализација на волонтерски проекти во рамките на програмата Еразмус +

♣СЕ ВО ВРСКА СО ЖИВОТОТ Е ПОВРЗАНО СО ВРЕМЕ

Колку и да изгледа чудно, периодот кој ќе го изберете за вашиот настан за младинска размена може да влијае на повеќе од еден фактор во равенката на вашиот проект. Може да има последици во логистиката, но може да влијае и на изборот на местото на одржување.

Кога го одредувате датумот на настанот, треба да размислите за периодот што би бил најпогоден:

(а) за вашата целна група: кој период може полесно да го организираат превозот? Кога учесниците се ослободени од испити или други такви обврски?

б) за вас: кој период е најпогоден да направите резервации за сместување на поголеми групи? До кој степен временските услови можат да влијаат на динамиката на програмата?

IT’S WATCH O’CLOCK!

Speaking of, it seems like good timing for a small break to relax!

Source: triron111 “Good Timin’ JIMMY JONES”

♣ НА МЕСТОТО НА НАСТАНОТ

Изборот на местото за вашиот настан може да влијае на содржината и динамиката на програмата. Се разбира, достапниот буџет секогаш ја има водечката улога, сепак сè зависи од идејата што ја имате изградено околу вашиот проект за младинска размена. Еведвереалнисценарија:

  • Акосакатевашитеучесницидапоминуваатповеќевремезаедноилииматенамерадаимплементиратепрограмаштобаранивнонеподеленовнимание, ќеизберетелокацијадалекуодградскиотметеж, напр. некоепланинскоодморалиште. Воовојслучај, внимавајте налогистикатазатранспорт–пристигнувањеипоаѓањенавашатагрупаодидоместотонаодржување.
  • ● Ако сакате локација што ќе го олесни целото планирање до одреден степен, подобро е да изберете место во близина на градот. Имајте на ум дека има некои негативни аспекти, особено во однос на послабите ефекти од интеракцијата помеѓу учесниците, бидејќи тие најверојатно ќе изберат да го поминат своето слободно време во истражување на околината, шопинг и уживање во ноќниот живот.

Просторот во кој вие, вашиот тим и групата ќе работите и ќе поминете неколку дена е веројатно најважниот аспект при изборот на локацијата:

  • ПРОСТОРНИОТ МОМЕНТ Е ВАЖЕН! – Треба да биде доволно голем за да обезбеди услови за непречена работа.
  • ТРАНСФОРМАЦИИ НА ПРОСТОРОТ! – Треба да биде прилагодлив, така што ќе можете да ги преуредувате, додавате или отстранувате непотребните маси и столови и да ги прилагодувате на потребите на вашите активности.
  • МОЖНОСТ ЗА ДЕЛЕЊЕ! – треба да се обезбедат услови за работа во помали групи.
  • ОСТАВЕНИ САМИ НА СЕБЕ! – Треба просторот да биде изолиран од другите гости или персоналот на хотелот, можеби некое одморалиштето или друга локација што сте ја одбрале за настанот.
  • ВО ПРИРОДА! – Изберете локација во близина на градина или парк, за да можете да одржувате работилници на отворено, доколку временските услови се соодветни. Работата надвор обично има позитивно влијание врз динамиката на групата; сепак, имајте на ум дека тоа носи и многу нови стимулaтори во околината, па затоа вниманието на учесниците може да биде поделено.
  • ПРИСТАП ЗА СИТЕ! – Достапноста на локацијата во однос на архитектонските карактеристики е исто така многу важна. Проверете дали просторот што сте го избрале за сместување и работа ги исполнува барем минимални услови во однос на пристапноста: дали има влезови со пристап за инвалидска количка во зградата и работниот простор, дали лицата со посебни потреби можат да имаат пристап и самостојно да користат простории, тоалети итн.

Ако вашата локација ги има сите горенаведени критериуми, тогаш дефинитивно ја одбравте најдобрата опција и подготвени сте да продолжите понатаму!

♣3,2,1 – АКЦИЈА!

Сега … КАКО ќе ја постигнете целта? Кои активности ќе ги организирате и реализирате за да ја постигнете секоја цел дефинирана во претходните чекори? Младинските размени обично се во времетраење од пет или повеќе дена и, доколку вашата програма е интересна и добро дизајнирана, земете го во предвид фактот дека на вашиот тим и вашата група ќе им требаат некои промени во динамиката, како и одредени паузи во некој момент. Препорачуваме да изберете ден во средината на програмата кога ќе работите само наутро и попладнето да го посветите на некоја надворешна активност.

ТАЈНА КУТИЈА!

Слободата има добар вкус! Понудете им слободно попладне на учесниците и оставете ги да го исполнат по свој сопствен избор!

Ако се чувствувате изгубени во овој процес, еве неколку упатства за да ви го олесниме животот:

  • ПРВ ДЕН: земете во предвид дека повеќето учесници веројатно поминале неколку часа на пат, пристигнале во нова средина и не познаваат никого. Затоа, овој ден треба да биде без излишни и тешки содржини. Размислете за краток вовед, објаснете им ги најважните работи на групата (како што се технички детали во врска со сместувањето и оброците), запознајте ги со програмата за следните денови и оставете доволно време да се претстават, за да се запознаат едни со други и тимот на проектот. Обидете се да го скршите мразот и да го направите смешен и релаксирачки почеток користејќи неколку игри за опуштање на атмосферата: https://snacknation.com/blog/boost-productivity-meetings-icebreakers-games/

Source: SnackNationOffice: “26 Ridiculously Fun Icebreaker Games im 2020 For Your Next Meeting”

IT’S WATCH O’CLOCK!

This is how it looks:

Source: Dreams for Life “3#Name Game, Get to know each other activity through drawing, repeating and having fun”
  • ДЕНОВИ НА ОБУКА: Со оглед на Вашето и познавањето на Вашите соработници на тема младинска размена, на групата понекогаш ќе и треба промена на темпото и пристапот, со цел да се задржи нивната концентрација и динамика. Еве неколку примери, во случај да се прашувате како можете да го постигнете ова:
работа во пленум / индивидуално или во мали групиОдржувате предавања
работа на филм со релевантна темаОрганизирате игра со улоги
користење методи на симулација за истражување на тематаРазвивате студија на случај
Креирање на насочена фантазијаорганизирјте „светско кафуле“
спроведување на методот „технологија на отворен простор“користете методи на креативно изразување како што се цртање, раскажување приказни и танцување
сменете го парот / вклучете еден или повеќе гости предавачи: различни луѓе имаат различни енергииБидете подготвени да го промените пристапот или да посветите на одредена тема повеќе време отколку што првично сте планирале.

ТАЈНА КУТИЈА!

Дизајнирајте ја програмата со различни техники и методи. Бидете флексибилни – не држете се строго до планот ако е очигледно дека тоа не е добро за групата. И… подгответе резервен план.

КЛУЧЕН СОВЕТ: Тимот на проектот мора да се состанува секој ден. Секогаш ќе има непредвидени ситуации што треба да се решат, ќе работите на промени во програмата врз основа на дневните проценки, ќе треба да проверувате дали сè е под контрола, организирајте вечерна програма, екскурзија до градот за наредниот ден, во најдобар случај, ќе разменувате информации и заклучоци.

Една од најважните карактеристики на секоја младинска размена е интеркултурното учење. Иако учесниците го користат своето слободно време да учат едни од други и подобро да се запознаат едни со други, сепак треба да одвоите одредено време во програмата за некоја структурирана размена. Учесниците можат да ги претстават своите организации, нивната култура и фолклор, музика специфична за нивниот регион или некои помалку познати факти за општествата од каде доаѓаат. Ова би можеле да го сторат сите заедно.

IT’S WATCH O’CLOCK!

This is how it looks:

https://www.facebook.com/AssociationStrive/videos/1678687372150685/
Source: AssociationsStrive “Intercultural Evening in Čacovec”

Друга значајна карактеристика на младинскате размени е фактот дека тие обезбедуваат идеални услови за вмрежување помеѓу младинските организации на кои тие припаѓаат. Прекрасна енергија се разменува за време на младинската размена, тие се мотивирани за иницирање нови активности и примена на знаења и вештини што ги стекнале за време на обуката и се опкружени со свои врсници и истомисленици, што во целост прави совршени услови за иницирање нови партнерства.

Обидете се да посветите одредено време на крајот од една работилница за некое идно планирање: поттикнете ги учесниците да разменат идеи и да размислуваат за активности што би можеле да ги спроведат заедно во блиска иднина.

ТАЈНА КУТИЈА!

Слободното време не е исто што и потрошено време! Ефектите од младинската размена најмногу доаѓаат до израз по лекциите, студиските посети или работилниците. Тоа е време да стекнувате пријатели, да планирате нови активности заедно, критички да ги анализирате сите информации слушнати, видени и сретнати во текот на денот. Затоа, обидете се да отстапите малку слободен  простор во вашиот распоред!

  • ПОСЛЕДЕН ДЕН: вашиот последен ден мора да содржи дел посветен на анализа на целиот настан. Евалуацијата на вашата младинска размена нека биде последната активност на вашиот проект тим, додека вашите впечатоци сè уште се свежи. Искористете ја можноста да си честитате едни на други за добро завршената работа и да договорите за следните чекори. На крајот на краиштата, ќе треба секако да подготвите извештај, нели!

♣ БЕЗ ПАРИ, НЕМА МУЗИКА!

Тажно но вистинито! Факт е дека сè што планирате или сонувате во  врска со вашиот проект, почнувајќи од местото каде што ќе се одржи настанот, па сè до материјалите што ќе ги користите за време на активностите за младинска размена, е поврзано со вашите расположливи ресурси.

Source: www.frapress.gr

Со оглед на то дека за анализа на буџетот во сите негови аспекти е потребен посебен пакет алатки, би сакале накратко да ви ги претставиме можните начини на добивање на финансиски средства за поддршка на вашиот проект:

  • Меѓународни и регионални донатори – постојат голем број институции, организации и фондации кои се активни во регионот и поддржуваат младинска размена.
  • Странски амбасади – Постојат неколку програми поддржани од амбасади или други слични фондации што би можеле да ги истражите.
  • Домашни донатори – може да побарате поддршка од релевантни министерства и други владини институции, дури и од локалните самоуправи што можат да ги препознаат своите интереси за реализација на меѓународни настани, како што се младинска размена на нивна територија.
  • Спонзори – можете да контактирате компании и да побарате спонзорства за вашиот настан, или пак да бидете дел од нивните програми за општествена одговорност, со директно финансирање на вашиот настан или пак обезбедување на нивните услуги или продукти во замена за нивно промовирање.
  • Собирање средства – организирајте настан за прибирање средства, како што е концерт, добротворна вечера или претстава. Исто така, побарајте поддршка преку Интернет, преку платформи кои обезбедуваат услуги за финансирање.

Веднаш штом ќе ги пронајдете потребните ресурси, можете слободно да ги проектирате вашите планови во достапниот буџет и… продолжете во потрага на повеќе средства!

♣ НА ДОЛЖНОСТ!

Сега е време да дизајнирате покана и образец за апликација и да најдете начин да контактирате со вашите потенцијални учесници.

Поканата за учество во проектот за младинска размена треба да содржи општи информации за настанот – како и во секој друг проект:

  • локација и време;
  • цел на обуката;
  • профил на учесниците;
  • општа агенда;
  • крајниот рок за доставување апликации;
  • услови (какви трошоци покривате, видот на сместувањето што ќе го обезбедите итн.).

ТАЈНА КУТИЈА!

Не изнесувајте се на виделина! Внимавајте да не откривате премногу детали за дневниот ред во оваа фаза и оставете простор за да направите измени во програмата, доколку сметате дека се потребни.

Формуларот за апликација е исто така дел од поканата. Вклучете доволно прашања за да го олесните процесот на избор, но не премногу! Бидете едноставни и кратки, за да не ги обесхрабрувате потенцијалните кандидати. На пример:

  • Од која организација и град сте?
  • Која е Вашата возраст? Дали имате некакво работно искуство поврзано со темата?
  • Зошто аплицирате за оваа размена (што ве мотивираше, што очекувате да добиете од овој настан) и на кој начин мислите дек би придонеле за овој настан?
  • Дали имате некои специфични барања (на пример, дали користите инвалидска количка, дали сте алергични на некоја храна, дали ви треба виза за патување)?

ТАЈНА КУТИЈА!

АЛАРМ!!! Внимавајте на постоечките (доколку има) одредби во врска со регулирање на заштитата на податоци во однос на собирањето и обработката на бараните податоци и начинот на кој би ги информирале апликантите за нивните права.

Проверете дали поканата е дистрибуирана до секој достапен канал за контакт: списоци за испраќање, групи и објави на социјални медиуми, форуми што разгледуваат соодветни теми и други веб-страници, организации и институции со кои вие и вашите партнери соработувате, па дури и лични контакти.

Токму овде се случува процесот на селекција! Целиот тим на проектот треба да работи заедно и да ги следи правилата:

  1. Изберете учесници врз основа на критериумите кои ги имате поставено.
  2. Бидете отворени за одредени исклучоци: можете да изберете личност која не се вклопува во вашите критериуми за возраст, ако верувате дека таа би можела да придонесе за темата.
  3. Одржувајте ја групата колку што е можно поизбалансирана – таа треба да има приближно еднаков број учесници од машки и женски пол, тие треба да доаѓаат од различни градови и организации итн.
  4. Бидете внимателни со учесниците без претходно искуство, бидејќи тие може да го намалат нивото на функционалност на групата и да имаат потешкотии во одржување чекор со групата.
  5. Бидејќи работниот јазик е обично англиски, проверете дали вашите учесници се доволно јазично спремни за да можат подеднакво да бидат вклучени.
  6. Имајте на ум дека некои кандидати може да се откажат во меѓувреме, затоа дефинитивно треба да имате список на „замени“.

Последно, но не и најмалку важно се деталните информации кои треба да се испратат до избраните учесници:

  • Опис на местото на одржување на настанот, транспорт аранжманот и можеби мапа на локацијата за да се олесни ориентацијата;
  • Потсетување за процесот на финансискиот надомест;
  • Корисни информации како што се: временска зона, локална валута итн.;
  • Општи политики на пр. дека не поддржувате потрошувачка на алкохол;
  • Список на предмети што треба да ги донесат на пр. презентација на нивната организација;
  • Контакт инфорации од членовите на вашиот тим- телефонски броеви и  е-пошта.

Доволно како за почеток? Во ред! Да поминеме на главното!

38%